淺談城建檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

摘 要：本文從新時(shí)期城建檔案管理的新特點(diǎn)入手，對(duì)城建檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了概述，并提出了促進(jìn)城建檔案管理的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：城建檔案管理 現(xiàn)狀 對(duì)策

城市在發(fā)展，城建檔案也不能落后。目前我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入“十三五”的新時(shí)期，也進(jìn)入了全面建設(shè)小康社會(huì)的最后五年。新時(shí)期背景下的城建檔案管理內(nèi)涵也在不斷的發(fā)生著變化。

一、新時(shí)期背景下城建檔案管理的新特點(diǎn)

1.管理方式更加靈活。傳統(tǒng)的城建檔案主要是以紙質(zhì)文件、音像資料為主。但是隨著檔案數(shù)量的增加和多元化的載體，使得其在管理方式更加多元，既有實(shí)體檔案的管理，也有電子檔案的管理，所以對(duì)管理人員提出了更高的要求。

2.管理內(nèi)容更加廣泛。城建檔案包括的內(nèi)容較多，例如在基礎(chǔ)設(shè)施方面，有市政基礎(chǔ)設(shè)施工程和交通、公用基礎(chǔ)設(shè)施工程，以及園林建設(shè)工程、風(fēng)景名勝工程、市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施工程、城市防洪抗震工程、人防工程、軍事工程檔案資料（注，不包括軍事禁區(qū)、軍事管理）中從市區(qū)穿越的地下管線工程以及隱蔽工程的位置圖。而在工民建工程方面，所有的市級(jí)以上與特批的重大建設(shè)項(xiàng)目。除此之外，還有地下管線檔案、城市勘察成果檔案、城市規(guī)劃編制成果檔案、城市建設(shè)科研檔案、城市規(guī)劃和建設(shè)與管理的政策法規(guī)、城市歷史自然經(jīng)濟(jì)方面的基礎(chǔ)資料等。所以在管理內(nèi)容上較多，同時(shí)在形成、整理、審核、移交需要工程的參建單位共同完成，最終由建設(shè)單位匯總、歸檔、驗(yàn)收和上報(bào)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的缺失均會(huì)對(duì)其完整性帶來(lái)影響。

3.專業(yè)性更強(qiáng)?，F(xiàn)代城市建設(shè)工程項(xiàng)目中的專業(yè)技術(shù)更多，所涉及學(xué)科也較廣，加上歸檔時(shí)間較長(zhǎng)，所以在管理過(guò)程中，對(duì)管理人員的專業(yè)性要求更強(qiáng)。尤其是作為主管檔案的政府行政主管部門的城建檔案管理人員，必須切實(shí)做好參建各方的協(xié)調(diào)工作，加強(qiáng)與各方的溝通和交流，盡可能地加強(qiáng)對(duì)其的指導(dǎo)，才能更好地促進(jìn)其專業(yè)技術(shù)水平的提升和優(yōu)化。而這對(duì)現(xiàn)代城建檔案管理人員提出了更高的要求。

二、新時(shí)期背景下我國(guó)城建檔案管理的現(xiàn)狀

1.收集保管型的管理模式。我國(guó)很多城市在城建檔案管理中，主要采取收集保管型的管理模式。而這不僅工作十分繁瑣，而且調(diào)檔難度大，不易保管。這一傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。目前雖然很多城市在城建檔案管理中注重信息化建設(shè)工作的開展，但是所取得的實(shí)際成效有待進(jìn)一步完善，往往只是對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化的處理，在處理后則忽視對(duì)其的管理和校核，也忽視對(duì)其的及時(shí)更新，導(dǎo)致很多地方的信息化城建檔案管理面臨換湯不換藥的窘境。因而必須引起我們的重視。

2.參差不齊型的管理人員。在城建檔案管理工作中，由于其管理的主體屬于建設(shè)單位，行政主管部門主要負(fù)責(zé)檔案的接收和保管。而建設(shè)單位在對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目的檔案進(jìn)行收集和整理時(shí)，往往存在缺這缺那的問(wèn)題，甚至從中存在隱瞞和欺詐的問(wèn)題，導(dǎo)致很多工程檔案的質(zhì)量受到影響。究其根源，主要是因?yàn)槟壳皡⑴c城建檔案管理的人員較多，且不同環(huán)節(jié)之間的配合不到位，尤其是檔案管理人員之間的專業(yè)知識(shí)和技術(shù)水平存在的差異較大，而這就會(huì)引發(fā)這樣或那樣的問(wèn)題。且這些問(wèn)題在很多城市或多或少的存在，同樣需要我們強(qiáng)化對(duì)其的教育和改進(jìn)。

3.遲滯不前型的管理理念。雖然目前在城建檔案管理工作重視力度得到了日益空前的重視，但是在管理理念上則停留在傳統(tǒng)的思想上。一些行政主管部門錯(cuò)誤的認(rèn)為自己只是城建檔案的保管員，置城建檔案的科學(xué)性和完善性以及真實(shí)性于不顧。而建設(shè)單位雖然是城建檔案形成的主體，但是在形成過(guò)程，需要強(qiáng)化與施工、監(jiān)理等方面的合作，往往錯(cuò)誤的認(rèn)為檔案管理部門不催就不整理。所以在檔案管理中往往難以確保職責(zé)得到有效的落實(shí)。究其根源，主要是因?yàn)楦髯运械墓芾砝砟钶^為傳統(tǒng)，并沒(méi)有從傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)移到服務(wù)上來(lái)，更沒(méi)有從傳統(tǒng)的被動(dòng)轉(zhuǎn)移到主動(dòng)的理念上來(lái)，最終導(dǎo)致城建檔案管理工作職責(zé)難以得到有效的落實(shí)。

