改進城建檔案管理工作的思考

摘 要：在城市建設工作中，城建檔案是建設進程中所留下的重要財富，對城市建設的后期工作具有重要的指導借鑒意義，因此必須做好城建檔案管理，完善管理體系，以確保檔案的管理為城市建設工作提供更重要的價值。本文以筆者多年的城建檔案管理實踐經驗為基礎，總結并分享管理工作中的問題與策略。

關鍵詞：城建檔案管理 問題 策略

當前，我國城市化建設事業日益壯大，這對其相應的檔案管理工作有了更高的要求。在城市化建設進程日益推進中，檔案管理方式并不是一成不變的，其本身的艱巨性與復雜性在適應城建工作的轉變上更應引起工作人員的思考。鑒于此，本文緊密結合筆者多年的工作經驗談談城建檔案改進工作的想法。

一、城建檔案管理工作的特點及意義

在城市建設中，城建檔案管理是其重要的組成部分。通常情況下，人們會將城建檔案歸屬于科學技術性檔案的一部分，而其最重要的作用則表現在對城市今后的規劃與發展的利用上，正是這一特性決定了改進城建檔案管理工作的意義[1]。眾所周知，城建檔案是指在城市規劃建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，所以，城建檔案的管理工作貫穿于整個建設過程及管理活動中，文件材料的產生、形成及編制是同步進行的，城建檔案在城市建設中涉及到的地質勘察、工程建設、物料供應以及一系列的工程管理活動，集合了經驗與理論實踐于一體，對城市規劃后期對管理與施工有著較為明顯的指導性作用。此外，它也屬于歷史性資料的范疇，能夠為檢查評估與文化儲備提供一定的參考[2]。當前我國市場經濟體制的推動與發展，城建速度大大提升，很多社會部門工作人員均加大了對城建檔案重要性的認識，改進城建檔案的管理，使其適應城建工作的發展并確保與時俱進，這也將成為大勢所趨。首先，城建檔案管理工作覆蓋面廣泛，綜合性較強，其實質與城市建設所需面對的問題緊密相關。城市建設的過程中又涉及到人口、經濟、文化等多個因素，撇開任何一方面的檔案及管理都是不完善的，無法充分展現資料的綜合性。而其廣泛的覆蓋面又決定了管理人員的多元化和復雜化、種類的多樣化問題。其次，檔案的形成也表現為一定的特質。眾所周知，城建檔案形成本身就依賴于城市建設工程發展，然而很多城市建設工程的規模巨大，需要經歷數年甚至十幾年的規劃建設，其長期性與復雜性的特征導致檔案管理人員在諸多程序與手續的辦理中存在僥幸心態，而忽略長期性的系統管理。再者，城建檔案建設還體現了不同地區的地域文化特點，城市本身地域性與文化習俗不同，其對應的檔案收集管理工作著重點也不同，因此對不同地區的檔案管理經驗與借鑒要區別對待，凸顯不同地域性檔案管理的高價值和特征[3]。最后是城建檔案管理傳播性的突出特征，在城市當地的城建檔案有著非常重要的傳播價值，尤其是涉及歷史城建，更為歷史記錄編制做出突出貢獻，一旦城市因自然原因而出現破壞，那么城建檔案的作用則會增值。

二、當前城建檔案管理工作存在的問題

信息化的發展無疑為當前城建檔案管理工作帶來了便捷，但對于傳統的管理模式卻產生了極大的沖擊，與此同時，很多習慣采用傳統人工管理的人員也沒有意識到信息化所帶來的顛覆性影響，不具有較強的適應力轉變管理模式。而辦公室網絡化也極大程度提高檔案管理的效率，但卻存在一定的片面性，表現為嚴重影響傳統辦公同事之間的交流效率。實際上，電子信息產品在社會的多個領域都得到了更為充分與深入地應用，在顛覆工作人員傳統觀念影響的基礎上，檔案管理這一具有典型傳統人工性的工作還很難適應電子化辦公環境。此外，當前大多辦公媒介也基本以紙質媒介為主，電子檔案辦公帶來的沖擊與覆蓋程度還遠遠不夠，這對轉變檔案管理人員工作模式有一定的阻礙作用[4]。

