淺析檔案管理現(xiàn)代化

摘 要：隨著科技的發(fā)展，我國也邁進(jìn)了信息技術(shù)時(shí)代，我國的現(xiàn)代化水平也逐漸增強(qiáng)，為了在世界上也達(dá)到先進(jìn)的水平，檔案管理的現(xiàn)代化也成了檔案事業(yè)發(fā)展必不可少的要求。本文主要內(nèi)容為檔案管理現(xiàn)代化出現(xiàn)的問題以及應(yīng)對(duì)的策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理 現(xiàn)代化

在如今的社會(huì)，檔案管理現(xiàn)代化也慢慢引起了人們的重視，雖然檔案的現(xiàn)代化管理比原來稍有進(jìn)步，但也僅僅處于最基本的方面，比如僅僅局限于硬件方面。并且，信息化的發(fā)展為檔案管理起到了很好的輔助作用，當(dāng)然也對(duì)檔案管理現(xiàn)代化有了更高的需求，不僅是硬件方面，也包括在技術(shù)方面和人才需求方面，都有了更高的要求。而我們?cè)跈n案管理方面卻無法滿足現(xiàn)代化對(duì)檔案處理方面處理的要求，所以，我們應(yīng)該制定一系列策略從而提高檔案管理現(xiàn)代化的水平。如今是一個(gè)信息化時(shí)代，我們更應(yīng)該把握住這個(gè)機(jī)會(huì)，利用信息化的平臺(tái)賦予檔案管理新的生命力，才能緊跟世界范圍內(nèi)檔案管理現(xiàn)代化的步伐，而檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展一定會(huì)為我國的現(xiàn)代化發(fā)展帶來一份強(qiáng)有力的支持。所以，無論現(xiàn)下起點(diǎn)有多難，只要清楚檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)在要求和必然趨勢(shì)，開動(dòng)創(chuàng)新思維，緊跟國家全面改革開放的策略，就一定可以推動(dòng)并實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

一、檔案管理出現(xiàn)的問題

隨著信息全球化的特征越來越明顯，一個(gè)依靠信息、網(wǎng)絡(luò)以及電子設(shè)備等新工具和新方式的信息時(shí)代在向我們招手。不過，在這樣的發(fā)展背景下，檔案管理要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，卻因?yàn)閷?shí)際存在的一些問題，遭遇了瓶頸，而我們需要做的還有很多。根據(jù)目前檔案管理的現(xiàn)實(shí)狀況進(jìn)行總結(jié)及研究，由于檔案管理工作其實(shí)是一項(xiàng)機(jī)密性、政治性、專業(yè)性都很強(qiáng)并且工作量很大的工作，所以要求具有相關(guān)專業(yè)的人來負(fù)責(zé)，也就是所謂的專人管理，并且需要不少的人以及更大的實(shí)際空間來存放。可是，由于專業(yè)的檔案管理人員編制不足，通俗點(diǎn)說就是人手不夠，所以無法完成越來越多的工作量，而且造成了一定的空間資源浪費(fèi)。如果不借助現(xiàn)代化水平讓檔案管理在計(jì)算機(jī)程序或者網(wǎng)絡(luò)云端體現(xiàn)，所有的管理工作只能依靠管理員手工編輯及存放，這一點(diǎn)就花費(fèi)了大量的時(shí)間和人力資源，還可能出現(xiàn)檔案整理不及時(shí)、信息更新不及時(shí)的情況，因此，歸檔處理不及時(shí)和存檔資料不完整就是檔案管理目前存在的一些主要問題。

二、檔案管理現(xiàn)代化的優(yōu)勢(shì)

