淺談數(shù)字化時代高職院校的檔案管理

摘 要在數(shù)字化時代，檔案管理人員將紙質(zhì)的檔案文件信息化，這種改革顛覆了傳統(tǒng)的檔案管理思想。高職院校的檔案記載了學校在教學、科研、招生以及學生管理工作中的許多重要信息，如何有效地利用這些寶貴的檔案資源成為檔案管理人員亟待解決的問題。論文分析了在數(shù)字化時代高職院校檔案管理面臨的問題，剖析了開展檔案信息化建設的必要性，探索了數(shù)字時代高職院校檔案管理的新途徑。

【關鍵詞】高職院校；檔案管理；數(shù)字化

隨著我國高等職業(yè)教育的不斷深化，高職院校的師生數(shù)量有了較大幅度的提高。與此同時，高等院校的師生檔案每年也要進行大規(guī)模地更新，比如：在新生入學和畢業(yè)生離校階段。由此可見，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無法適應當前高等職業(yè)教育的發(fā)展形勢。隨著數(shù)字時代的到來，電子檔案的應用大幅度地提高了高職院校檔案管理的效率，推進了高職院校檔案管理工作的正規(guī)化建設。

1 高職院校檔案管理信息化的重要意義

1.1 檔案管理信息化提高了高職院校管理的效率

高校檔案資料記載了高校各項工作的詳細信息，揭示了高職院校各個部門在不同歷史階段的工作業(yè)績。高職院校檔案資料是學校各項工作開展的基礎，檔案管理信息化提高了檔案資料管理的效率，從而提高了高職院校管理的效率。檔案管理信息化的目標之一就是通過高效地整理、統(tǒng)計和分析檔案信息，將隱藏在檔案信息中的情報提供給高層領導，為領導決策提供有力的支持。

1.2 檔案管理信息化提供了大量的信息供社會機構考核評價

如何客觀地評價高職院校的辦學質(zhì)量是社會機構亟待解決的難題。高職院校的檔案資料全面地反映了學校的辦學條件、畢業(yè)生就業(yè)方向、教師的科研成果以及學院的教學改革成果等，屬于高職院校自身提供的評價信息。得到這些信息后，社會機構再結合社會其它方面對高職院校的評價信息就可以客觀地評價這所高職院校了。

2 高職院校檔案管理工作中存在的問題

在數(shù)字化時代，雖然我國高職院校的領導們重視高校檔案管理工作，逐步地更新了檔案管理部門的辦公設備，但是我國高職院校的檔案管理工作仍然面臨一些亟待解決的問題。

2.1 缺乏現(xiàn)代化的辦公設備

由于缺乏辦學經(jīng)費，部分高職院校沒有為檔案管理部門配備電腦設備，這些學校還是采用傳統(tǒng)的人工管理方式來管理紛繁蕪雜的檔案信息。檔案的人工管理方式效率低下，檔案管理人員經(jīng)常在面臨學院檢查的時候加班加點地整理檔案，工作質(zhì)量難以保證。有些院校的檔案管理部門使用其他部門淘汰下來的電腦，這些電腦經(jīng)常出現(xiàn)失靈的現(xiàn)象，影響了檔案管理部門的工作效率。多數(shù)高職院校使用了先進的電腦，但是檔案管理部門沒有使用信息系統(tǒng)來管理檔案信息，結果他們很難從大量的檔案信息中獲取有價值的情報。

2.2 缺乏高素質(zhì)的檔案管理人才

目前，多數(shù)高職院校的檔案管理人員素質(zhì)不高，缺乏基本的信息管理知識。有些高職院校為了吸引高層次人才，不惜將這些人才的配偶安排在檔案管理崗位。為了降低管理成本，部分高職院校聘用臨時人員充實檔案管理崗位。這些檔案管理人員無法理解檔案管理的重要意義，不能夠使用先進的信息系統(tǒng)來管理浩如煙海的檔案數(shù)據(jù)。高素質(zhì)的檔案管理人才匱乏嚴重地阻礙了高職院校檔案管理工作的正規(guī)化進程。

2.3 缺乏完善的檔案管理制度

受多方面因素制約，我國的高職院校的檔案管理手段相對滯后，常常出現(xiàn)不同的檔案管理人員管理著不同種類的檔案。不同類型的檔案在存儲介質(zhì)形式和存儲介質(zhì)規(guī)格上存在不同，比如音像資料以光盤形式存儲，學生登記表以卡片的形式存儲，學生成績單以紙張為存儲介質(zhì)等。這樣，高職院校很難用統(tǒng)一的管理制度來管理不同的檔案管理員和檔案資料。

2.4 檔案服務觀念陳舊落后

檔案管理部門的工作人員往往服務觀念陳舊落后，只滿足于管理好手頭的檔案資料，或者幫助學院領導查找檔案資料。檔案管理人員在工作中往往得過且過，滿足于應付學院的檢查，缺乏開拓創(chuàng)新的意識。市場經(jīng)濟環(huán)境下，檔案管理部門應該以滿足不同用戶的個性化檔案需求為服務宗旨，在不違反學院制度的前提下開展檔案的有償查詢借閱和復印服務。