三、改進城建檔案管理工作的措施探討

1.完善城建檔案管理制度。加強城建檔案管理的制度建設，應該成為轉變城建檔案管理模式，提高城建檔案管理要求，并確保管理工作更科學合理化開展的基礎。當前我國盡管已有不少單位部門在城建檔案管理工作中編制了相關制度，但其完善性還需要進一步加強，且真正得以實施的程度也受到質疑。此外，還要強化建立能夠促進檔案管理與部門交流溝通的制度，確保在城建檔案管理工作上各部門之間人員交流合作的高效性，同時也能進一步加快對網絡化檔案管理的速度，使得城建檔案管理工作更科學有效。

2.加強配套法律體系建設。上述所示，檔案管理制度的建立健全是規范從事檔案管理人員工作的有效規則，而針對這一規則進行高效的實施與執行，則還需要與之相配的法規加以約束。縱觀我國政府當前在城建檔案管理工作領域的法律法規，已經出臺的包括《城市建設檔案管理規定》、《檔案法》等等，在約束城建檔案管理人員合理合法行為上有一定的作用，但依舊還需要更多細節化的法律體系，進一步促進檔案管理工作的合法性與效率。伴隨著時代的進步與發展，各種科學技術的開發與應用，在未來的城建檔案管理工作中必然還有更多新問題涌現，因此，配套的法律體系必須與新的形勢和問題同步建立與完善，以更快更好地解決城建檔案的管理問題。

3.加強對管理工作的指導監督。由于城建檔案涉及內容的廣泛性與復雜性，決定了其城建檔案管理工作需要多個領域部門的參與，復雜的交流與配合也必然導致其中存在更多不合理的職責分配，這就需要相關部門對城建檔案管理工作的復雜性取得進一步的認識，對其涉及到各個專業領域進行深入地研究，從而定期對城建檔案管理工作進行應用模式與管理效率的視察，及時發現如交流溝通、借鑒引用、執行實施等多方面存在的問題，及時加以專業性指導，以提高問題解決的及時性，強化監督效果。

4.全面提高管理人員素質。不可否認，當前對于城建檔案管理人員的招聘與選拔還存在不少問題，其培訓方式也有待進一步科學化與合理化的改善，其主要表現在并沒有將建設工程的建設過程中的即時性信息整合更新，缺乏高度的敏銳性，同時也沒有將城建檔案管理人員的選用和新時期城建工作的諸多特征相結合進行考慮，還存在較多的直接通過上級命令接任管理且頻繁調動崗位的情況，造成檔案資料管理的銜接性受阻、交接工作不完善而產生的城建檔案管理工作效率低的后果。從城建檔案管理工作本身的情況來看，管理具有一定技術性，且伴隨城建資料的增多以及城建工程的推進具有更深遠的復雜性，因此接手的工作人員必須具備專業的業務能力和信息化管理操作技術，才能進入城建檔案管理的團隊中交接工作，同時相關的單位企業也要不定期對員工進行專業的培訓。

5.引進高新技術提高管理效率。長期的城建檔案管理工作實踐證實，信息化技術在各行業領域中的覆蓋，極大程度地提高了檔案管理的有效性與科學性，因此，必須轉變當前城建檔案管理工作人員與時俱進的工作意識，積極學習并應用新的管理技術，全面提高信息化在檔案管理工作中的覆蓋范圍與深入程度，大力構建信息化操作平臺，充分融合信息化技術手段的優勢提高管理效率。

四、結語

伴隨著時代的變遷，針對當前逐漸顯露的傳統城建檔案管理問題，工作人員應該以前瞻性的眼光看待，通過解決管理問題，提高管理效率來促進城建檔案事業的不斷發展，并在此基礎上積極規劃城建工作，推動社會建設發展，都應該成為每一個城建工作者都要思考的問題。總之，現代城建檔案管理是一個系統性的工程，參與其中的部門人員都應加強交流與溝通，通過擬定科學制度，不斷學習優化自身專業能力，思考解決存在的問題，才能促進檔案管理的健康有效發展。

參考文獻：

[1]黃鈺華.關于城建檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業務，2015，11（06）：64.

[2]崔育萍.關于完善城建檔案管理工作的思考[J].辦公室業務，2012，12（03）：17-18.

[3]許陽.淺析加強城建檔案管理的對策與思考[J].辦公室業務，2014，12（05）：249.

[4]屈紅軍.新形勢下提高城建檔案管理工作的思考[J].城建檔案，2012，11（12）：12-14.