信息化視角下的科技檔案管理工作探析

【摘要】隨著信息化技術的飛躍發展和科學技術的不斷進步，我國啟動了大量的科學技術研究項目，這些科研項目需要大量的科學技術力量作為支持，科技檔案的管理作為科研項目中一項重要的工作近年來也倍受關注。在信息化浪潮的推動下，科技檔案管理工作也從原來的僅保留原有資料發展到如今的信息化、自動化和現代化的科技檔案管理。從長遠來看，科技檔案管理的信息化還將會更加廣泛的被應用，本文對科技檔案管理工作信息化的意義進行了詳細的分析，并對科技檔案管理工作中存在的問題進行統一概述，最后提出了加強科技檔案管理工作的策略。

【關鍵詞】信息化；科技檔案；管理

引言

科學技術檔案簡稱科技檔案，它是在生產技術、自然科學研究、基本建設等活動中形成的已歸檔保存的具有查考利用價值的科學技術文件材料。比如有圖紙、圖表、文件材料、及各種錄音等等。科技檔案記載和反映了某個單位的科學技術活動。科技檔案的信息化管理一方面實現了資源共享，另一方面也提高了勞動效率和綜合運作能力，使企業的核心競爭力大幅增強。那么如何更好地促進科技檔案管理工作的信息化？科技檔案管理信息化又有著怎樣的重要意義呢？接下來筆者一一加以說明。

1、科技檔案信息化的重要意義

1.1 科技檔案管理要順應時代浪潮。各行各業在信息化社會的主導下都得到了日新月異的發展，科技檔案管理工作也不例外，它順應潮流在工作內容和方法上也不斷發生著變化。信息時代使得科技檔案管理的種類日益增多，內容形式越來越多樣化，這也是當下科技檔案管理工作出現的問題，因此加強信息化建設、積極創新科技檔案管理，使我們的科技檔案管理工作不在受到時間和地點的限制，改變傳統的科技檔案管理工作模式，努力滿足科技檔案管理工作的內容多樣化和種類繁多的需求。

1.2 顯著提高經濟效益。科技檔案的信息化管理就是以本單位的實際情況為基礎，充分合理的運用計算機技術和網絡通信技術對科技檔案進行網絡平臺的建設和信息化的管理，實現了科技檔案管理的網絡化，將信息資源的傳送和利用進行統一信息化管理達到了資源共享。有利于開發新產品。

科技檔案管理的信息化改革，減輕了科技檔案管理人員的勞動強度，提高了工作效率，還從根本上實現了資源的分享和匹配，為企業創造了可觀的經濟效益，在一定程度帶來了社會效益。

2、科技檔案管理中存在的問題分析

2.1 對科技檔案管理的功能缺乏足夠的認識。科技檔案管理是近幾年隨著網絡技術和科學技術的進步發展起來的新的概念和內容，從事科技檔案管理的人員對這些新內容、新概念及新功能認識還存在不足，這就造成重要科技文檔的歸檔率甚至還會低于以往普通的文本歸檔的歸檔率。例如對于重要科技活動的檔案，有關人員對于科技檔案管理的認識不足，不能采用先進的信息化的科技檔案管理方法進行歸檔和管理。

2.2 服務與管理的脫節。檔案是為我們的工作服務的，檔案管理是為工作提供資料和依據的。目前的檔案管理人員只注重收集文字記錄，不注重收集影像、聲音等有價值的資料，甚至對于檔案不進行集中管理這就勢必造成了檔案收集不完整，使許多有用的資源白白流失，甚至在使用檔案為工作服務的過程中出現脫節現象。

2.3 缺乏檔案管理的法律法規。目前我國對于科技檔案管理方面的法律法規及管理制度都還不夠健全，而科技檔案針對的是重要的科研和生產技術，在目前形勢下要加強對它的管理還有一定的困難。法律法規的不健全使得科技檔案管理工作存在滯后性，對于一些重要科研項目，其保密性更是很難保證，這也直接造成科技檔案管理人員的日常工作困難重重。

3、加強科技檔案管理的策略和措施

3.1 提高科技檔案管理的意識。科技檔案管理是為了向企業的科研工作提供可靠、準確及時的信息資源，因此必須將科技檔案管理與單位的日常管理高度結合起來，使企業所有員工都要意識到科技檔案管理工作的重要性，并有義務積極配合、完成企業科技檔案管理者完成工作。企業管理者要運用各種形式激發員工的科技檔案管理方面的創新意識，使科技檔案管理的思想水平提高到一個新的高度。

3.2 建立健全科技檔案管理制度。任何一個管理要規范化就要有相應的準繩來約束，科技檔案管理也不例外，以《檔案法》為基本法律依據，在結合企業自身的科技生產情況，建立更加具體、完善的管理制度。加強計算機網絡技術在檔案管理中的應用使其更好的服務于檔案管理工作。創建保密機制，使科技檔案與保密機構統一協調。合理制定借閱制度。

3.3 做好科技檔案的查詢和利用工作。檔案信息化管理就是利用網絡技術更加便捷的提供檔案信息服務。為減少因存儲格式和傳輸平臺的不同而轉換造成的資源浪費，檔案信息的上傳就需要有一個統一的規范和標準。上網的信息檔案盡量按照規定的文本格式、技術模式進行上傳，以方便查詢。

3.4 選擇合適、有效的檔案管理軟件。合理有效的應用系統直接體現了檔案信息化建設的效益，因此選擇合適、有效的檔案管理軟件是至關重要的。充分利用計算機通訊網絡技術、數據庫技術等相關的高技術手段的支持，實現科技檔案信息化管理與其他各類型檔案的綜合統一。

3.5 拓展科技檔案管理利用與宣傳的途徑。網絡媒體和手機媒體是近年新興的新媒體，充分將科技檔案管理工作與新媒體平臺有機統一結合，通過信息推送服務最大限度的滿足用戶的需求，使需求者能及時有效的接觸到豐富的科技檔案信息。

4、結束語

隨著科學技術的不斷發展，科技檔案的信息化管理的實現措施總結如下：首先樹立法律意識和信息意識，其次加強科技檔案信息化管理工作的基礎設施建設。科技檔案的信息化管理對于企業的發展有著重要作用，企業的檔案管理者一定要提高自身計算機應用水平，將網絡技術完美的應用到平時的科技檔案管理的工作中，為企業的長足發展提供更可靠的保證，也為科技檔案管理的信息化建設提供動力。

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作者簡介：牟虹（1965-），女，四川雅安人，大專，四川省水利科學研究院，館員。研究方向：科技檔案管理。