3 數(shù)字時代高職院校檔案管理的新思路

在數(shù)字時代，高職院校要適應信息化社會發(fā)展的趨勢，樹立先進的信息化管理理念。Internat已經(jīng)深入社會生活的方方面面，高職院校應該加強校園網(wǎng)絡建設，為檔案管理工作奠定堅實的硬件基礎。高職院校應該將互聯(lián)網(wǎng)技術和信息管理技術融入檔案管理工作中來，進一步地推進檔案管理的信息化進程。

3.1 高職院校加強網(wǎng)絡基礎設施建設

在數(shù)字化時代，網(wǎng)絡基礎設施建設是實現(xiàn)高校檔案信息化管理的基本條件。在傳統(tǒng)條件下，高職院校的檔案管理采取的是人工管理的方式。人工管理檔案的方式，檔案信息的處理量較少，與高校其他部門的接觸也比較少，呈現(xiàn)出信息孤島的態(tài)勢。在信息化條件下，高職院校要采用信息系統(tǒng)來管理檔案信息。信息系統(tǒng)的管理方式，檔案信息的處理量龐大，要求加強與高校其他部門的聯(lián)系，更迫切地要求打破阻礙信息傳播的障礙。實踐表明，全面覆蓋高職院校校園的網(wǎng)絡能夠充分地發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢。此外，高職院?？梢曰I建高校檔案信息化平臺，引導和鼓勵學院的其他部門從平臺上獲取檔案信息，使檔案管理工作向信息化、數(shù)字化邁進。

3.2 高職院校提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

高職院校檔案管理信息化要求檔案管理部門的工作人員具備較高的信息化水平。當前，很多高職院校的檔案管理人員并非科班出身，缺乏高校檔案管理的業(yè)務能力。高職院校的檔案管理人員應該具備較高的專業(yè)素質(zhì)：他們應該了解信息系統(tǒng)的基本知識，知道如何應用信息系統(tǒng)來管理檔案，具備檔案學的基本知識和計算機網(wǎng)絡知識。由此可見，高職院校要有意識地定期培訓檔案管理人員，提高他們的信息化水平、計算機應用能力和檔案管理水平。

3.3 高職院校積極開發(fā)和利用檔案信息系統(tǒng)

首先，高職院校應該開發(fā)檔案信息系統(tǒng)。高職院?？梢愿鶕?jù)檔案管理的實際要求先建立學院檔案管理數(shù)據(jù)庫，然后在此基礎之上開發(fā)適合自身需求的檔案信息系統(tǒng)。檔案信息系統(tǒng)建立起來之后，可以錄入些檔案信息開展系統(tǒng)的測試工作。其次，高職院?？梢詫W院多年建設和發(fā)展累積形成的關于教學、科研、招生和各類管理等方面具有重要保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同載體的原始記錄用信息化形式備份下來，存入檔案信息系統(tǒng)，以利于長久保存、更新。檔案信息的錄入工作要循序漸進，做到信息錄入的真實和準確。最后，高職院?？梢酝茝V使用檔案信息系統(tǒng)。學?？梢怨膭顚W校的其他部門將檔案信息利用計算機網(wǎng)絡傳遞到檔案管理部門，并引導他們科學地利用檔案信息系統(tǒng)獲取自身所需要的檔案信息，使檔案信息化建設與數(shù)字化校園建設同步。

3.4 高職院校維護好檔案信息系統(tǒng)

高職院校的檔案管理部門要做好檔案信息系統(tǒng)的日常維護工作。高職院校的學生數(shù)量龐大，每年都有學生入學和畢業(yè)。高校學生入學和畢業(yè)的時間固定，這就要求檔案管理人員根據(jù)學院的實際情況制訂自己的工作計劃，規(guī)劃每年各個階段的工作重點，做到有的放矢。只有完整和準確地錄入檔案的基礎信息，才能順利地開展后期檔案信息的維護，從而進一步地提高高職院校的檔案管理水平。

4 結語

高職院校的檔案管理工作在學校的發(fā)展和壯大過程中起著重要的作用，檔案工作的重要特點是服務性，檔案工作者要從根本上轉(zhuǎn)變思想觀念，變被動服務為主動服務，把工作重點放在檔案資源的開發(fā)與利用上，搞活檔案工作。檔案管理者要開動腦筋，豐富檔案室藏內(nèi)容，優(yōu)化檔案室藏結構，努力開發(fā)檔案信息資源，圍繞學院工作開展檔案的編研工作，實現(xiàn)檔案的靜態(tài)管理向動態(tài)信息的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡化、數(shù)字，提高檔案資源的利用率。高職院校的領導們應該引起足夠的重視。高職院?？梢酝ㄟ^提高網(wǎng)絡覆蓋率，引進先進的信息化管理理念，加強檔案管理部門工作人員的崗位培訓等方式逐步地提高高職院校檔案管理部門的服務水平。

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作者簡介

劉洋（1987-），女，黑龍江省綏化市人。現(xiàn)為黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學院助理館員。研究方向為檔案管理。

付璐（1988-），女，河北省遷安市人。現(xiàn)為黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學院助理館員。研究方向為檔案管理。

作者單位

黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學院 黑龍江省哈爾濱市 150025