云計(jì)算環(huán)境下的高校檔案資源共享服務(wù)機(jī)制研究

閻巍

摘要：云計(jì)算作為新一代的網(wǎng)絡(luò)資源共享模式，它在網(wǎng)絡(luò)資源共享尤其是網(wǎng)絡(luò)信息資源共享等方面具有明顯的優(yōu)勢(shì)，將其應(yīng)用于高校檔案資源管理中，既可以節(jié)省高校檔案資源管理開支，又可以實(shí)現(xiàn)高度資源共享服務(wù)，將成為將來一段時(shí)間檔案管理必不可少的工具。

關(guān)鍵詞：云計(jì)算；云平臺(tái)；資源共享；管理手段

基金項(xiàng)目：黑龍江省檔案局項(xiàng)目（編號(hào)：HDK2016-17）的部分研究成果

一、什么是云計(jì)算

對(duì)云計(jì)算的定義有多種說法。現(xiàn)階段廣為接受的是美國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)研究院（NIST）的定義：云計(jì)算是一種按使用量付費(fèi)的模式，這種模式提供可用的、便捷的、按需的網(wǎng)絡(luò)訪問， 進(jìn)入可配置的計(jì)算資源共享池（資源包括網(wǎng)絡(luò)，服務(wù)器，存儲(chǔ)，應(yīng)用軟件，服務(wù)），這些資源能夠被快速提供，只需投入很少的管理工作，或與服務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行很少的交互。

二、云計(jì)算在網(wǎng)絡(luò)信息資源共享方面的優(yōu)勢(shì)

首先，云計(jì)算安全性強(qiáng)。云計(jì)算服務(wù)平臺(tái)由專業(yè)的公司及其技術(shù)人員來管理和維護(hù)，擁有雄厚的專業(yè)技術(shù)知識(shí)和能力，在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全方面具有單一公司無法比擬的優(yōu)勢(shì)，可以較為有效地解決困擾公司或個(gè)人數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)等問題。其次，云計(jì)算平臺(tái)對(duì)用戶端的設(shè)備要求最低，使用起來也最方便。在云計(jì)算服務(wù)中，用戶端不需要安裝過多的軟件，大量軟件由云服務(wù)器提供，非常有效地減少了用戶端負(fù)擔(dān)，并且能提供用戶端無法提供的計(jì)算速度；再次，云計(jì)算可以把不同設(shè)備間的數(shù)據(jù)和應(yīng)用進(jìn)行整合，形成一個(gè)個(gè)資源池，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)與應(yīng)用的充分共享，為用戶訪問不同系統(tǒng)創(chuàng)造了條件，提供了便利；最后，云計(jì)算服務(wù)以第三方的形式存在，其以規(guī)模化經(jīng)營(yíng)的方式為社會(huì)提供服務(wù)，不僅解決了眾多用戶的工作負(fù)擔(dān)，而且還有效地節(jié)省了社會(huì)資源。目前，云計(jì)算已滲透到眾多行業(yè)。

三、現(xiàn)階段高校檔案資源管理存在的問題

1.管理思想的陳舊化。從微觀方面看，日常進(jìn)行的檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)不能環(huán)環(huán)相扣，檔案工作呈現(xiàn)出一種非系統(tǒng)性、流失性、非真實(shí)性、地域性、非共享性等。從宏觀方向看，過去那種封閉的單純強(qiáng)調(diào)保密的觀念使得檔案這種信息資源在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和信息發(fā)展中的作用發(fā)揮得不是那么廣泛和深刻，其利用率低，嚴(yán)重降低其在社會(huì)需求中的作用。

2.管理體制的滯后化。高校管理體制在滯后思想理念支配和指導(dǎo)下一直存在著不成系統(tǒng)的激勵(lì)制度，缺乏鼓勵(lì)性的創(chuàng)新和探索，造成檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員缺乏打破常規(guī)、走陌生路的膽量和信心，同時(shí)檔案管理工作的外部環(huán)境也不寬松，造成檔案管理體制嚴(yán)重滯后，不能適應(yīng)形勢(shì)的需要。

3.管理手段的原始化。在信息化時(shí)代，手工仍運(yùn)用于文書的整理、歸檔等工作中。這樣就造成了立卷程序和方法仍很傳統(tǒng)，即根據(jù)文件的主要特征或文件的類型，把本單位形成的全部文件進(jìn)行區(qū)分和初步組合，然后檢查、調(diào)整卷內(nèi)文件，謄寫案卷題名，排列卷內(nèi)文件并編號(hào)，真入卷內(nèi)文件目錄和備考表，編制案卷封面，并對(duì)案卷進(jìn)行裝封。這種程序煩瑣，工作量大，而且因立卷人的素質(zhì)、觀念的差異，往往是一卷相同的檔案出現(xiàn)不同的形式。另外檔案庫(kù)存方法仍很原始。檔案管理采用原分庫(kù)存方法已不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。

