加強地鐵工程檔案管理的對策探析

王佩芬

摘要：隨著地鐵工程在我國各大城市的快速發展，地鐵工程檔案的地位和作用也越顯突出。為加強地鐵工程檔案管理，要立足于地鐵工作實際，建立起地鐵檔案管理系統建設的目標體系，實現對地鐵檔案管理系統的不斷建設和優化，為地鐵企業長期發展提供有效保障。

關鍵詞：地鐵工程；檔案管理；問題與對策

城市地鐵工程建設是一個系統性的工程，從規劃設計到施工運營涉及到多專業、多學科，形成的檔案成千上萬卷，有效的地鐵工程建設項目檔案管理能夠保證檔案的齊全、真實和有效，對于更好地服務地鐵建設，推進城市發展有著重要的意義。

一、地鐵工程檔案管理存在的問題

（一）檔案內容不全面

很多地鐵工程單位在管理檔案的時候，將管理的內容只局限為地鐵的設計圖紙，對該圖紙討論階段的相關數據資料，地鐵施工準備階段的文件重視程度不高，出現了漏管的現象。同時也存在地鐵工程管理檔案缺少審批的相關文件、地鐵周圍停車場的規劃資料等附屬資料。另外，有些管理人員只重視某個階段的檔案管理工作，并不能做好善始善終、對檔案進行由頭至尾的管理，尤其是在工程快要竣工的時候，財務結算方面的資料很容易被忽略。最后，檔案有紙質檔案，也有電子檔案，但是管理人員在管理檔案時，一味追求對紙質檔案的歸檔管理，而忽略了對電子資料的留存及歸檔。

（二）檔案質量欠佳，檔案資料移交不及時

當前，多數地鐵建設的工程檔案普遍存在原始資料歸檔不及時、不完整、歸檔不齊、部分內容缺失、隱蔽工程的驗收記錄不夠準確、部分歸檔資料法律手續不完備、復印件居多等現象，更有甚者錯把施工圖當作竣工圖，竣工圖編制更改不真實、不完整、不規范，紙質文件未根據《科技技術檔案案卷構成的一般要求》整理，圖紙未按照《技術制圖復制圖的折疊方法》的要求統一折疊等，難以達到地鐵工程竣工檔案及時向當地城建檔案館移交的要求。

（三）檔案管理人員素質與管理制度存在問題

我國在管理方面的重視程度一直有所欠缺，這在很多方面都有所體現，而地鐵檔案管理方面也是如此。其主要體現在管理人才缺乏、管理手段陳舊、管理制度空洞等，造成的主要后果就是地鐵檔案管理的質量無法得到明顯的保證，地鐵檔案管理信息化的進展不順利，在此過程中容易出現各種失誤，導致地鐵檔案管理存在明顯的不完善性，嚴重影響其發展。

二、加強地鐵工程檔案管理的對策

（一）改變檔案管理模式

地鐵工程檔案是城市現代化建設和發展的見證， 它反映了社會活動的原始信息資源， 在社會經濟發展中的重要地位已經越來越引起人們的高度重視。因此， 地鐵工程檔案管理工作的現代化也日趨緊迫。采用信息化手段， 實現檔案整理、歸類、編目和檢索等工作的自動化， 推動傳統的檔案管理技術和方法的變革，使之能更好的服務與工程建設：一方面， 利用計算機將工程檔案的信息電子化。把工程項目檔案的整理內容及卷內目錄輸入電腦， 使紙質檔案成為信息檔案， 更具有可讀性和實用性， 易于利用者準確查詢相關材料， 提高提供利用效果。另一方面， 通過計算機的文字處理功能，可以采用多種形式的存儲方式 如年代、內容、項目名稱、項目類別等等。加強工程檔案的搜索功能， 為用戶提供更快、更方便、更完整的服務。

（二）實行“三同步、三參加制”制度

“三同步”管理制度，主要是在工程即將開始竣工的時候開始進行資料收集工作；工程施工過程與竣工資料形成同步；工程完工驗收與工程資料驗收同步。“三參加”制度主要是指檔案管理部門在參加工程進度和質量分析會后，需要相關的技術人員和施工過程中的資料進行準備工作，參加單位、單項工程的交工驗收會。通過一整套標準化制度的實施，從而較好地保證工程檔案的質量。

（三）加強人力資源建設

定期對在職的檔案管理人員進行培訓，不僅包括檔案管理方面的業務培訓，而且包括地鐵工程項目建設方面的專業培訓；引進高校工程文件檔案專業人員，提高檔案管理人員的綜合素質；高校有責任培養高素質的檔案方面人才，因此，高校應與工程項目建設單位建立工程文件、檔案管理實習基地；努力實施“工程文件、檔案管理人員年輕化、現代化工程”，培養符合工程文件、檔案管理要求的復合型人才。

（四）提高竣工檔案的質量

竣工圖是竣工檔案的主體部分，是工程建設完成后的真實寫照，是工程維修管理改建擴建的憑證及依據。因此，竣工圖必須真實反映工程實際，然而真正做到竣工圖真實準確并非易事，它需要施工單位、監理單位和建設以及設計單位的共同努力。工程資料直接影響竣工圖制作的質量高低，必須引起高度重視。因此，在管理辦法中應該嚴格規定竣工圖的制作要求，明確修改和標注時的具體做法，加強對竣工圖編制單位的規范管理。這樣不僅程序嚴謹，而且無論檔案人員如何變動，卷內目錄如何更新，都能分清責任，維護圖紙目錄和圖紙數量的原貌。

三、結語

地鐵工程檔案管理是地鐵工程建設過程中的重要環節，其工作內容涉及到各個專業技術部門，只有不斷加強建設、施工和監理單位的重視程度和管理水平， 才能保證工程檔案的完整性、準確性，為地鐵建設和今后的維護提供有力保證。

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