檔案管理工作的規(guī)范化分析

朱志能

（深圳市春暉信檔案技術(shù)服務(wù)有限公司，廣東 深圳 518000）

[摘 要] 隨著社會不斷進步，經(jīng)濟飛速發(fā)展，檔案管理功能、業(yè)務(wù)范圍等都發(fā)生了質(zhì)的變化，檔案信息利用率高低和檔案管理工作規(guī)范程度緊密相連，急需要多層次優(yōu)化檔案管理工作，使其更加規(guī)范化。文章從不同角度入手客觀闡述了新時期規(guī)范檔案管理的必要性，探討了檔案管理工作規(guī)范化的有效途徑。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理工作；規(guī)范化；分析

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 064

[中圖分類號] G271 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）07- 0137- 02

1 新時期規(guī)范檔案管理的必要性

1.1 符合新時期檔案管理的客觀要求

在社會市場經(jīng)濟背景下，政治經(jīng)濟環(huán)境發(fā)生了質(zhì)的變化，不同行業(yè)、領(lǐng)域持續(xù)發(fā)展，其運營管理環(huán)境也有了全新的變化，檔案管理也被提出全新的要求，必須加強規(guī)范化管理，其符合新時期檔案管理的客觀要求，是新時期檔案管理事業(yè)走上長遠發(fā)展道路的重要保障，也是企事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展的有效途徑。在運營管理中，檔案是企事業(yè)單位發(fā)展的重要資料，是其各方面發(fā)展的重要憑證，具有較高的參考價值，檔案管理工作的規(guī)范化利于企事業(yè)單位準(zhǔn)確把握發(fā)展自身發(fā)展理念、發(fā)展方向，有效解決日常管理中出現(xiàn)的一系列問題，降低運營成本的基礎(chǔ)上，有效提高自身效益。

1.2 利于加強企事業(yè)單位管理，走上健康穩(wěn)定發(fā)展道路

在日常管理中，檔案管理是企事業(yè)單位不可忽視的關(guān)鍵性部分，可以及時整理、歸檔發(fā)展中出現(xiàn)的一系列問題，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，開展針對性工作，少走彎路，避免造成嚴重的經(jīng)濟損失。檔案規(guī)范化管理利于加大企業(yè)文化建設(shè)力度，塑造良好的外在形象，打造品牌效應(yīng)，有效應(yīng)對復(fù)雜多變的社會市場環(huán)境，更好地應(yīng)對來自各方面的挑戰(zhàn)，走上長遠發(fā)展道路。

2 檔案管理工作規(guī)范化的有效途徑

2.1 正確認識檔案管理工作規(guī)范化，優(yōu)化完善檔案管理制度

站在客觀角度來說，檔案管理工作規(guī)范化離不開健全的檔案管理制度。在開展檔案管理工作中，管理者必須與時俱進，樹立全新的理念，結(jié)合自身各方面具體發(fā)展情況，正確認識檔案規(guī)范化管理工作，高度重視檔案規(guī)范化管理工作，注重檔案管理硬軟件設(shè)施的優(yōu)化完善，定期對其進行合理化維護，充分發(fā)揮多樣化作用。優(yōu)化完善已制定的檔案管理制度，要符合自身發(fā)展理念、發(fā)展目標(biāo)等，具有一定的可行性、可操作性，有效指導(dǎo)檔案管理工作，確保各項檔案管理工作順利開展。在此過程中，管理者必須制定可行的責(zé)任制，根據(jù)檔案管理工作特點、性質(zhì)，層層劃分，明確檔案管理人員的崗位職責(zé)、工作任務(wù)，有效防止“權(quán)、責(zé)、利”混淆，避免出現(xiàn)“一人多崗、一崗多人”現(xiàn)象，嚴格按照相關(guān)制度要求做好檔案管理工作，促使檔案管理工作更加規(guī)范化，逐漸提高檔案管理整體水平。

