合同三級審查制在實際中的應用

摘 要：合同一經簽訂，便對合同當事人產生法律賦予的權利和義務。一份規范的合同，能有效地規避風險，保護雙方合法權益。從合同簽訂到合同歸檔，中間有大量工作要做，任何一個環節出現疏漏，都可能造成或大或小不可挽回的損失。因此合同資料的完整性至關重要，通過對合同資料采取三級審查制，即合同經辦人首查--合同會簽部門分工審查--合同管理人員審查，可以督促相關機構與人員從不同角度不同側面堵塞漏洞，提高合同簽訂的準確性和及時性。

關鍵詞：合同 審查 應用

對合同所有資料設立三級審查制度，可以由不同部門和人員由淺入深、從形式到內容，對合同進行查缺補漏式審查，最終確保合同簽訂能夠萬無一失。

一、一級審查：合同經辦人審查。

企業的業務管理部室是合同的執行主體，經辦人是合同履行的第一責任人，合同項目確定后，合同經辦人就要著手準備簽訂合同，合同經辦人把握著合同簽訂的第一道關口，其責任心和能力的大小直接關系合同規范程度，因此合同經辦人要從源頭上抓起，對合同簽訂前的相關資料認真審查考證，打好基礎。合同經辦人審查的主要內容：

1.合同承辦人簽約前必須對對方主體資格、代理身份、代理資格、履約能力及合同可行性進行審查，并收集整理相關資料。

1.1簽訂合同前必須嚴格審查對方當事人的主體資格。（1）對法人必須審查原件或者蓋有工商行政管理局復印專用章的公司法人營業執照或營業執照的副本復印件。（2）對非法人經濟組織，應當審查其是否按法律規定登記并領取營業執照。對分支機構或是事業單位和社會團體設立的經營單位，除審查其經營范圍外，還應同時審查其所從屬的法人主體資格。（3）對外方當事人的資格審查，應調查清楚其地位和性質、公司或組織是否合法存在、法定名稱、地址、法定代表人姓名、國籍及公司或組織注冊地。

1.2簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。 （1）代理人職務資格證明及個人身份證；（2）被代理人簽發的授權委托書；（3）代理行為是否超越了代理權限或代理權是否超出了代理期限。

1.3簽訂合同前，必須認真審查對方當事人的履約能力。對方當事人在合同中負有提供專業性較強的勞務、工程項目或限制經營項目等義務時，應當要求對方當事人提供由政府法定機構頒發的經營許可證或資質等級證書等證明。

1.4簽訂合同前，應當仔細審查對方當事人提供的有關證明資料，必要時應到簽發部門進行驗證或進行實地考察，以防對方當事人偽造或變造證明材料。對方當事人提供的各種證明資料中所使用的當事人名稱、印章等內容必須完全一致。

2.訂立合同的主體，必須是法人或者是取得營業執照的非法人經濟組織。集團公司內各單位的業務部門不得以本部門的名義對外簽訂合同。

3.對外簽訂合同應由其法定代表人或法定代表人授權的代理人進行。未經授權，任何人不得以公司名義對外簽訂合同。

4.合同應當采用書面形式，合同文本有示范文本的，應當采用合同示范文本。如果沒有合同示范文本，應當參照類似的示范文本。采用合同示范文本時，可以根據所訂合同的具體情況依法作出補充約定。

5.合同及其有關的書面材料，應當語言規范，字跡（符號）清晰，條款完整，內容具體，用語準確、無歧義。

6.訂立合同，必須完備合同條款。合同條款一般包括當事人的名稱或者姓名和住所，標的，數量和質量，價款和報酬，履行的期限、地點和方式，違約責任及解決爭議的方法等。

7.訂立依法可以設定擔保或者對對方當事人的履約能力沒有把握的合同，應當要求對方當事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應形式的有效擔保。對方當事人提供的保證人，必須是法律許可的具有代為清償債務能力的法人、其他組織或者自然人。

