信息環境下檔案管理的創新分析

韓春霞

（深圳市春暉信檔案技術服務有限公司， 廣東 深圳 518048）

[摘 要] 隨著現代信息技術的飛速發展，其為檔案管理的改革和發展創造了全新的發展機遇，且檔案管理創新也迫在眉睫。在信息環境下的檔案管理，不僅需要將信息技術充分利用起來，逐漸形成新的管理體系、新的資源以及新的管理技術，同時檔案管理自身也需要加強創新。文章對信息環境下檔案管理的創新策略做了詳細的闡述。

[關鍵詞] 信息環境；檔案管理；創新分析

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 066

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）07- 0140- 02

1 信息環境下檔案管理的創新意義

在新時代發展的過程中，創新是其主要的推動力，且創新在時代發展中具有十分重要的作用和意義，而創新對于檔案管理而言，也具有十分重要的意義。隨著信息技術的推廣和普及，檔案管理工作面臨的要求也越來越高，一些傳統的管理方式以及制度等，已經不能很好的適應信息環境對檔案管理提出了要求。因此為了不斷的增強檔案管理的綜合服務水平以及工作效率，就必須采取有效的措施對檔案管理進行創新。

2 信息環境下檔案管理的創新策略

2.1 創新檔案服務理念

隨著時代的發展和進步，信息環境下的檔案管理也肩負著更多的服務和更深刻的意義。與一些有形的商品一樣，檔案管理也必須不斷的滿足各種消費者提出的各種需求。因此為了滿足這些需求，在檔案管理的日常工作中，有關部門首先需要創新檔案服務理念，以促進檔案管理事業的快速發展和進步。首先在管理檔案的工作中，工作人員需要對部門以及自身的創新能力進行提升。其次是要不斷增強自身的檔案服務意識，以便為人們提供更優質的檔案服務。最后要在適應信息時代的前提下，對檔案管理的人才隊伍加強創新，并使之具備較強的檔案管理了理論知識，同時也要讓其掌握和學習一些先進的信息管理手段，不斷對自身的管理工作經驗進行總結，從而為檔案管理人才隊伍的整體發展提供有效的保障，以便將信息環境下檔案管理的價值最大限度的發揮出來。

2.2 創新檔案管理方式

在信息環境下檔案管理的創新，還需要對檔案管理的方式加強創新，首先可以建立一個網頁版的檔案，以便提高檔案管理的效率，促使檔案能夠更加方便的進行檢索。目前利用互聯網促使檔案管理提供網上服務，已經成為了各單位以及社會管理檔案的重要方式。通過局域網對檔案進行管理，將其集中制作成統一的網頁，并積極的將各種檔案資源信息組織起來，借助互聯網的便捷性，使得企業以及事業單位的網站能夠與檔案管理系統連接起來，真正意義上實現檔案資源信息網上檢索，這不僅能確保人們更好的使用檔案資源，同時也能便于管理人員對檔案進行科學管理。而在管理檔案的過程中，還要在網站或者網頁的前提下，完善和建立一定的電子文件以及檔案信息全文數據庫，同時利用網站等，管理和利用電子文獻，這樣就能有效的實現檔案資源信息的規范化、法制化、自動化、數字化以及數據化等。例如檔案數據庫建成之后，檔案的修改和增加，只需管理人員在網頁上輸入管理數據即可，且在網頁數據庫中，用戶們也能公開的查找部分檔案信息。其次，檔案管理部門還需要與其他的信息管理部門之間進行聯系和溝通，同時建立一個管理檔案的中心平臺，使之能夠成為一個共同的信息資源庫，從而使得各種信息都能便于利用和整合。在該中心平臺上，不同網站以及網頁上的電子文件，均可以獲得集中管理，且在各部門內部也可進行有效的共享，同時還有利于管理人員及時對檔案進行修改和增加。而對于外部人員，則可通過限制性的利用和查詢，使得電子信息能夠整體上實現資源共享。最后是自動處理電子檔案。一般情況下，電子檔案可利用電腦單機進行上傳和下載，使得檔案資料文件等，實現輕松的收集、整理以及利用等工作。因此有關部門需要對檔案管理的傳統模式進行轉變，在檔案數據庫建成之后，還需要在網頁上建立上傳數據的工作窗口，以便及時對收集到的檔案數據進行處理，從而實現檔案的高效歸檔工作。而當歸檔工作完成之后，則需要歸納整理終端收集到的信息，并編制對應的網頁專題，以便為用戶們提供良好的查詢服務。

2.3 拓寬檔案服務范圍

首先是社會化信息服務。在社會發展的過程中，信息化發揮出了巨大的作用，因此檔案管理也需要逐漸擴大服務面，即由傳統的單一服務，逐漸拓寬為社會化服務。在信息環境下，科技的發展使得資源信息也逐漸趨向于復雜化，且人們需求的信息量也在不斷的增長。因此在檔案管理創新的過程中，服務領域的拓寬先要實現信息服務社會化，以便電子檔案管理發展能夠具有更強大的推理以及更廣闊的空間。其次是產業化的檔案管理。在信息化社會發展的過程中，檔案管理工作已不再單一，其被時代賦予了更多的意義和責任。其信息化的檔案管理也逐漸成為了一種財富。隨著信息資源的大量開發，管理人員自身的財富也在逐漸增長，因此在創新檔案管理的過程中，就需要管理人員堅持走信息化道路，不斷推進產業化檔案管理的發展進程，使得檔案信息能夠形成一條產業化的發展道路。而在開發檔案信息的過程中，工作人員也需要牢固樹立產業已是和服務意識，以經濟建設為檔案管理的活動主場，不斷為檔案信息產業鏈服務提供強有力的支撐。例如在對新的科技信息進行開發的過程中，需要幫助其建立新的數據庫，而對于經濟信息的開發，則需要建立一個全新的產業結構，并對服務狀態進行不斷的調整。最后是共享化信息資源。即在檔案管理傳統工作中，檔案并不是統一的整體，且具有一定的獨立性。而在信息環境下，隨著信息種類以及總量的不斷增長，信息資源已經不能實現完全意義上的整合。因此管理人員必須建立一個高效運轉、完整有序的管理體系，促使信息實現共享化。

3 總 結

綜上所述，在信息環境下，檔案管理的創新具有非常重要的意義，且隨著信息技術的發展，其不僅為檔案管理創造了便利，同時也為檔案管理創新創造了條件。因此相關部門以及檔案管理工作人員必須以高度的緊迫感、使命感以及責任感，努力探索檔案管理創新的途徑，從而使得檔案管理能夠達到更高的水平。

主要參考文獻

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