論述人事檔案數(shù)字智能化建設(shè)的新思路

覃曄

摘要：隨著信息時(shí)代的到來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字化逐步走進(jìn)人們的生活，融入到各行各業(yè)，推動(dòng)著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，可以毫不夸張的說(shuō)不應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)就等于落后，人事檔案管理水平已經(jīng)不能滿足當(dāng)今社會(huì)信息資源傳遞的速度，亟待改革與創(chuàng)新，順應(yīng)新時(shí)代，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)和數(shù)字化。本文針對(duì)人事檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的利弊做了簡(jiǎn)要分析，并提出相應(yīng)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：智能化；人事檔案；亟待

人事檔案是中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，具有全面性、現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、流動(dòng)性、機(jī)密性等特點(diǎn)，因此，人事檔案既要機(jī)密的保管又要便于使用。所以，建立健全的管理制度是至關(guān)重要。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和技術(shù)的發(fā)展人才的流動(dòng)也日益頻繁，傳統(tǒng)的人事檔案管理方法跟不上當(dāng)代的形式需求，為了順應(yīng)發(fā)展必須開(kāi)創(chuàng)新模式，應(yīng)用數(shù)字化和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。

一、人事檔案管理的應(yīng)用數(shù)字化的可行性

（一）提高工作效率

過(guò)去人事檔案資料都是紙質(zhì)版，用人單位的檔案資料堆砌成山，無(wú)論是整理還是查找都極其困難，需要使用時(shí)想要準(zhǔn)確鎖定需要的信息更是難上加難，浪費(fèi)人力也浪費(fèi)時(shí)間，計(jì)算機(jī)可以實(shí)現(xiàn)在海量信息中通過(guò)檢索快速鎖定，這剛好是人事檔案管理工作中急需的，應(yīng)用計(jì)算機(jī)，互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化，可以有效地提高人事檔案信息更新與傳輸?shù)乃俣龋焖贆z索、資源共享，同時(shí)也可以節(jié)約時(shí)間成本，減少人事檔案管理人員的工作量。

（二）增加信息安全性和可信度

人事檔案的管理工作一般都是需要專人負(fù)責(zé)的，檔案室必須備有專業(yè)的防火，防潮器材，設(shè)有嚴(yán)禁吸煙、保持清潔、關(guān)好門窗、不得隨意出入等相關(guān)條例，需要定期的進(jìn)行檢查與核對(duì)，確保人事檔案的完整和安全，而且紙質(zhì)版的檔案不僅占用的空間較大，而且時(shí)間長(zhǎng)了難免會(huì)出現(xiàn)字跡模糊或者紙張破損等情況。如果實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化就可以很好的解決上述問(wèn)題，而且通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)可以有很大的儲(chǔ)存空間，延長(zhǎng)保存時(shí)間。而且應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以快速的更新和維護(hù)檔案信息。紙質(zhì)版的檔案在交接過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致時(shí)間較長(zhǎng)的檔案信息不準(zhǔn)確，所以，數(shù)字化可以解決檔案保存過(guò)程中的很多麻煩，保證人事檔案的安全和可信度。

（三）實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)化管理

應(yīng)用電子信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，可以建立一個(gè)資源共享的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，收集、更新、保存、檢索都可以快速完成，而且應(yīng)用計(jì)算機(jī)人事檔案自己就不在只局限于文字，而且圖片也更加的清晰，還可以充分利用多媒體實(shí)現(xiàn)視頻和聲音的保存形式，使人事檔案更加的立體，增強(qiáng)了人事檔案的記錄和顯示功能。

二、人事檔案數(shù)字化的阻礙

（一）對(duì)檔案管理人員要求提高

人事檔案管理數(shù)字化，就必須通過(guò)計(jì)算機(jī)應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)來(lái)保存，簡(jiǎn)單說(shuō)就是都保存在電腦上，錄入，更新、檢索等都需要用電腦操作來(lái)完成，這就要求檔案管理員必須會(huì)傳統(tǒng)的檔案管理方式還要可以熟練的使用計(jì)算機(jī)，掌握網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，這就要求檔案管理人員，既可以使用計(jì)算機(jī)懂網(wǎng)絡(luò)，又可以精通檔案業(yè)務(wù)，如果工作人員在存在一些個(gè)人因素比如粗心大意，沒(méi)有責(zé)任心，導(dǎo)致操作不規(guī)范，這些個(gè)人因素也會(huì)導(dǎo)致人事檔案信息受到威脅。

（二）質(zhì)疑網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)

網(wǎng)絡(luò)確實(shí)給我們的生活帶來(lái)了翻天覆地的變化，但同時(shí)也存在一定的弊端，在網(wǎng)絡(luò)世界里，電腦病毒橫行，越來(lái)越多的高端網(wǎng)絡(luò)人才在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行詐騙，通過(guò)入侵他人電腦獲取機(jī)密信息，破壞信息管理系統(tǒng)，所以人事檔案數(shù)字化管理之后，就對(duì)保證網(wǎng)絡(luò)安全這一點(diǎn)提出了高要求。

三、人事檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的對(duì)策

（一）制定總體規(guī)劃

人事檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)龐大的工程，需要多方配合，整體把握。必須要有領(lǐng)導(dǎo)、有步驟、有組織、有目的、有重點(diǎn)的分步進(jìn)行，不能一蹴而就。同時(shí)制定規(guī)劃就要有標(biāo)準(zhǔn)模式，不能隨心所欲，在計(jì)算機(jī)上的存儲(chǔ)格式，存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，信息檢索，操作頁(yè)面都要實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，這樣才能長(zhǎng)遠(yuǎn)使用，不能只顧眼前。

（二）加大力度，培養(yǎng)人才

人事檔案管理工作值得重視，尤其是在目前各單位的人事檔案已經(jīng)移交專業(yè)的單位在管理，其中涉及到機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員個(gè)人信息，是組織對(duì)干部任免、調(diào)配、考察、審查的主要依據(jù)，是領(lǐng)導(dǎo)決策干部人事工作的可靠憑證，人事檔案資料等同于國(guó)家機(jī)密，一旦泄露，損壞都會(huì)造成損失，為此建立安全的管理制度勢(shì)在必行，人事檔案的管理工作不是簡(jiǎn)單隨便的，會(huì)涉及到很多方面的知識(shí)，這就要求我們必須慎重選擇管理人員不能隨意，要給予一定的時(shí)間深入的滲透，下功夫，綜合運(yùn)用信息管理技能，電子信息技術(shù)、和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)投身于人事檔案管理工作。

四、結(jié)論

完成人事檔案信息化、數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是人事檔案工作的新目標(biāo)，以數(shù)字化的模式面向社會(huì)服務(wù)需要一定的過(guò)程和時(shí)間，人事檔案管理工作在我國(guó)有悠久的歷史，哪怕時(shí)代發(fā)展帶現(xiàn)在，人事檔案作為反映和記述個(gè)人經(jīng)歷的資料，真實(shí)的記錄了自然人參與社會(huì)活動(dòng)的情況，是事業(yè)單位衡量人不可或缺的佐證，是社會(huì)管理體系不可缺少的重要組成，因此必須完整安全的保存管理。

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