加強高校采購檔案規范化管理的研究

摘 要：隨著我國社會經濟的不斷發展，高校中的采購規模也在不斷的擴大，雖然采購程序與具體實施的方法比較完善，但是相應的采購資料檔案管理制度卻存在著一定的問題。加之一些學校中并沒有建立出專門的檔案室，這樣也就造成了管理與使用等方面問題不斷?；诖吮疚尼槍Ω咝２少彊n案規范化管理進行了簡要闡述，并提出幾點個人看法，僅供參考。

關鍵詞：高校采購 檔案 規范化管理 研究分析

一、引言

通過調查可以看出，現階段的一些高校在采購檔案管理上存在著管理質量低與管理方式陳舊等現象，也就使得管理與使用等環節出現了脫節的問題。因此，在實際工作中，要認識到做好采購檔案規范化管理的重要性，及時采取有效的措施，制定出科學的制度與規范，以此來完善好管理工作，提高管理的質量。

二、當前學校檔案管理中的突出問題

通過調查可以看出，受到人們關注較多的就是采購制度以及程序規范等是否滿足要求。且在進行采購的過程中，會出現許多相應的資料，如采購計劃以及評標標準等方面，但是對于這些內容來說，卻并沒有得到應有的重視。受到社會經濟發展的影響，使得一些高校中的采購資金以及規模等發生了相應的變化，如果不能規范好采購檔案管理工作，就會造成相關手續上的缺失以及操作程序不規范等現象，這樣也就造成了許多問題的出現，從而給學校的發展產生出了直接的影響。有些高校中并沒有設立出專門的檔案管理室，這樣也就造成了采購資料等出現了隨意堆放的現象，加之專業的管理人員不足，使得管理質量難以得到有效的提高。因此，在實際中工作中要及時采取有效的措施，提高高校中采購檔案規范化管理的質量。同時還要規范好采購工作等，這樣才能提高內部的約束機制，避免出現利用好其中的漏洞而出現的違規操作等現象。

三、落實采購檔案館規范化管理的策略

1.建設有效的規章制度。常言說“綱舉目張”，只有保證制度上的完整性，才能保證管理規范可以滿足實際的要求。因此，在實際中工作中要認識到調高高校采購檔案管理工作的重要性，建立出完善的規章制度，同時還要實現依法治檔。通過分析我國現行的檔案法以及學校中的綜合檔案管理規定等來規范好學校中的采購檔案管理機構，保證管理職責等的明確性，這樣才能保證管理體系的系統性與有序性。進行采購檔案管理的主要目的就是為了實現高效的利用，只有不斷提高檔案管理職能部門中的責任意識，才能在實際工作中堅持做到按章辦事，同時也可以堅持相應的原則來開展工作。堅持把好自身關，才能確保檔案管理的質量可以滿足規范要求。

2.革新管理人員的觀念。對于采購人員來說，還要積極學習好我國現行的法律法規，進一步加深對的采購檔案的認識，明確檔案管理的意義所在。對采購方案管理工作的認識程度直接航兩者采購工作的質量與管理水平。因此，在實際中工作中要不斷轉變傳統的觀念，提高對檔案意識與法制觀念的相關認識，同時還要提高檔案管理工作的自覺性與責任感，這樣才能嚴格按照相關的采購制度等來提高管理工作的質量，滿足相關部門的監督檢查要求。

3.提升管理人員的素質。對于管理人員來說，自身的素質直接影響著檔案管理的水平。尤其是在近幾年中，檔案管理的方法與手段等都發生了相應的變化，這樣也就對檔案管理人員的專業素質以及職業道德等方面提出了全新的要求，因此，在實際中工作中要嚴格做好各方面的工作，首先，要做好職業道德上的建設工作。第一，檔案管理人員自身要具備愛崗敬業精神，嚴格按照崗位中的規范要求來開展相關工作，同時還要行使好自身的權利，完成好本職工作。第二，要具備一定的事業心，不斷提高自身的責任感，這樣才能產生出科學的工作動力，從而完善好檔案工作，保證檔案工作的有效性與時效性。其次，就是要不斷提高業務素質，就檔案管理人員來說，不僅要提高自身的職業道德修養，同時還要強化好自身的業務能力，這樣才能具備檔案管理的相關知識。此外，對于管理人員來說，還要不斷學習好與采購知識相關的法律法規等。或是可以組織到先進地區中進行參觀與學習，這樣也就可以實現經驗上的交流，從而開拓好自身的視野，提高工作的有效性。