4.管理功能的遲緩化。目前，高校檔案管理工作不能鮮活的適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)模式的要求和發(fā)展，其中一個(gè)重要因素在于管理功能單一，不能兼容。例如，在人事管理工作中，經(jīng)常要用到各類人員數(shù)據(jù)庫(kù)，調(diào)整工資數(shù)據(jù)庫(kù)，繳納各種保險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)，這些數(shù)據(jù)庫(kù)分別由不同的上級(jí)主管部門下發(fā)，功能不同，類型不同，而現(xiàn)行所使用的管理數(shù)據(jù)不能達(dá)到所需要求。

四、高校檔案資源共享的意義

1.解決跨區(qū)查詢檔案難的問題，準(zhǔn)確定位所需檔案。高校檔案資源共享，有利于解決查詢檔案難，檔案查找不方便等問題，如有的畢業(yè)生忘記當(dāng)年畢業(yè)時(shí)把檔案放在哪里了，不得已只好到相關(guān)檔案館查找。如果將全國(guó)的高校畢業(yè)生檔案信息資源全部整合共享的話，將極大地方便利用者，快速查到其所需檔案所在的區(qū)縣檔案館。如果以后電子信息有效性的問題得以解決，將可以為檔案利用者提供一站式服務(wù)，檔案利用者只要到一個(gè)檔案館就可以查詢?nèi)珖?guó)的檔案相關(guān)信息，并得到有效憑證。

2.整合檔案信息資源，方便統(tǒng)計(jì)、編研等工作開展。如果整合了各檔案館的目錄信息，全文信息例如整合了學(xué)生戶籍信息，成績(jī)、入黨信息、畢業(yè)流向等信息將有助于各個(gè)檔案局及有關(guān)機(jī)關(guān)部門及時(shí)進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)，編研等工作。另外資源整合以后可以進(jìn)一步與其他業(yè)務(wù)主管部門進(jìn)行新舊數(shù)據(jù)銜接。例如：學(xué)生由一個(gè)學(xué)校轉(zhuǎn)到另一個(gè)學(xué)校，檔案銜接問題，有了資源共享，無論學(xué)生怎么轉(zhuǎn)校，轉(zhuǎn)到何地，都可以輕松自由地查找、調(diào)轉(zhuǎn)檔案。

3.加強(qiáng)館際交流與合作。通過檔案信息資源共享系統(tǒng)可以更好地加強(qiáng)跨地區(qū)各大高校之間的交流與合作。

五、云計(jì)算在高校檔案資源共享服務(wù)中的應(yīng)用

1.云計(jì)算為高校檔案云基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供了保障。在云計(jì)算服務(wù)系統(tǒng)中，云計(jì)算機(jī)將龐大的計(jì)算機(jī)處理程序拆分成無數(shù)個(gè)較小的子程序，交由多部服務(wù)器組成的云計(jì)算服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行分析處理，并將處理結(jié)果返回給用戶。

2.云計(jì)算為高校檔案云平臺(tái)建設(shè)提供了便利。高校檔案云用戶可以通過平臺(tái)構(gòu)建自身所需的各種檔案業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的功能拓展，從而滿足不同用戶的需求。

3.云計(jì)算為用戶提供面向終端的各種應(yīng)用系統(tǒng)。檔案云系統(tǒng)將為用戶提供各種數(shù)字檔案館所需的應(yīng)用系統(tǒng)，檔案云應(yīng)用到高校數(shù)字檔案館后，終端用戶只需要在自己的終端上通過訪問檔案云系統(tǒng)提供的應(yīng)用系統(tǒng)就可以完成相關(guān)工作。

4.云計(jì)算檔案系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)高效的數(shù)據(jù)共享。通過互聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)提供的面向海量信息的處理模式，能更加高效實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，避免不同高校檔案部門之間對(duì)同一檔案信息資源的重復(fù)冗余建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

[1]孟歆.基于云計(jì)算的高校檔案信息資源整合研究[J].蘭臺(tái)世界，2014（35）

[2]韓俊仕.云計(jì)算環(huán)境下高校財(cái)務(wù)共享服務(wù)機(jī)制構(gòu)建[J].財(cái)會(huì)通訊，2016（10）