相比于傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理的現(xiàn)代化具有很多優(yōu)勢(shì)。第一，現(xiàn)代化檔案存放時(shí)間長(zhǎng)，避免了物理損壞。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案存放是以紙質(zhì)的方式堆疊在一起或者豎立擠壓在一起，時(shí)間一長(zhǎng)或者由于氣候原因，會(huì)使檔案中的數(shù)據(jù)出現(xiàn)模糊從而丟失或遺漏一部分信息，但是如果使用現(xiàn)代化的檔案管理模式，便可避免這種情況，因?yàn)楝F(xiàn)代化檔案的存放是以電子表格或文檔的形式存放在電腦中或優(yōu)盤中，尤其是在云端網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速的現(xiàn)在，每個(gè)人在網(wǎng)絡(luò)中都有屬于自己的一塊“空間”來存放東西，不僅不會(huì)因?yàn)榇娣艜r(shí)間過長(zhǎng)或天氣原因造成檔案損壞，而且即使電腦出現(xiàn)問題也可以去云端重新下載自己上傳其中的重要文檔。第二，提取檔案更為便捷。按照傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案的存放時(shí)間稍長(zhǎng)，再次尋找起來就會(huì)花費(fèi)一些時(shí)間，何況那些年代久遠(yuǎn)連檢索目錄都看不清的檔案？而現(xiàn)代化的檔案管理模式在提檔時(shí)明顯輕松了許多，電腦中都自帶搜索引擎，只要輸入關(guān)鍵字，所需的文件便可很快地提取出來，不用“翻箱倒柜”去尋找，只需要點(diǎn)點(diǎn)鼠標(biāo)，而且在給提檔人文件時(shí)也非常快捷，在如今網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)覆蓋的時(shí)代，用不了多長(zhǎng)時(shí)間就能收到管理人發(fā)過來的電子檔案，攜帶也很方便。不僅給提檔人帶來了更好的服務(wù)，還提高了檔案管理者的工作效率。第三，現(xiàn)代化的檔案管理更節(jié)省空間。傳統(tǒng)的檔案管理模式是受空間的約束的，需要專門存放檔案的檔案室，而且隨著存放檔案數(shù)量的越來越多，便沒有足夠的空間。而現(xiàn)代化的檔案管理通過對(duì)電子設(shè)備的應(yīng)用，克服了這個(gè)缺陷。計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)空間足夠大，不受空間的約束，一臺(tái)電腦占不了多少空間，但卻能容納一整個(gè)檔案室的信息。第四，現(xiàn)代化的檔案管理使得信息更加明確和完整。傳統(tǒng)的檔案管理模式在修改信息時(shí)很麻煩，而現(xiàn)代化的檔案以電子文檔出現(xiàn)在電腦上，可以隨時(shí)修改、補(bǔ)充以及更新，保證了檔案的準(zhǔn)確性和全面性。第五，現(xiàn)代化的檔案管理節(jié)約了成本。傳統(tǒng)的檔案都是以紙張的方式呈現(xiàn)的，不僅需要大量的紙張，還需要大量的檔案袋或檔案盒，而檔案管理現(xiàn)代化后通過對(duì)電子信息的利用大大減少了對(duì)紙的利用，更經(jīng)濟(jì)環(huán)保。當(dāng)然，凡是都有兩面性，盡管檔案管理現(xiàn)代化有著不可比擬的優(yōu)勢(shì)，比傳統(tǒng)的檔案管理模式更為便捷有效，但也存在著一些隱患，因此，現(xiàn)代化的檔案管理也要注意一些問題。

三、檔案管理現(xiàn)代化的注意事項(xiàng)

1.檔案管理現(xiàn)代化的技術(shù)要求 。不可置否，現(xiàn)代化檔案管理是依賴于先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)的，對(duì)紙質(zhì)檔案的管理得心應(yīng)手的工作人員可能對(duì)使用計(jì)算機(jī)管理檔案的流程并不熟悉或很難掌握，所以盡管有著先進(jìn)的電子設(shè)備，也因?yàn)榧夹g(shù)性管理人員的缺乏使得檔案管理現(xiàn)代化停滯不前，無法實(shí)現(xiàn)電子檔案的存放、整理、查找以及提檔，這也就讓檔案管理現(xiàn)代化失去了意義。所以除了需要引進(jìn)先進(jìn)的硬件設(shè)備，還需要對(duì)管理人員進(jìn)行相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)，或者引入更多計(jì)算機(jī)專業(yè)的技術(shù)型人才，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

2.現(xiàn)代化檔案的信息保護(hù)。電子檔案確實(shí)讓我們體會(huì)到了檔案現(xiàn)代化帶給我們的方便與快捷，網(wǎng)絡(luò)這種載體有好處也有一個(gè)致命的缺點(diǎn)，那就是具有風(fēng)險(xiǎn)性。我們可以利用計(jì)算機(jī)自由地進(jìn)行檔案的管理，但是有網(wǎng)絡(luò)的地方也會(huì)有一些不法分子利用自己的計(jì)算機(jī)技術(shù)侵入到別人的電腦，盜取有利于自己的信息，這也是傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢(shì)，不容易被盜取，檔案存放更為穩(wěn)定。所以，現(xiàn)代化檔案的存放安全是目前檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展面臨的一大問題。很多人仍然覺得檔案以紙質(zhì)的形式存放起來更加“靠譜”，而電腦上的檔案可能因?yàn)殡娔X的損壞而無法提取。所以，我們應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化檔案的保護(hù)。

四、結(jié)語

由以上分析得知，檔案管理的現(xiàn)代化還有很長(zhǎng)的路要走，但是我們要對(duì)此抱以信心，利用好現(xiàn)代化檔案管理帶來的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案的管理水平，培養(yǎng)更多知識(shí)型和技術(shù)性的檔案管理人員，我相信一定會(huì)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的全面性建設(shè)。