財務檔案管理問題及其應對方法分析

李樹力

摘 要：財務檔案管理詳細記錄了高校的各項經濟活動，是高校管理工作的重要組成部分，對高校的經濟安全和健康發展有重要影響。筆者結合多年的實際工作經驗，對財務檔案管理進行了研究，剖析了目前存在的一些問題和缺陷，并提出了一些針對性的策略，供有關工作人員借鑒和參考，希望能對財務檔案管理水平的提升有所幫助。

關鍵詞：高校；會計檔案；管理策略

一、財務檔案管理概述

財務檔案管理是對高校一切經濟活動的記錄，記錄信息要保證準確性、完整性、連續性和真實性。通過查閱財務檔案，可以詳細了解高校的個性經濟指標和財務狀況，可以對高校經濟從整體上進行分析和把握，為高校各項決策的制訂提供參考。財務檔案管理是一項綜合性的工作，具體包括會計報表、會計憑證、工資結算、報表分析等多項內容。隨著網絡技術和電子計算機的發展，高校逐步建立了網上會計檔案系統，通過網絡形成電子會計檔案，可以更方便地查閱各項財政信息。

二、財務檔案管理存在的問題

1.思想觀念陳舊，管理意識淡薄

隨著信息時代的到來和信息技術的發展，高校財務檔案管理應該順勢而為不斷創新，與時代同步。但是，現實的情況是人們普遍忽視高校財務檔案管理的重要性，缺乏對高校檔案信息化建設必要性的充分認識，甚至有的人認為財務檔案管理無足輕重，只是簡單的資料整理工作，做好做壞都無關大局。當前，大部分高校檔案管理意識淡薄，觀念落后，檔案管理依然僅是簡單的整理、建檔、存儲，未發掘檔案信息資源的利用價值，很多珍貴的資料都被塵封，不能充分發揮其作用，導致資源的浪費。

2.財務檔案管理制度存在缺陷

有的高校沒有建立相應的管理制度，主要表現在原始憑證填寫內容有誤、會計核算沒有嚴格按照規定進行等，造成會計檔案填寫、保管問題多發，卻沒有相應的制度作為管理依據。財務檔案管理制度的缺陷，往往會導致財務材料不能如實記錄和反映高校的真實經濟信息，嚴重者會對高校的經濟安全造成威脅。

3.檔案未能得到開發利用，銷毀比較困難

與普通的檔案相比，會計檔案的專業性比較突出，需要專業的人員進行整理和保存，便于以后工作需要時查閱。但是由于人員素質較低，管理制度不健全，檔案管理的工作僅限于對各種數據的整理，基本上不能得到開發利用，造成檔案的機制不能完全體現出來。檔案的銷毀工作也是檔案管理的重要內容，可以實現對高校有關數據材料的保密。但是在財務檔案管理中，檔案的銷毀卻沒有引起檔案人員的重視，造成大量的檔案材料堆積，銷毀工作的任務不斷加大。

三、加強財務檔案管理的策略

1.加強檔案管理工作人員的隊伍建設

保證高校檔案管理信息化快速發展必然要有一支具備較高素質和較高專業能力的檔案管理工作人員隊伍，所以進一步改革高校檔案管理信息化建設工作，首先要加強檔案管理工作人員的隊伍建設。可以通過對在職檔案管理人員進行深化培訓來直接培養，引進一批專業的高端檔案管理人才作為人才儲備，定期考核強化檔案管理人員的技能從而促使其管理技能水平不斷提升等方式來強化檔案管理人員的綜合素質和能力，推動檔案管理信息化進程的快速發展。

2.加快制訂檔案管理信息化建設的標準和制度

“無規矩不成方圓”，加快制訂高校檔案管理信息化建設的相關標準與規章制度，有利于保障高校檔案管理信息化建設進程的順利開展，同時有利于規范檔案信息化管理流程，確保檔案信息的安全性和準確性，提高檔案管理的成效性。檔案信息化建設工作的首要任務就是要實現高校檔案信息化建設工作的標準化，保證各項檔案信息管理有章可依，有制度可循，制訂與高校檔案管理實際情況相適合的信息化建設管理制度，可以更加快捷地推動高校檔案信息化建設進程健康全面地發展。

3.實現財務檔案的數字化建設

傳統的會計檔案管理工作，單純依靠人工來完成，工作效率比較低下，工作中出現的疏忽和失誤也比較多，電子計算機技術在檔案管理中的使用，有利于實現檔案管理的數字化建設，可以促進管理工作邁向一個新臺階。高校要充分利用網絡技術和電子計算機，通過培訓讓檔案人員掌握一定的網絡知識和操作技術，建立網上會計檔案資料平臺，實現檔案管理的數字化建設。

四、結語

高校財務檔案管理信息化雖然已經成為一種必然趨勢，但并不是一蹴而就的，它是一項長期的、系統性的工程，需要觀念、技術、人力、財力等各方面的配合才能完成。檔案管理信息化是信息化的又一次大發展，高校必須迎接此次挑戰，最大限度發揮檔案的作用。

參考文獻：

[1]王文芳.人力資源和社會保障部門檔案管理工作的實踐與認識[J].辦公室業務，2014（12）.

[2]曾孜.論疾控檔案數字化建設策略[J].管理觀察，2014（7）.