人事檔案管理中存在的問題及措施

曹遠會

摘要：近年來，隨著我國經(jīng)濟市場的發(fā)展壯大，人事檔案作為選拔任用干部的重要依據(jù)，其管理與改革也不斷深入，而改革期間也不可避免的出現(xiàn)了諸多問題與挑戰(zhàn)。本文主要針對人事檔案管理中所存在的問題進行深入的探討分析，并就如何更好的進行人事檔案管理工作提出了見解與對策。

關鍵詞：人事檔案；管理；問題；措施

人事檔案是記錄了一個人主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，與個人薪酬待遇、社會保障、組織關系密切掛鉤，是多方位客觀評價干部、選賢任能的重要依據(jù)。人事檔案管理工作雖為基礎性工作，卻在人事管理中起著不可或缺的作用，人事檔案管理工作為人才資源的合理配置與開發(fā)提供了指向性依據(jù)。然而為順應經(jīng)濟體制與人事制度的改革，如何基于現(xiàn)有的人事檔案管理進行改革和創(chuàng)新成為了人事檔案管理工作中研究的重大課題。

一、現(xiàn)有人事檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理觀念存在不足

人事檔案管理工作作為人事管理中一項基礎性工作，對人才資源的合理配置與開發(fā)有著深遠的意義，但同時人事檔案管理工作又是一項保密性、內(nèi)部性極強的工作，以至于部分現(xiàn)有工作人員乃至部分領導對其觀念產(chǎn)生偏差，認其為并非帶來經(jīng)濟效益的事務性工作，且認為人事檔案管理工作是為他人做嫁衣裳、吃力不討好。說明有相當一部分人員對人事檔案管理觀念不足。

（二）檔案管理制度不健全

干部人事檔案管理實行統(tǒng)一領導和分級負責的管理體制，要就建立健全八項制度，并制定實施方案與計劃。而現(xiàn)有人事檔案中存在以下問題：一是制度陳舊化，制度并未隨著人事檔案管理的深入改革而而改革，仍舊沿用年代久遠的陳舊制度；二是制度形式化，既已制定的新型制度僅是為了應付上級檢查，并不予以執(zhí)行；

（三）檔案管理人員專業(yè)水平有限

人事檔案管理工作要求管理人員具備一定的的業(yè)務性和專業(yè)性，必須熟練掌握檔案材料收集、鑒別、整理、提供利用以及檔案的保護保管知識與技能，現(xiàn)有人事檔案管理中存在以下問題，機關內(nèi)部強調(diào)人員精簡高效，導致檔案管理員崗位人員流動率大且多為兼職人員；現(xiàn)有檔案管理員并非專業(yè)出生，也為經(jīng)專業(yè)培訓，并無檔案管理框架認識及適應新形勢的能力。

（四）人事檔案資料不及時、不完善

干部人事檔案材料的收集、鑒別、整理、提供利用與其個人履歷不能同步持平，崗位調(diào)動或職位變動檔案傳遞、收集整理歸檔不及時；有些材料缺少現(xiàn)象較為嚴重如工資變動、年度考核、入黨材料等。

二、未來人事檔案管理采取的措施

（一）樹立正確觀念，加強管理體系

首先要從思想上樹立對檔案管理工作的正確認識，確認檔案管理工作的重要性，確立其重要地位。由于檔案管理工作具有內(nèi)部性、保密性特征，首先領導要對其引起重視是問題的關鍵，使各級檔案管理人員提高對檔案管理工作作用和地位的認識，立足于為人才資源的優(yōu)化配置和開發(fā)做好基礎建設服務。規(guī)避檔案管理成了檔案保管的現(xiàn)象發(fā)生。同時檔案管理工作也要與時俱進，實現(xiàn)“責任承包制管理”并建立相對應的考評考核制度，就制度嚴格遵守執(zhí)行，最終實現(xiàn)人事檔案工作的現(xiàn)代化、標準化和規(guī)范化。為檔案管理人員定期組織專業(yè)培訓，接受現(xiàn)代化檔案管理理念，并就工作中遇到的問題展開討論并提出解決方案。使人事檔案管理嚴格高效的運作。

（二）建立現(xiàn)代化、健全的人事檔案管理制度

科學完整的制度體系是做好人事檔案管理工作的基礎。借鑒檔案管理現(xiàn)代化理念不斷完善健全檔案查（借）閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、核對制度、保密制度、管理人員職責等制度，嚴格遵照制度執(zhí)行，按規(guī)章流程辦事，保證檔案管理工作的準確性和高效性。隨著人事管理的深入改革，新形勢下的人事檔案管理任務日益艱巨，應針對現(xiàn)有的制度采取有效的修訂措施，并通過完善制度建設使檔案管理的程序和方法得以規(guī)范，同時為實時控制檔案提供了可能。

（三）提高管理人員專業(yè)性

打造一支專業(yè)化檔案管理人員的隊伍是做好人事檔案管理工作的根本保證。因此要大力開展檔案管理工作培訓，組織檔案管理人員學習新形勢下的檔案管理模式、服務理念及國家相關的法律法規(guī)，培養(yǎng)出一支擁有超高業(yè)務水平超強服務意識的檔案管理大軍。檔案管理工作有其一定的保密性，這就要求管理人員具備良好的職業(yè)素養(yǎng)，能嚴格遵守組織紀律，做好安全、保密的工作。讓富有責任心、嚴以律己、勤奮上進、黨性強、作風正的人員委以人事檔案管理工作的重任。期間遇到檔案管理工作中的問題要及時予以討論和解決，促進檔案管理工作水平的不斷提高，嚴格按照考核制度執(zhí)行，以確保檔案管理人員工作的積極性，從專業(yè)水平和內(nèi)在素養(yǎng)上入手，建設一支檔案管理人員的專業(yè)大軍。

（四）提高檔案管理水平，實現(xiàn)專業(yè)化

首先應就現(xiàn)有的人事檔案材料進行統(tǒng)一的整理和分類，做到檔案管理專業(yè)化。新收集的材料按照規(guī)定，逐份鑒別，認真篩選，進行分類、排序、編目、加工、裝訂成卷直至準確歸檔，歸檔后的檔案必須達到完整、真實、條理、精練、實用的要求。其次應針對現(xiàn)有的檔案收集渠道實施一定規(guī)模的擴大化，從而保證檔案材料收集、歸檔、鑒別的及時性和規(guī)范化。檔案管理人員對于接收到的材料應及時進行細致的鑒別，對于不符合規(guī)定的材料應予以退回，責令限期改正，收回確認無誤后歸檔，將歸屬范圍以外的材料及時退回。現(xiàn)在檔案管理已進入信息化管理階段，檔案管理日常的查閱、歸檔、統(tǒng)計等工作都可以通過計算機進行相應的操作，檔案管理人員應及時更新動態(tài)化管理人事檔案信息，確保計算機軟件管理系統(tǒng)的及時性和完善性，使用計算機管理系統(tǒng)不僅方便歸檔和查閱，同時也保證了檔案管理保密性和安全性。

參考文獻：

[1]滕勛，馮莉萍.淺談干部人事檔案管理中存在的問題及對策[N].博爾塔，2010.10.

[2]王英瑋著.信息時代的人事檔案管理——理論、實踐、方法、技術[M].中共黨史出版社，2004.