建筑設計院的底圖管理芻議

摘 要：在建筑設計院中，科學規范的做好建筑設計檔案的底圖管理有著重要的意義。本文圍繞建筑設計院的底圖管理這一主題展開論述，重點從底圖的傳統管理、電子信息化技術對底圖管理的應用兩個方面進行論述，旨在提高建筑設計院的底圖管理的效率。

關鍵詞：建筑 底圖管理 設計院

一、建筑設計院的底圖管理

1.收集底圖。在建筑設計院中，每個項目的設計圖紙都會在檔案室進行存放保管。由于設計各專業出圖的順序性而導致出圖時間周期較長，時間跨度大，因此作為底圖管理人員，應擔負起監督和協助的職責，在收集圖紙時，必須認真檢查各專業圖紙的情況。即圖紙是否準確、完整，專業和項目的名稱是否一致，如所收集的圖紙的編號、名稱與目錄是否存在一致，底圖管理人員必須在檢查結束以后再對圖紙進行曬圖。在眾多的圖紙中，為了有效地區別開各階段的圖紙，管理人員應對各階段的圖紙按項目分專業對其編輯流水號碼，比如建施1、2、3……，建修1、2、3……等，采用這樣的方式進行編號，目的是便于日后對圖紙的查找。與此同時，盡可能地避免在同一時期中出現重復的一些圖紙，若重復則必須要設計人員確認哪張為正式歸檔用圖。在做好編號工作以后，再對每一個項目的圖紙進行登記，在登記中，尤其是要做好出圖時間等一些信息的有效記載。

2.對底圖的整理。底圖在曬圖室進行整理后返回到檔案室，在建筑設計院的底圖管理中，由于還沒有開發出具體的底圖管理軟件，目前大部分設計院多采用微軟辦公軟件中的ACCESS數據庫功能進行整理。我院也使用該軟件對底圖進行管理。檔案管理人員需依據本單位的檔案分類體系對每個項目進行分類排序，并進行登記入冊，管理人員再依據項目登記本中的各項具體內容，完整地將底圖信息準確地錄入到ACCESS數據庫之中，內容包括設計階段項目名稱、責任者、結構類型、基礎形式、出圖時間、圖紙圖號、圖幅等各類可檢索信息。我院為了使檔案資料更加方便設計人員檢索利用，把檔案管理工作提升到了更高更深的層面，我們在錄入底圖基本信息的同時，還要求檔案人員從項目圖紙中摘出主題詞和內容提要等重要信息，為設計人員學習利用檔案提供便捷的查詢服務。在查詢利用檔案的過程中倘若對某項目的出圖情況要進行查找，完全可以充分地利用ACCESS數據庫中篩選功能就可以實現查找。由于底圖紙質較脆，易產生折痕，時間久了容易斷裂甚至破碎，因此，對登記錄入整理完的底圖，則采用以標準A1圖幅為準則進行卷放，并用白紙包好每一卷底圖，先把每卷底圖的信息寫在包裝的白紙上，然后按類放進底圖檔案柜中長期保存。對于一些圖量大的項目底圖在存放過程中，最好是進行專業分類后存放在相連的檔案柜中。在實際中，由于建筑工程的施工周期比較長，建設單位對于建筑設計的要求必然會愈來愈高，他們對項目常常會提出實施修改，對圖紙的更新也就越來越頻繁，作為管理人員就要跟各專業設計人員進行溝通調查，對已經被修改的圖紙做出蓋章標識，以免在施工過程中被錯誤使用。特別是對于一些舊版的已完全被替代的圖紙，該底圖已經沒有了利用價值，可以將底圖另行卷好存放，待該項目完全竣工后，在院總工和項目負責人做出明確地批示后，可以將底圖給予銷毀。對于已拆除的建筑物或未施工的項目底圖，若還有借鑒和參考價值的，可繼續保存，無保留價值的則需開具銷毀清單后處理。在底圖的保存中，為了保證底圖的規范性、完整性以及真實性，一般而言，應保存最新一版的圖紙。