4.信息化管理采購檔案。對于檔案信息資源信息化來說，已經成為了實現檔案信息利用效益最大化的重要方式之一。借助計算機管理系統，可以開展好檔案的編目、檢索以及統計等工作，這樣也就替代了傳統的手工抄寫工作，從而提高了檔案自動化處理與網上查詢等工作的效果。因此，在實際中工作中要充分利用好信息技術，實現檔案管理的現代化。通過建立出完善的網上檔案管理服務平臺，可以將已有的檔案目錄實現數字化，這樣也就可以為用戶提供出更多的服務。將一些紙質檔案轉化為數字檔案信息，還可以便于用戶的檢索，同時也可以建立出多媒體數據庫等，以此來滿足管理的需求。隨著經濟全球化的不斷影響，在信息化背景的影響下，要在采購檔案管理中運用好信息技術，不斷提高檔案管理的質量，完善好保存與檢索等工作，提高使用的效果。在這一發展趨勢的影響下可以有效提高服務的質量，實現了規范化與信息化的管理。

5.建立相對統一的標準。首先，要保證采購過程中所有資料上的完整性、文件與資料等內容的簽名齊全，避免出現不滿足檔案要求的內容，提高檔案管理的完整性與真實性。其次，就是要做好整理工作，實現管理的有效性，這樣才能更好的開展保存與利用。在開展采購工作的過程中，還要嚴格按照相關的規范與要求來進行整理，及時交付給相關的部門進行保存，避免出現年終統一整理等現象，這樣才能避免出現資料丟失等問題，從而提高了采購文件的完整性。此外，還要明確好自身的職責，保證分工的合理性與準確性，制定出完善的歸檔要求與時限等。在實際工作中要嚴格按照的采購檔案的要求來開展移交工作等，遵守好借閱與利用的制度等。在采購文件中，還要具備供應商的招標文件要求。由于涉及到一定成程度上的商業機密，所以在沒有得到相關部門的允許下，是不能對外提供的。

四、采購檔案管理中的注意事項分析

對于一些采購部門來說，在被質疑與投訴時，常常會出現由于找不到檔案資料或是檔案資料不完善等造成有理變無理等現象。因此，針對這一問題在開展采購檔案管理的過程中要注意好以下幾個方面：第一，采購文件不能等同于普通的文書資料。第二，避免出現采購檔案簡單化的現象，要保證范圍上的全面性與內容上的完整性。第三，采購檔案避免出現年終突擊的現象，要及時做好整理工作。第四，采購檔案不能隨意出現外接或是對外提供等現象。第五，要及時做好采購檔案的監督與管理工作，通過有效的檢查來提高管理的質量。在長期的發展過程中，學校方面已經認識到了做好采購檔案管理工作的重要性，所以在實際工作中要堅持將采購檔案管理工作作為日常管理工作中的重點環節來進行，找出其中的重點內容。同時也可以組織專業人員制定出詳細的采購檔案管理制度，并安排專業的人員來參與到采購檔案的管理中去，這樣才能保證管理的效果。提高檔案室中的硬件設備，可以保證檔案的安全。在工作人員業務素質與職業道德等方面的不斷提高影響下，還可以規范好采購的流程，保證相關手續上的嚴謹性。只有實現高效采購檔案規范化管理，才能保證利用的有效性與科學性。

五、結語

綜上所述可以看出，在高校采購工作中采購檔案管理工作已經成為了重要的組成部分之一，是保證設備管理工作的基礎環節，因此，相關人員要具備一定的責任感，及時采取有效的措施來提高管理的效果，保證實現檔案的規范化與標準化建設，這樣才能提高采購檔案管理的效果，隨時可以接受相關部門的監督與審核。

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