2.2 借助技術(shù)措施手段，規(guī)范檔案管理工作

隨著社會發(fā)展步伐不斷加快，檔案管理工作開展中迎來發(fā)展機遇的同時，也需要更好地應(yīng)對來自各方面的挑戰(zhàn)，不能再采用傳統(tǒng)檔案管理模式，要將多樣化先進技術(shù)靈活應(yīng)用到檔案管理中，借助電子、信息化等技術(shù)手段，充分展現(xiàn)計算機多樣化功能，科學(xué)管理檔案，提高檔案管理工作規(guī)范化水平。具體來說，在開展檔案管理工作中，檔案管理人員必須綜合分析主客觀影響因素，結(jié)合新時期檔案管理現(xiàn)狀，以社會市場為導(dǎo)向，優(yōu)化利用多樣化的信息技術(shù)，借助信息化手段，構(gòu)建“科學(xué)、合理”的檔案信息管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理過程中的多樣化作用，隨時動態(tài)管理各類檔案，促使檔案管理人員及時解決日常工作中存在的問題，促使檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化。在應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)過程中，管理者必須意識到安全防范的重要性，定期安排專業(yè)人員檢查維護對應(yīng)的墊子檔案管理系統(tǒng)，加大加密系統(tǒng)管理力度，降低其故障發(fā)生率，處于安全、穩(wěn)定運行中，優(yōu)化檔案電子簽證系統(tǒng)登錄功能，促使檔案管理工作具有鮮明的“保密性、規(guī)范性”特點，避免檔案管理工作開展中出現(xiàn)檔案泄露、丟失等問題，造成嚴重的經(jīng)濟損失，為提高檔案管理工作規(guī)范化以及信息化水平提供有利的保障。

2.3 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

在新形勢下，檔案管理工作規(guī)范化離不開高素質(zhì)的檔案管理人員，這是因為檔案管理人員是檔案規(guī)范化管理的重要負責(zé)人，其綜合素質(zhì)高低關(guān)乎檔案管理規(guī)范化整體水平。在日常管理中，管理者必須根據(jù)內(nèi)部檔案管理人員水平，制定合理化的“長、中、短”期人才培養(yǎng)方案，堅持“引進來、走出去”戰(zhàn)略，要堅持“引進來”原則，適當(dāng)提高新時期檔案管理人員錄用要求，要多角度考核其已有的技能等，準(zhǔn)確把握其對檔案管理工作的理解程度，是否具有較厚的心理素質(zhì)、敬業(yè)精神，錄用后，要對其進行系統(tǒng)化崗前培訓(xùn)，確保其在最短的時間內(nèi)勝任本職工作，優(yōu)化內(nèi)部檔案管理人員結(jié)構(gòu)，不斷注入新鮮的血液，優(yōu)化檔案管理人員隊伍。同時，管理者要堅持“走出去”戰(zhàn)略，要定期檔案管理人員進行全面、系統(tǒng)化培訓(xùn)，優(yōu)化完他們自身知識結(jié)構(gòu)體系，在多樣的實踐活動中提高自身專業(yè)技能，提高檔案管理水平，科學(xué)管理檔案管理工作。管理者要優(yōu)化績效考核制度等，采用定性與定量的評價方法，客觀評價內(nèi)部檔案管理人員，對表現(xiàn)突出的檔案管理管理人員給予一定的獎勵，比如，免費學(xué)習(xí)、深造、晉升，而表現(xiàn)較差的檔案管理人員也會受到一定的懲罰，依法追求相關(guān)責(zé)任，促使檔案管理人員意識到檔案規(guī)范化管理的重要性，注重自身各方面技能的提高，尤其檔案管理能力，規(guī)范管理檔案，提高其規(guī)范化管理水平。

3 結(jié) 語

總而言之，在社會市場經(jīng)濟背景下，檔案管理是一項系統(tǒng)、復(fù)雜化工程，涉及到的方面較多，受多種因素影響，難度較大。管理者必須從不同角度入手正確認識檔案管理工作，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，優(yōu)化完善檔案管理制度，借助技術(shù)措施手段開展檔案管理工作等。以此，提高檔案管理規(guī)范化水平，促使一系列檔案管理工作有序開展，降低檔案管理成本的基礎(chǔ)上，提高各類檔案利用價值以及規(guī)范化管理水平，有效提高檔案管理的“經(jīng)濟、社會”效益，促使新時期檔案管理事業(yè)不斷向前發(fā)展，走上健康穩(wěn)定發(fā)展道路，促進社會經(jīng)濟全面發(fā)展。

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