3.對底圖的合理保管。底圖利用頻率比較高，比如設計人員參考利用、修改核對都會用到底圖。建筑設計院的底圖是母圖，如果這些底圖出現了損壞或丟失的情況，勢必會造成意想不到的經濟損失和社會影響。因此，一般的設計單位會多存一套藍圖以備借閱使用。在實際工作中，作為檔案管理人員必須給予嚴謹地儲存管理，每套圖紙都不能多，也不能少，只要工程在，這個項目的底圖檔案就一定在。圖紙存放在哪一個柜子，都必須嚴格按照分類號及不同項目內容進行存放。在對底圖借閱過程中，必須嚴格地遵照檔案室的借閱制度及時做好準確地登記。在借閱過程中，如果出現超出借閱時間的，就必須及時給予底圖的追回。特別是工作中直接跟底圖相接觸時，一定要對底圖輕拿輕放，保證圖紙不受到損壞。

在對底圖的合理保管中，對于那些硫酸紙底圖，一定要做好保護措施。因為這些底圖存在著易脆易黃的特點，故而在保存中有必要控制好庫房內的溫濕度，以及做好防塵、防蟲和防光、防潮等工作。為了保證底圖的完整性、安全性，可以配置一些重要的設備，如消防設備、抽濕機設備、空調設備等，做好這樣工作，有助于對底圖的存儲管理，有效地延長底圖的使用壽命。

4.對底圖的有效利用。在施工過程中因各種原因會反復調曬底圖，在實際調曬中，只要在數據庫中對項目名稱進行搜索，則可以很快的找到具體的底圖所在的檔案柜。找到圖紙后須填寫調曬單，調曬單的內容中包括曬圖的項目、用圖單位和蓋章類別，以及曬圖的階段、內容和份數等重要的內容。填寫好調曬單后，由檔案管理人員親自將底圖拿到曬圖室進行曬制，以防設計人員私自修改底圖，給單位造成不利的影響。曬圖完成后則由曬圖部門派專人送回檔案室，經檔案人員清點核對后才能放回檔案柜中保管。總之，在調取底圖及曬圖過程中，必須嚴格地執行曬圖制度。

5.對竣工圖進行及時歸檔。在建筑設計院的底圖管理過程中，由于項目的不斷增多，進而導致對庫房提出了越來越高的要求。鑒于此，為了有效地節約空間、利用空間，在底圖存放過程中，對于一些已經竣工的底圖，應給予有效地處理。一般來說，對于已經竣工的一些底圖應及時移到固定的庫房進行存放。在這一過程中，必然就涉及到對竣工后圖紙的歸檔處理工作，對于一些早期的設計底圖，底圖的記錄為手工記錄，且信息不一定全面完整，對其應進行信息重新整理錄入處理。但由于底圖都是需要進行長期化地保存，為了延長圖紙的使用壽命，最好不要過多地搬動。

二、采用電子信息化技術進行管理

在建筑設計院的底圖管理過程中，為有效地提高底圖的管理水平，還需要采用計算機技術進行管理。隨著時代的發展和科技的進步，信息技術在信息處理上的能力非常強大，在底圖的管理過程中，采用電子信息化技術進行管理，可以促使管理者從繁重的勞作中解脫出來。在實際管理中，為了構筑建筑技術網絡平臺，可以有效地推出OA系統和協同設計。所謂的協同設計，主要是從提高點效率向一種整體提高效率方向進行有效過渡，實現一種遠程異地協作。由于電子信息化技術的應用，有效地促使單體協作進一步地得到發展，進而真正地促使圖紙實現網上校對和審核以及審定處理，有效地縮短工作的流程，而作為相關的一些設計人員，在這一過程中能更好地對項目圖紙的進程予以了解。這樣一來，一方面大大的提高了圖紙質量上的問題。另一方面，可以對底圖的電子文件歸檔進行科學地管理解決。

三、結語

綜上所述，底圖作為紙質檔案存放，承擔歷史和憑證作用，在建筑設計院的底圖管理過程中，只有做好對底圖的收集、做好對底圖的認真整理、做好對底圖的合理保管、做好對底圖的有效利用、對竣工圖的進行及時歸檔等傳統管理工作，同時采用電子信息化技術為輔進行管理，才能發揮底圖方便快捷的查閱作用，并且一定會提高建筑設計院的底圖管理的效率，為底圖使用單位提供完整、準確的參考數據，確保建筑設計項目質量的提高。

參考文獻：

[1]蔣惠燕.做好工程底圖管理提高利用效益[J].中國高新技術企業，2013，27：154-155.