關(guān)于新形勢下做好企業(yè)文書檔案保密管理工作的思考

于杰

摘要：時至今日，社會信息化日益明顯，而企業(yè)檔案是信息接收，傳遞信息的重要手段之一，這使得做好企業(yè)文書檔案管理工作被視為保護(hù)信息資源安全的重要管理手段。企業(yè)的檔案信息反映了某一時期的運行軌跡，真實地展現(xiàn)了某種客觀事物的存在，具有一定的權(quán)威性。因此，對于如何在新的形勢下，做好企業(yè)文書檔案的管理與保密工作，顯得尤為重要。本文將首先分析企業(yè)文書檔案的管理現(xiàn)狀，并進(jìn)一步提出幾條管理保密的工作建議，以防止企業(yè)檔案信息泄露。

關(guān)鍵詞：企業(yè)文書；檔案管理；檔案保密

一、企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀

隨著我國《檔案法》的頒布與實施，對于檔案管理的重要性提到了新的高度。現(xiàn)代企業(yè)普遍都建立檔案室，尤其是國營企業(yè)，其檔案室的規(guī)模較大，機(jī)制和體系的都較為完善，管理工作也比較到位，但一些中小企業(yè)或是民營企業(yè)、私人企業(yè)等文書檔案管理存在較多的問題。本文將針對這種狀況，對問題進(jìn)行深入的分析，并提出一些建議。

二、企業(yè)文書檔案管理問題

隨著時代的進(jìn)步，一些企業(yè)的結(jié)構(gòu)調(diào)整不斷深入，使得企業(yè)的檔案工作者積極開展工作，取得了一定的成績，但同時還存在一定的缺陷。

（一）文書檔案保密管理信息化建設(shè)滯后

由于受傳統(tǒng)思想的束縛，部分企業(yè)文書檔案依然是采取年度歸檔的方式，收集鑒別、整理歸檔、查閱借用等沒有健全的規(guī)章制度；除此外，文件歸檔、登陸統(tǒng)計等一系列的環(huán)節(jié)，仍舊采取手工操作；并且文書檔案員一般由企業(yè)辦公室人員兼職，而接受高級的專業(yè)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)的人不多，因此他們對于計算機(jī)知識掌握甚少，也就難以應(yīng)對現(xiàn)代文書檔案信息化的要求。

（二）文書檔案保密管理制度建設(shè)不到位

一些企業(yè)的檔案意識淺薄，不僅缺乏對文書檔案保密管理原則、方式等的制度性頂層設(shè)計，而且還沒有做出文檔管理的收集、鑒定、整理、保管等細(xì)化方案；企業(yè)文書檔案管理工作沒有嚴(yán)格制定工作計劃和規(guī)章制度，各級領(lǐng)導(dǎo)的分工監(jiān)督也不到位。除此外，要足夠的重視各個檔案管理制度，而對于企業(yè)文書檔案管理的工作人員，要熟悉檔案的管理制度，對每一步都要有較高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。各部門領(lǐng)導(dǎo)要健全完善的檔案管理制度還，就要定期的進(jìn)行工作管理的視察和不定期抽查。

（三）文書檔案管理工作中人員隊伍建設(shè)亟待加強

企業(yè)文書檔案管理人員中存在專業(yè)素養(yǎng)和知識素養(yǎng)的欠缺，有些企業(yè)為節(jié)省人力而有些職員身兼多職，因此對于文書檔案的保密管理工作不夠重視；再者，他們當(dāng)中大多缺乏對專業(yè)知識的掌握，因此不能對文書檔案管理工作做到認(rèn)真鉆研，使得企業(yè)的檔案管理工作得不到有效保障。

（四）各個部門對檔案管理工作的配合不夠

文書檔案的保密管理涉及收發(fā)、登記、送批、歸檔、銷毀等工作環(huán)節(jié)，工作程序性強，急需各個部門的協(xié)助，完成一整套的業(yè)務(wù)流程，各單位應(yīng)制定工作標(biāo)準(zhǔn)化程序，形成操作性強的工作規(guī)范，加強各個部門的聯(lián)系，為崗位人員做出工作上的指導(dǎo)，使工作更為流暢。

三、企業(yè)文書檔案管理對策

文書檔案管理工作是企業(yè)的一項重要工作，同時也是國家法律賦予的責(zé)任，尤其是對于百年昌盛的大企業(yè)，更不能夠忽視文書檔案管理工作。鑒于此，要樹立對企負(fù)責(zé)，對歷史負(fù)責(zé)的高度責(zé)任心，才能夠做好文書檔案管理工作。

（一）強化企業(yè)文書檔案保密管理的信息化建設(shè)

正如當(dāng)今，電子文件的優(yōu)勢對檔案管理的轉(zhuǎn)型提出了新的要求。目前，在各項檔案管理工作中，電子文件充分憑借自身的優(yōu)勢取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，一方面提高檔案管理的效率，另一方面也為信息的使用者提供更加先進(jìn)的信息查詢方式；除此之外，要進(jìn)一步加強企業(yè)的軟硬件設(shè)施建設(shè)，如配備必要的掃描儀、打印機(jī)等，以提高文書檔案管理的物質(zhì)信息化條件。

（二）建立健全完善的管理規(guī)章制度

例如針對電子文件取得難、收集難、管理難的問題，就要建立健全各項規(guī)章制度，監(jiān)督相關(guān)部門江收集和保管等的電子文檔當(dāng)成一項重要的任務(wù)來完成，以保證電子檔案內(nèi)容的齊全和完整。據(jù)有關(guān)的檔案管理辦法，企業(yè)要根據(jù)實際情況，健全檔案工作機(jī)制，明確原則和管理方式等。要嚴(yán)格規(guī)定文書檔案的收集，編制的范圍，界定文件形成等一系列的檔案保密管理工作。

（三）加強管理人員隊伍建設(shè)

加強教育培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)能力等，都是做好檔案工作的基本保證。在人才引進(jìn)方面，要選擇良好的檔案管理專業(yè)人才加入企業(yè)，以提升企業(yè)的專業(yè)化人才數(shù)量；在人員培訓(xùn)的角度，組織崗位人員參加國家檔案局等的專業(yè)機(jī)構(gòu)的理論業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，將文書檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、信息化知識和應(yīng)用技能作為崗位人員培訓(xùn)的重要內(nèi)容，以提升業(yè)務(wù)能力。

（四）建立相關(guān)部門間的溝通聯(lián)系機(jī)制

要建立完善的責(zé)任保證體系和監(jiān)督管理網(wǎng)絡(luò)，在這其中，檔案管理部門起到中樞和主導(dǎo)的地位，要全過程的參與其中，并通過崗位責(zé)任制來約束各部門及其相關(guān)人員的行為，以保證所經(jīng)辦文件責(zé)任落實到人，保密工作有據(jù)可依，同時要有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)帶頭，協(xié)調(diào)各部門人員的行為，以保證嚴(yán)格按照規(guī)章制度，進(jìn)一步落實文書檔案保密管理工作。

四、結(jié)束語

企業(yè)文書檔案是推動企業(yè)發(fā)展的重要資源，其為企業(yè)的文化水平和管理經(jīng)驗的積累，也是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)和條件，為該企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供重要的資源。檔案安全是確保檔案保密工作的基礎(chǔ)，對此，加強保密工作是保障檔案安全的重要措施，因為只有做好檔案的保密工作，才能提高檔案管理的安全性，為員工的基本工作奠定良好的基礎(chǔ)。

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