外貿函電禮貌性原則在間接言語中的使用

尚俊芳+董令

摘要：隨著對外貿易的發展，商務函電在國際貿易中已成為與國外客商交流的主要媒介，文章以禮貌性原則理論為基礎，系統闡述了禮貌本質的定義和禮貌本質的特點，分析介紹了在外貿函電中有效詞語、時態、句型的有效使用情況，很大程度上有助于促進與客戶的有效交流，解決商務溝通過程中的各種實際問題。

關鍵詞：對外貿易 禮貌性原則 外貿函電

中圖分類號：C912.3文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2017）03-0032-02

一、禮貌原則的定義和特點

1.禮貌原則的定義

禮貌對人類來講是一種態度，在與別人交流中是不可忽視的重要組成部分。禮貌主體功能是選擇有禮貌的方式來勸說接受條件的人，這些條件通常不利于他們。如果人們直接表達自己的感受、意見或想法，那就讓人感到突兀，有可能導致合作失敗。為了促進合作，國際商務人士要選擇間接或策略的方式來表達自己的想法和感受，讓對方能夠理解深刻的意義，這就是所謂的間接言語行為，它也被稱為禮貌原則。

2.禮貌原則的特點

一是特殊性。當貿易人員與外國客戶溝通時，使用禮貌語式可以幫助雙方減緩生硬語氣，建設良好合作關系，在同等程度上有利于促進雙方的有效溝通和長期合作。二是說服。禮貌不直接表達自己的觀點和思想，而是選擇更有禮貌或間接的方式來表達自己的想法和觀點，這將更容易說服外國客戶接受條件或要求。三是理解。在與外國客戶溝通中難免產生一些沖突，溝通時使用禮貌的原則有助于提高對雙方的理解。雖然有時交易失敗，雙方仍然建立良好的關系，為下次合作打好基礎。

二、禮貌原則的應用

1.詞語的應用

選擇積極中立用語可以使對方在與國外客戶溝通的過程中保持良好的心情。人們都喜歡贊美和贊賞，同時也希望自己的意見和思想得到肯定。所以我們最好用一些中立的作品和積極的話，同時拒絕在商務通信中使用一些負面的詞語，這樣可以使外國客戶更容易接受國際貿易業務的要求或條件。中性詞和積極的詞語包括希望、高興、欣賞、期待、滿足和模態動詞。例如：A：我想要知道你的要求，所以我能給你詳細的價格表。B：我希望知道您的要求，所以我可以給您提供一個詳細的價格表。

這里，B比A更有禮貌。盡管A和B表達了希望了解買方要求的含義，B對買家態度好，讓買家樂意提供更多的采購信息。但是，A會給買方一種強勢態度，你不想收到他的消息，拒絕溝通，這將使客戶有壓迫感，最后，買家可能會放棄這種合作。所以在與外國客戶溝通的過程中，我們最好使用“希望”而不是使用“想要”，因為在這種情況下，我們可以注意到，“希望”比“想要”更有禮貌。

2.使用模糊語言

模糊語言的功能在商務信函中不可忽視。使用模糊語言可以清楚地說明談話的深層意義，顯示出合作誠意，更容易相互配合。

例如：你的價格比我們高一點。

“高一點”是以相對禮貌方式指出價格更高。 選擇一些合適的模糊語，有助于更有禮貌地表達自己的要求，起到緩解沖突和提出建議的核心作用，促進商務往來中的相互配合。

3.有效時態的應用

一是現在進行時。商務信函中，呈現進行時態對促進有效溝通具有重要作用。它是表達自己的愿望、建議和希望的有效方式。

例如：A：我們想要你來支付運費。B：我們希望您可以為我們支付運費。

很明顯，B選擇一個更有禮貌的方式表達自己的愿望和要求。可以看出，現在的進行時態可以用來表達貿易人員的意愿、建議或要求。某種程度上，有利于表現賣方良好態度，促進國外客戶快速訂購。

二是現在完成時態。除了促進有效溝通外，提供完成時態也是服務重點業務往來功能的關鍵。當出口商想通知進口商的時間、地點或包裝、發票數量等時，作者通常采用現在的完成時態來強調核心信息。

例如：A：我們提供的價格已經是相當低的價格了。句中，我們知道賣家已經通知買方，他們已經提供了較低的價格。因此，現在完成時態被用來強調較低的價格，這是一個有用的工具，顯示賣家的價格是底線，也顯示了賣家最好的合作誠意。

B：我們已經在裝運前一個接一個地檢查了所有貨物。出口商通報進口貨物已經檢查了所有貨物，強調貨物包裝非常完好無損。

以上兩例說明，在商務通信中使用現在完成時態的最重要的功能通常是強調重要的信息，這將使得客戶清楚地知道主要內容。因此，當我們想為賣家提供一些核心信息時，我們可以嘗試在業務信件中使用現在完成時態。

此外，在商務通信中拒絕否定詞，避免使用如不滿意、需求、不能、必須、厭惡等不利于有效促進彼此間溝通的負面話語。多使用一些中立和積極的話，表明希望與對方有機會繼續合作。

三、使用禮貌原則的效果

通過研究商務信函中有效詞語、時態和句型的用法，使用禮貌用語有兩個關鍵功能。

一是增加訂單率。通過學習有效的話語，對外國人與外國客戶溝通具有一定的現實意義。 不同地方，對于不同人，可以選擇確切的詞語、時態和句型來與別人溝通，這是更好地表達想法的方式、思想和觀點，這將使對方更容易理解更深層的意思，最后有機會相互配合。因此，使用精確的詞語、時態和句型是寫出良好有效的商務信函的關鍵。此外，良好有效的商務信函也是合作的基礎，在商務通信中，通過使用有效的詞語、時態和句型來增加訂單率有效用的。

二是實現整合理論與實踐。多數情況下，許多學者更多地關注學習理論，而不是深入外貿實踐。同時，外貿人員更多關注貿易實踐，不重理論高度，導致理論與實踐分離。商務通信中有效詞語、時態和句型的用法，表現出賣家的良好態度和良好的公司形象，這是鞏固與老客戶關系，與新客戶建立新關系的有利途徑。對外貿人員來說，有利于整合理論與實踐，促進與外國客戶的有效溝通。

四、結語

國際商務通信標準，包括清晰、簡明、考慮、具體、完整、合作、禮貌的原則。在此重點講述了禮貌原則在外貿函電間接言語中的使用效能。由于文化背景不同，國際商人在談判中經常遇到一些困難，使用有效的話語、禮貌的主體下的時態和句型可以建立禮貌的談判方式，以解決問題為主，不傷害對方需求，勸說對方接受條件，并與同行建立長期的合作關系。同時通過將理論與實踐相結合，強化外語業務中有效詞語、時態和句型的使用方法，在一定程度上彌補了英語語言學理論與實踐不完全的缺陷。

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責任編輯：孫瑤