基于工作流平臺的公文系統

蘇琛涵+馬翔+張星

（中國航空工業集團公司西安飛行自動控制研究所，西安 710065）

[摘 要] 隨著信息化技術的發展，為實現公文審批流轉電子化，進一步實現公文辦公自動化、無紙化的需求，研發了基于工作流，實現公文的電子化流轉，提供公文模板的在線管理、公文在線編輯、一鍵套紅、錯誤統計等功能的公文系統，既方便了用戶的使用， 也提高了公文的制作和流轉效率，做到了公文傳遞的及時、準確、安全。

[關鍵詞] 公文系統；工作流；在線編輯；套紅

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 032

[中圖分類號] F270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）07- 0069- 02

1 引 言

傳統的公文的審批，需要申請人員持紙質稿紙到各個流程審核部門分別找審批人簽字或蓋章，其中一個環節耽誤，整個公文審批流轉就延遲了，這種效率低下的方式，失去了公文要及時快速辦理的意義。

本文的實踐基礎是國內企業信息化的先驅之一，信息化程度處于行業領先，作為辦公自動化系統的核心構件，電子公文流轉過程就是利用信息化手段實現發文、核稿、批閱、簽發、歸檔等行政事務的無紙化，其目的在于通過信息化手段使公文管理過程更加規范、準確、高效、便捷，以使內部工作人員能夠突破時間與地域的限制，方便快捷地通過電子化渠道實現公文的處理，高效地進行溝通和協同工作。

2 工作流技術及其原理

一個工作流包括一組活動及它們之間的連接關系、過程的啟動和終止條件，以及對每個活動的詳細描述，如活動的執行者、相關的應用程序，需要和產生的數據等。而工作流管理系統則是用于定義工作流模型，建立工作流實例和管理工作流執行的系統[1 ]。

工作流技術通過將工作分解為定義良好的任務、角色，按照一定的規則和過程來執行這些任務并對它們進行監控，以達到提高辦事效率、降低工作成本為目的。工作流技術是工作流管理系統（WFMS） 中的核心技術，它監督、控制和協調業務過程和計劃，并對工作和信息流程以及資源的利用和投入進行預先的跟蹤。

3 基于工作流平臺的在線公文系統設計

3.1 設計目標

3.1.1 全流程信息化管理

實現發文的起草、核稿、審批、簽發和歸檔的全流在線進行，通過在線編輯確保紅頭發文的知悉范圍；根據擬稿者和管理者的不同權限，全程查看發文流轉狀態；對成文的文檔進行在線套紅，自動錯誤統計，保證發文質量。

3.1.2 規范發文過程，固化辦理流程

通過規范化的發文稿紙和統一的模板管理，擬稿人必須在線編輯文檔，使用統一的發文模版，并選擇文種、主送單位、抄送單位等，實現發文稿紙填寫項目和文檔編輯統一規范。

3.1.3 行文痕跡跟蹤

發文流轉過程中，忠實記錄文件修改過程，確定發文辦理的責任，保留文件處理的痕跡。

3.1.4 滿足安全保密要求

所有文檔編輯在線進行，文檔全部存在服務器端，有效防止紅頭文件的擴散。

3.2 流程設計

通過梳理發文的全流程和每個環節的工作責任，以路徑最短原則，在不影響發文程序的前提下，調整處理順序，一人單次完成多項操作，使發文辦理從原來12個環節縮短至10個環節，擬定發文流程涉及8個角色。

首先發文部門擬稿人起草發文稿紙，填寫發文必要信息，經部門領導審批后提交到所辦秘書，由所辦秘書核對發文內容及表述，經所辦主任審批后提交到主管所領導處進行會簽，會簽的所領導全部通過后，由所辦秘書進行排版和在線套紅，成稿后返回給擬稿人進行全文校對，校對無誤后再由所長進行簽發，最后再保密室進行公文登記和加蓋公章并發送情報檔案與標準化中心進行歸檔。

