淺析信息系統對于物資采購的作用

臧金林

摘要：目前，物資采購主要是通過信息系統進行供應管理。它主要指的是在生產的過程中對所需物資的采購和儲備等建立信息系統進行管理。只有物資得到保障才能使企業生產和發展能夠順利進行。所以，加強對物資采購的信息化管理，不但能降低企業生產的成本，同時也加快了企業資金和物資等周轉的速度，現階段是科技時代，企業生產管理應用的過程中離不開網絡信息技術。所以，建立并完善信息系統對于物資采購起著非常重要的作用。

關鍵詞：信息系統；物資采購供應；管理系統

一、傳統物資采購在供應方面的管理

物資采購分為供應商與采購兩個方面，通常生產與銷售需要很多的物資，這就需要進行購買，不過由于企業在采購上存在的特點廣泛，所以在采購中一定要遵守嚴格的企業管理規定采購，因此傳統的采購是下面的幾個方面：第一，傳統采購主要是關注價格，會根據資金的多少進行采購，同時確保貨物的質量，所以需要反復問價格和比較進行選擇，所以這個過程比較復雜，會浪費大量的時間和精力。這種方式在采購的過程中做不到全方面的市場分析，采購人員的監督工作也不嚴謹，有很大的風險。第二，供應方報價方面只是單一的聽取報價，這就缺少了價格的對比，而企業在采購時不但在進行價格、供貨方的信譽等，還需要進行對供貨方以往的表現，最后方可結合其以往的業績、能力、產品的質量等各方面的因素來綜合性的選擇。第三，傳統采購依據合同的方式確定，在出現不同的購買意圖時，會進行新的價格審核和招標，最后才能決定是否同意簽署合同，這樣采購流程的效率就比較低。

二、信息系統物資管理的重要性

（一）成本控制方面

首先采購和供應的信息管理系統，可以形成一個比較大的空間范圍內的資源整合，采購和儲備集中的方式，這樣就免去了采購和倉儲方面的反復無用操作，同時也降低了存儲的成本。其次信息系統物資采購可以通過網絡信息進行采購，與此同時可以通過網絡與供應商進行一起管理，這樣可以使管理的費用降低。最后信息化管理可以使企業內部和外部的資源進行及時的監督和給予處理。同時還可以分析出市場的變化情況，因此也就實現了在成本方面的有效控制。

（二）物資采購供應時效性方面

信息系統可以使物資采購在傳統信息的效率低造成的許多問題進行解決，實現快速捕獲和傳輸信息，與此同時電子商務技術的應用可以降低業務量，提高傳輸效率。通過對業務數據信息分析后，能夠發現物資采購供應的時效性問題，同時進行及時的問題解決和完善。

（三）可視性采購供應管控方面

信息系統管理程序可以實現業務流程的目標控制，加強采購與供應管理規程，所有的采購信息都可以記錄在信息系統中，這樣就有了永久的可追溯性。同時處理采購相關的各種信息和信息管理確保質量，篩選出好的供應商與其合作，以達到規避風險的目的。同時使采購和供應信息透明度、信息集成和共享，公共可見性，實現采購的可視性采購。

（四）與供應商進行協同管理方面

信息采購和供應系統，建立一個與供應方業務協作的平臺，以確保供需雙方信息快速響應，并通過整合雙方的工作流程，通過有效的商務合作，最終實現實質性的供應和生產的目的雙方互利共贏。

三、信息系統物資采購系統模塊的實現

（一）物資采購預算

預算是企業財務管理中的一個重要方面，也就是說把企業資金的使用情況進行初步預算，再根據有關的程序進行批準實行。采購及供應管理需要嚴格按照預算管理實現預算信息化。

（二）采購物資計劃

其包括企業中每個部門的預算規劃情況，各部門提交審批的預算計劃和實施，企業人員對各自部門的計劃、采購和預算等方面調查和實施。各級領導人根據職責范圍內進行計劃審批處理。

（三）材料采購

其最重要的是供應管理信息化。物資的采購可以通過招標的形式進行采購，依據有關招標投標的投標要求，可以將招標投標信息輸入系統。這樣采購價格就得到了有效的控制。具體可以分為三個方面即先期限制和期間控制及后期監督。

（四）對物資的管理

采購的物資到達后，對發票、物資和入庫等一些信息進行輸入，同時對供應商的給付款和物資的儲存信息進行及時處理。采購的物資到達就是指倉庫管理員要在物資到達后進行盤點和清查，然后再跟據實情的到貨信息進行系統的輸入，以便相關部門對采購的物資進行查詢和管理等。所謂入庫就是指倉管人員依據發票來查收采購的物資。

除信息系統物資采購系統模塊化以外，信息系統對于物資采購的供應管理方面也同時包含了物資的出庫管理和物資在采購時產生的合同管理，以及對價格進行比較的管理和對基礎資料及統計出的數據等。

四、結束語

簡而言之，現階段社會離不開信息技術的應用，實現物資采購方面的信息管理上的完善并應用，其不單單是在搜索方面迅速、查找方便、具有一定的可靠性、低成本和良好的保密性、大的存儲空間等諸多的特點，其還通過對數據的處理和控制及決策等功能，明顯的提高了企業的物資的管理效率，而且最為關鍵的是，企業信息化系統采購在供應管理上得到了最終的實現，且在最短的時間里以最小的投資獲得準確、可靠的物資采購信息，從而幫助企業決策者在選擇上更快更好的選擇實施方案，以提高企業的經濟效益。

參考文獻：

[1]王鳳娟.淺談制造型企業物資管理信息化的應用與實踐[J].商業經濟，2015，（8）：15-16.