4.重建輕管的管理亂象。很多城市為了緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，在數(shù)字化城建檔案館方面的建設(shè)加大了投入力度，但是在建設(shè)之后往往忽視對(duì)其的管理，使得人們對(duì)數(shù)字化城建檔案館的作用難以認(rèn)識(shí)，加上宣傳不夠，甚至很多人都不知道數(shù)字檔案館的存在。尤其是一些建設(shè)單位還采取傳統(tǒng)的方式傳遞和上交檔案。市民在查閱城建檔案時(shí)遇到的困難重重，能查詢的資料信息有限，所以數(shù)字化城建檔案館的功能需要不斷的完善。究其根源，主要是一些檔案管理部門認(rèn)為在建設(shè)完數(shù)字化城建檔案館之后就可以一勞永逸，而忽視對(duì)其的管理，導(dǎo)致其資源得不到及時(shí)的更新，同時(shí)也給黑客對(duì)信息資源的安全和攻擊帶來(lái)便利，因而必須引起我們的足夠重視[2]。

三、對(duì)策分析

1.轉(zhuǎn)變職能，優(yōu)化管理模式。針對(duì)目前在管理模式上存在的問(wèn)題。筆者認(rèn)為應(yīng)從傳統(tǒng)的收集保管型逐步轉(zhuǎn)移到信息服務(wù)型的模式上來(lái)。所以為了轉(zhuǎn)變自身的管理職能，首先就必須強(qiáng)化思想建設(shè)，以狠抓學(xué)習(xí)為切入點(diǎn)，在年度學(xué)習(xí)規(guī)劃、月度學(xué)習(xí)安排上形成慣例，切實(shí)注重整治理論與業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，并將其作為績(jī)效考核內(nèi)容，使其充分意識(shí)到學(xué)習(xí)的重要性，從內(nèi)心意識(shí)到自身的職責(zé)和工作的重要性。其次是轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，在自己的崗位上為城建檔案管理水平的提升，注重現(xiàn)有資源的整合和優(yōu)化，主動(dòng)積極地參與到城建檔案管理之中。最后是在信息化建設(shè)中注重對(duì)數(shù)字化檔案的保管和利用，切實(shí)強(qiáng)化對(duì)其的創(chuàng)新性管理，并在體制上進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)內(nèi)部職能機(jī)構(gòu)進(jìn)行完善，將業(yè)務(wù)流程拓展，促進(jìn)信息服務(wù)渠道更加暢通，才能更好地促進(jìn)智慧城市的打造和數(shù)字化城市的構(gòu)建，并為此而不懈地努力。

2.強(qiáng)化教育，優(yōu)化專業(yè)水平。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，盡可能地促進(jìn)其專業(yè)技術(shù)水平的提升，從整體上提高城建檔案管理實(shí)力，縮小管理人員之間的差距，加強(qiáng)學(xué)習(xí)和溝通，狠抓城建檔案質(zhì)量，并從源頭入手，深入現(xiàn)場(chǎng)，切實(shí)做好城建檔案的校核工作，才能更好地確保城建檔案內(nèi)容的真實(shí)性，并在各方的共同努力下推進(jìn)城建檔案事業(yè)的發(fā)展。所以，為了更好地促進(jìn)其作用得到有效的發(fā)揮，我們?cè)谧龊蒙鲜龉ぷ鞯幕A(chǔ)上，還應(yīng)切實(shí)注重社會(huì)全員的宣教工作，尤其是參建單位的歸檔意識(shí)，并在檔案安全管理上加大力度，做好對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)和常規(guī)檔案的保護(hù)，才能促進(jìn)城建檔案管理水平的提升和優(yōu)化，并為此而不懈的努力。

3.建養(yǎng)并重，提高服務(wù)質(zhì)量。在注重硬件建設(shè)的同時(shí)，我們還應(yīng)切實(shí)注重服務(wù)質(zhì)量的提升。這就需要我們?cè)谶@一工作中，注重資源的更新和數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)，盡可能地提供多元化、智能化的服務(wù)。例如某市在建成數(shù)字化城建檔案館之后，利用其中的在線預(yù)約功能，就能遠(yuǎn)程查看開放范圍內(nèi)所需的城建檔案，甚至能查看工程進(jìn)度，買的商品房還能查看到建設(shè)到了哪個(gè)環(huán)節(jié)。且與線下的自主查詢終端與線上的城建檔案信息管理平臺(tái)進(jìn)行自助的查詢。同時(shí)始終注重對(duì)其的維護(hù)，及時(shí)的更新和維護(hù)系統(tǒng)的安全，堵住信息漏洞，既能提供多元的信息服務(wù)，又能確保信息安全，將城建檔案的作用真正的發(fā)揮出來(lái)[3]。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)狀的分析是對(duì)目前工作的反思，對(duì)策的提出是對(duì)未來(lái)工作的規(guī)劃和展望。所以為了更好地促進(jìn)城建檔案管理工作的開展，我們必須必須掌握新時(shí)期背景下城建檔案管理的新特點(diǎn)，并結(jié)合其現(xiàn)狀，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)其的優(yōu)化與完善。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙彤新時(shí)期城建檔案管理工作的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].城建檔案，2016，03：38-39.

[2]劉彩靜.城建檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策分析[J].城建檔案，2016，07：56-57.

[3]李睿.淺談城建檔案管理及開發(fā)利用[A].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——管理科學(xué)與工程研究學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院：，2016：1.