8.對外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地，并力求選擇本公司所在地仲裁機構或法院。

二、二級審查：各職能部室負責人從不同口徑審查。

合同經辦人將合同對方單位有效期內的資質文件、授權人身份證、合同簽訂前資料備齊后，按會簽流程在企業內部提請合同會簽部門及相關負責人審批。各會簽部門主要審查內容：業務管理部室：合同主體、法人或代理人等資質文件，對合同適用法律條款和雙方責任、供貨期、合同價款、結算方式、質量檢查及驗收等條款進行審核；合同管理部門：審核合同形成的資料，包括但不限于評標報告、招標委員會定標意見、中標通知書、合同會談紀要等；合同格式要求，簽訂時間，標的物、合同方、質量要求、違約責任等內容；財務部門：對價款結算方式、票據開立信息、執行稅率、付款方式等內容進行審核；生產技術部門：對技術要求、技術參數、設計變更等條款進行審核；監督部門：對招標程序、合同審批程序、違約及獎懲、以及其它重要內容進行審核；其它部室從本部門業務職責所涉及的內容進行審核。合同會簽部門有不同意見的，業務管理部室應與會簽部門或執行主體協商，取得一致意見。如無法取得一致意見的，列出理由，報合同領導小組決定。在合同文本未經審核會簽完畢前，業務管理部室不得加蓋合同雙方任一方合同章和簽字。合同文本除代理人、法人簽字外不得出現任何手寫文字。

三、三級審查：合同管理人員審查

各相關部室會簽完成后，合同經辦人員按照會簽意見對合同文本進行修改后，提請合同管理人員對合同進行最后一步審查，加蓋合同章，之后合同生效進入合同執行階段。為了便于合同管理人員對同相關資料進行全面審核，企業可按照從合同項目立項、計劃審批、實施招標采購等時間發生的先后順序制定合同資料審查確認清單：清單內容主要包括申請表、審批表、詢價函、評標報告、評委選票、投標資料、定標意見，中標通知書、合同審批表、合同文本、授權文件、技術協議等。合同經辦人將合同相關資料提交給合同管理人員后，合同管理人員按照合同確認清單對照檢查，任何資料缺失，合同管理人員有權要求經辦人補齊。合同管理人員作為合同簽訂前最后一個把關人員，主要審查以下內容：

1.審查合同內容是否合法。審查合同內容的合法性時，應當重點審查合同內容是否損害國家、集體或第三人的利益；是否有以合法形式掩蓋非法目的的情形；是否損害社會公共利益；是否違反法律、行政法規的強制性規定。

2.審查合同意思表示的真實性，是否以合法形式掩蓋非法目的。

3.審查合同條款是否完備。應按照合同的性質，依據相應的法律法規的規定對合同條款進行認真審查，確定合同條款有無遺漏，各條款內容是否具體、明確、切實可行。避免因合同條款不全和過于簡單、抽象、原則，給履行帶來困難，為以后發生糾紛埋下種子。

4.審查合同的文字是否規范。審查合同時，應對合同草稿的每一條款、每一個詞、每一個字乃至每一個標點符合都仔細推敲、反復斟酌。確定合同中是否存在前后意思矛盾、詞義含糊不清的文字表述，并及時糾正容易引起誤解、產生歧義的語詞，確保合同的文字表述準確無誤。

5.審查合同簽訂的手續和形式是否完備。（1）、審查合同是否需要經過有關機關批準或登記，如需經批準或登記，是否履行了批準或登記手續。（2）、如果合同中約定須經公證后合同方能生效，應審查合同是否經過公證機關公證。（3）、如果合同附有生效期限，應審查期限是否屆至。（4）、如果合同約定第三人為保證人的，應審查是否有保證人的簽名或蓋章；采用抵押方式擔保的，如果法律規定或合同約定必須辦理抵押物登記的，應審查是否辦理了登記手續；采用質押擔保方式的，應按照合同中約定的質物交付時間，審查當事人是否按時履行了質物交付的法定手續。（5）、審查合同雙方當事人是否在合同上簽字或蓋章。

事前采取周密的防范，避免產生損失，實現企業效益的指導原則，企業更應加強自我保護意識，充分運用現有的法律規則來管理合同。企業若能對合同實施有效管理，將為企業管理水平和經濟效益的提高產生巨大的推動力。

參考文獻：

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