淺析運用計算機管理財務檔案的重要性

李樹力

摘 要：隨著社會經濟水平的不斷提高，科學技術獲得了極大發展。由于網絡信息技術的逐步普及，信息化技術作為當今一種非常適用的工具被應用到各行各域，在賬務檔案管理中也不例外。本文從信息化技術在賬務檔案管理中的必要性、原則以及如何使信息化技術在賬務檔案管理中更好地得到應用等方面進行研究和探索。

關鍵詞：信息化技術；賬務；檔案管理

一、信息技術在賬務檔案管理中的必要性

在當今這個信息化的時代，把信息技術應用在賬務檔案管理中，對高校以及社會的發展是相當重要的，同時具有積極意義。信息化技術在賬務檔案管理中的應用，改變了傳統的賬務檔案管理模式，同時避免了傳統賬務檔案管理模式的局限性，大大提高了賬務檔案管理的效率和質量，對高校賬務檔案管理具有革新作用。除此之外，賬務檔案管理作為當今一種重要的信息資源，在高校的管理中占據極其重要的地位。把計算機技術應用到賬務檔案管理中，集合了計算機的儲量大、高效方便及查找方便等特點，最大限度地實現了賬務檔案管理資源共享，同時使賬務檔案管理也具有了效率高、質量好、科學化的特點，更能為高校做出一定貢獻。所以，把信息技術應用于賬務檔案管理是非常有必要的。

二、運用計算機管理財務檔案應正確把握的原則

1.高效性

在賬務檔案管理中，應將如何提高賬務檔案的使用效率作為主要目標，圍繞著賬務檔案使用實際，采取具體的管理措施，使賬務檔案管理能夠在高效性方面取得積極進展，滿足賬務檔案的實際使用要求。

2.準確性

除了要保證賬務檔案管理的高效性之外，保證賬務檔案管理的準確性也是提高賬務檔案管理整體效果的重要措施。為此，應準確把握賬務檔案管理的準確性原則，提高賬務檔案管理的整體效果。

3.安全性

從目前賬務檔案的實際使用來看，安全性是關系到賬務檔案使用的重要因素。因此，只有把握賬務檔案的安全性原則，切實提高賬務檔案管理的安全性，才能保證賬務檔案管理取得積極效果。

三、賬務檔案管理中采用信息化技術的策略

1.制訂管理標準

在賬務檔案的管理過程中，要想保證賬務檔案管理取得積極效果，就要從管理標準入手，具體應做好以下幾個方面工作：

一是認識到建立管理標準的重要性。對于賬務檔案管理而言，只有建立明確的管理標準，使賬務檔案管理有可靠的依據，才能保證整體效果滿足實際需要。因此，只有認識到建立管理標準的重要性，才能為賬務檔案管理提供有力支持。

二是標準的制訂應覆蓋整個管理流程。在賬務檔案管理標準建立中，需要對每一個管理流程都進行明確和規定，使管理標準能夠起到較好的指導作用，為賬務檔案管理提供有效的支持和指導，保證賬務檔案管理的整體效果滿足實際需要。

三是標準的制訂應保證全面性和科學性。基于賬務檔案的特點，在賬務檔案管理標準的建立過程中，既要保證管理標準的全面性，也要保證管理標準的科學性，使管理標準能夠具有較強的可操作性，滿足賬務檔案管理需求，提高賬務檔案管理的整體質量。

2.利用網絡信息平臺，提高檔案利用率

檔案是每一個高校或企業順利開展工作的重要參考，可以為未來的工作提供一定的借鑒與參考價值。為了使這些重要的信息資源得到更好的宣傳，應該建立網絡信息平臺，讓這些資料可以更好地為工作所用。

3.借助多媒體，提高檔案整理質量

在將信息技術應用到賬務檔案管理的過程中，運用多媒體技術，實現檔案資料由紙質版向電子版的轉變，避免了紙質版破損、陳舊等局限性，使賬務檔案管理的資料能夠更好地存儲與收藏，從而提高檔案整理的質量。

4.理清信息化技術在賬務檔案管理中的應用步驟

首先，收集整理。檔案整理人員應該做好資料的收集與整理。其次，歸納整理，這是信息技術應用于賬務檔案管理的一個重要步驟。在這個過程中，賬務檔案管理人員應該盡全力確保檔案資料的完整性，才能更好地做好歸納分類。最后，查詢和提取，這是信息化技術在賬務檔案管理中的最終目的，旨在為前面的賬務檔案管理工作做出一個總結，從中提取出有效的信息。這三個步驟之間是相互聯系的，也是做好賬務檔案管理工作必不可少的。

四、結語

信息化技術在賬務檔案管理中的應用，不僅保證了的賬務檔案管理的完整性和準確性，提高了賬務檔案管理工作的效率與質量，還為財務人員順利開展工作提供了重要的參考和典范。

參考文獻：

[1]鄭晶.淺談信息技術在賬務檔案管理中的應用[J].東方企業文化，2013（6）.

[2]陸營潔.數字信息技術在賬務檔案管理中的應用必要性[J].辦公室業務，2014（6）.