電子信息檔案管理在事業單位中的應用及風險控制的措施

朱怡

摘要：檔案管理是事業單位的主要工作內容之一，良好的檔案管理質量對于事業單位的運行和發展都具有十分重要的作用。隨著計算機技術的發展和普及，電子信息技術逐漸被應用到檔案管理工作中，并且有效提升了事業單位的檔案管理質量，本文在深入分析事業單位檔案管理特點的基礎上，詳細闡述了電子信息檔案管理在事業單位中的應用以及風險控制措施。

關鍵詞：電子信息；檔案管理；事業單位；應用；風險控制

一、電子信息檔案管理在事業單位中應用的主要作用

（一）電子信息檔案管理符合時代發展的基本要求

在當前的社會發展形勢下，科學技術已經發展到了前所未有的高度，并且隨著科學技術的發展，各行各業的傳統工作形式也在發生改變。高速發展的科學技術催生了信息化水平的提升，強化信息化建設也已經成為當前許多行業發展的主要趨勢，檔案管理領域同樣如此。傳統的檔案管理工作中，由于工作方式較為落后，工作效率較低，并且隨著檔案數量的增多，管理工作的難度也呈現出逐漸加大的態勢，給事業單位的檔案管理工作人員帶來了較為沉重的負擔[1]。而電子信息檔案管理將很好的解決工作質量低下的現狀，并且可以有效提升事業單位的檔案管理效率，可以說，電子信息檔案管理很好的契合了時代的發展趨勢，促進了事業單位檔案管理工作的發展。

（二）電子信息檔案管理是事業單位的檔案管理工作得到一定程度的優化

在當前形勢下，事業單位檔案管理工作的一個目標是儲存資料，與此同時，檔案中承載了大量的信息，這些信息是開展下一步工作的基礎，通過查詢和利用檔案工作信息，可以更好的指導下一步工作，明確工作目標，優化工作體系。通過檔案管理的電子化和信息化，可以將事業單位的檔案管理人員從傳統工作中解放出來，將更多的精力放在檔案利用與開發上。通過對檔案的總結和梳理，可以明確下一步工作方向，并且為事業單位主營業務的發展與優化提供建議，實現工作效能總體提升。

（三）節省了事業單位檔案管理工作的大量資源

在傳統的事業單位檔案管理模式下，管理質量較低，檔案管理工作受到了較大的空間限制。紙質版的傳統檔案會占據較大的空間，事業單位檔案管理部門在工作的過程中，隨著人數的增加，會產生大量的檔案，如果不進行信息化收集與處理，會嚴重影響檔案資源的開發與利用[2]。此外，傳統的檔案管理方式存在明顯的不足，在檔案資料查詢與調取等方面，都要耗費較大的人力物力。

二、電子信息檔案管理在事業單位工作中應用及風險控制措施

（一）建立一套科學完善的電子信息檔案管理工作模式

在事業單位的檔案管理工作中，重要的目標就是發揮檔案作用，實現檔案資源的利用與流通。要想提升電子信息檔案管理水平，就要構建一體化的檔案管理模式，在傳統的事業單位檔案管理和收集模式中，各部門之間一般各自為政，檔案之間缺乏有效的交流和流通，通過檔案管理的電子信息化建設，可以通過現代信息技術實現檔案資源的共享，節約大量的人力、物力、財力，在需要信息和資源的時候，可以通過調閱檔案的方式，有效整合工作資源[3]。

（二）合理利用電子信息檔案管理資源，提升風險防控質量

在事業單位的檔案管理中開展電子信息建設，既要優化工作流程，發揮現代信息技術的快捷性和便利性，還要實現檔案資源的充分利用。通過大數據分析和大數據檢索等方式，發現檔案之間的有機聯系，找到共性和有指導性的問題，分析檔案管理工作的主要形式，通過得出有效數字，指導具體的工作過程，為下一步工作的開展提供有針對性的指導意見[4]。

（三）及時填補事業單位電子信息檔案管理工作中的漏洞，提高安全性

在事業單位的檔案管理工作中，應該隨時注意電子信息檔案管理的漏洞，因為檔案中涉及許多隱私性的個人資料[5]。所以，為了消除電子信息檔案管理中的風險，保證檔案的安全性，一方面應該及時的采取有效措施，填補電子信息檔案管理中的漏洞，防止檔案中的數據被不法分子利用和盜取，另一方面應該加強對檔案管理人員的培訓力度，提升他們抵御檔案風險的能力，從而有效提升電子信息檔案管理的風險抵御能力。

（四）提升事業單位檔案管理工作人員的整體素質

傳統的檔案管理工作較為機械，重復性很強，不需要很高的技術水平，對檔案管理工作人員的素質要求并不高，但是隨著現代信息技術與傳統檔案管理工作的融合，越來越需要專業化的檔案管理人才[6]。在現代高等教育體系下，很多學校都開設了檔案管理專業，事業單位在引進人才的時候，除了需要引進專業人才外，還要注重引進檔案管理人才和計算機專業人才，提升電子信息檔案管理的水平。與此同時，還可以通過開展培訓等方式，提升事業單位原有檔案管理人員的現代信息技術應用水平，提升檔案管理的信息化程度。在具體的工作中，檔案管理具有一定特殊性，檔案管理工作與日常主營業務密切相關，要經常性開展電子信息檔案管理方面的培訓，提升工作人員的信息應用意識，提升工作水平。

三、結語

綜上所述，事業單位在檔案管理工作中，在利用電子信息檔案管理的同時，要對檔案信息的安全和風險控制措施給予重點關注，不能一味的追求管理的效率，而忽視檔案的安全，應積極制定檔案管理的風險防控措施，提升檔案管理的安全性，有效避免因電子信息檔案管理漏洞帶來的損失。

參考文獻：

[1]付冰.電子信息檔案管理在事業單位中的應用及風險控制的措施[J].黑龍江科技信息，2016（21）：186.

[2]王毅敏.論現代事業單位檔案管理的電子信息技術化[J].中國信息化，2013（10）：20-20.

[3]谷紅艷.電子信息時代檔案管理的風險控制方法分析研究[J].東方教育，2014（z2）：90-90.

[4]李詠梅.事業單位檔案管理信息化建設的策略分析[J].黑龍江史志，2015（13）：163.

[5]李曉玲.電子信息技術在事業單位檔案管理中的應用[J].中國管理信息化，2016，19（8）：195.

[6]徐東磊.新時期事業單位檔案管理的創新模式[J].環球市場信息導報，2016（42）：96.