3.3 在線編輯

通過本地計算機安裝在線編輯插件， Word文檔都需要通過插件在線打開，實現系統所有的編輯操作都在線進行，無法下載本地或打印，在線編輯結束后文檔只能上傳到服務器端進行保存。

系統會自動記錄每個審批環節審批人的姓名，修改時間以及進行的操作類型和內容，如插入、刪除和修改等。不同的審批人修改的部分用不同顏色以示區別。服務器端保存了文檔的兩個版本，分別為有修改痕跡的版本和無修改痕跡的版本，審批者可根據需要進行選擇查看。當審批通過后，由秘書進行定稿，將無痕跡的文檔自動套紅成正式的公文，有痕跡的文檔存檔備份。

3.4 模板套紅

每個秘書在本地存儲套紅模板，套紅過程中將正文和標題等信息復制粘貼至模板中相應的位置，每一個紅頭文件需要10到20分鐘的制作時間。當有新的模板時，必須通知所有秘書進行本地的更新。如果制作過程中對不慎對模板式樣進行了改動也不容易被發現，因此無法做到標準化統一。

現根據不同的文種，制作不同類型的模板，上傳至系統后統一管理使用。由秘書按照文種選擇對應的模板對成文進行套紅操作，點擊“套紅”后，系統直接將標準紅頭和格式等套入，發文稿紙已填寫過的標題、正文內容、密級、簽發人、主送單位、抄送單位、擬稿人和聯系方式等信息直接寫入到模板中的對應書簽位置，無需人工再進行寫入和核對。

4 舉措與成效

4.1 信息化使發文流轉透明可控

發文系統的全流程電子化，使得公文審批過程清晰透明，保證了審批的高效性和及時性。在線文檔編輯功能，確保了紅頭文件修改痕跡的保存以及文檔的可控性。通過系統自動流轉，使文件辦理流程得以固化，確保了文件的權威性。

4.2 極大地提高發文審批效率，規范了發文過程，提高了發文質量

從擬稿、核稿、流轉、審批和轉發等，相較于從前的紙質流轉，大大提高了辦公效率。發文流程清晰化，工作流的應用使原本串行的工作可以并行進行，例如會簽環節兩個領導可以各自辦理并參考對方的意見，提高的了文件傳閱的工作效率。

4.3 減輕秘書和擬稿人的工作量

系統實現了紅頭文件模板自動嵌套功能，一定程度降低了套紅排版工作的難度，秘書只需點擊一鍵套紅功能，所有的內容和排版都自動調整好，極大的減輕了秘書的工作量，相比人工排版提高了紅頭文件的制作質量。

簡化后的文件套紅方式，不必再集中由一個有經驗的秘書處理，改變了原有的單一秘書核稿模式，可由核稿秘書分別完成，提高了文件辦理的效率。

原來擬稿人人工跑動傳遞費時費力（擬辦人遞送、校對2次，會簽簽發至少2次，編號1次），現在鼠標一點輕松完成，大大減少了人力耗費。

4.4 統計和歸檔的電子化飛躍

同時實現的實時統計發文錯誤功能，原來對擬稿中出現的錯誤只能進行階段性人工統計，現在秘書核稿時就對錯誤進行登記，由系統自動統計，提高了工作效率和準確性。

原來要查閱歷史發文需要先到所辦查詢文件編號，再到檔案室查找紙質文件，現在實現電子存檔，在電腦前就能實時查閱，提高了文件查詢效率。

5 總 結

通過基于工作流的公文系統實現了發文的擬稿、審批、核稿、簽發、套紅和歸檔的全流程電子化，自動套紅和錯誤統計，并忠實記錄了文件修改的過程痕跡。極大提高了發文效率，規范了發文過程，提高了發文質量。

主要參考文獻

[1]Workflow Management Coalition.The Workflow Reference Model[R].1995.