淺談事業單位人事檔案管理中存在的問題與對策

摘 要：人事檔案是記載個人學習、工作經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作實績、培訓考核、晉升提拔、工資變動等多項內容的材料；是考察了解和正確選拔任用人才的重要依據；是審核員工“三齡兩歷一身份”的最有力憑證；是涉及員工退休待遇等切身利益的主要材料。因此，加強人事檔案重視程度、建立健全規章制度、提高檔案信息化水平、提升檔案管理人員能力素質是大多數事業單位的重點工作。

關鍵詞：人事檔案 管理 對策 事業單位

一、引言

人事檔案是人力資源管理中的重要組成部分，是一項政策性、專業性、連續性和保密性很強的一項工作，人事檔案是在人事管理過程中形成的文字材料，是員工信息的重要載體。目前，我國人事檔案管理工作中存在領導不重視，制度不健全，管理手段落后，管理人員專業素質差等問題，很大程度上制約了人事檔案的服務價值，因此結合我單位實際，對事業單位人事檔案管理中存在的問題進行剖析，針對問題提出淺顯的對策。

二、當前人事檔案管理工作中存在的問題

1.思想認識不高，重視程度不夠。人事檔案工作是一項默默無聞的工作，不像其他工作那樣容易見效果、出效益，也很難在短時期內呈現出明顯的成績。所以很多事業單位的領導對人事檔案工作的認識都存在一些誤區，認為人事檔案管理就是平時的抄抄寫寫，日常的材料保管，不是單位的主要工作，不能為單位的主業增光添彩，只要做到守好地盤，不丟失材料，不泄密信息，能應付查檔、外調就可以了。這些誤區的存在使得人事檔案管理工作沒有被單位重視，沒有納入到工作的議事日程中，在人力、物力、財務上也沒有得到應有的保障。致使人事檔案管理工作處于被動應付的狀態，難以為中心工作提供應有的服務。

2.制度規范不全，執行力度不強。當前事業單位人事檔案管理工作的法律依據主要是《檔案法》、《干部檔案工作條例》、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，這些條例和規定已經不能全面的對現在的人事檔案管理工作進行有力指導。目前人事檔案在收集、整理、歸檔、鑒別等過程中遇到的一些現實問題，都急需各個事業單位在上述文件的指導下建立健全并細化相應的規章制度。例如：人事檔案管理工作人員崗位職責、人事檔案借閱制度、人事檔案保管保密制度，人事檔案管理人員的糾錯制度、懲罰措施等等?，F有的規章制度也沒有形成完善的體系，有些制度也是流于形式，沒有真正落到實處，執行力度還不強。

3.管理手段落后，信息化程度低。人事檔案的收集工作是最基礎的工作，但是在日常的工作中卻缺乏一定的力度，檔案收集手段落后，使得材料收集歸檔工作常常出于被動，不及時，有些材料甚至會出現業務部門丟失的現象，這些問題在人事檔案兼職管理的單位中尤為突出。目前很多事業單位在收集檔案資料時，還采用上門催交，年底統一送交的簡單方式，在整理檔案資料時，還采用傳統手工登賬式管理，打孔、裁剪，標注等耗時耗力的方式，在人事檔案管理工作中缺乏信息化、智能化以及科學化的廣泛應用。雖然現在一些單位的人事檔案管理已經采用計算機操作了，但也只是簡單地將個人信息、檔案目錄進行錄入，而資料檢索等則進行手工登記操作，這些既影響了工作效率，增加了勞動強度，又使得檔案的利用價格無法發揮。

4.管理人員不足，能力水平較低。人事檔案管理中人員配置不足，專業素質、能力水平較低也是目前人事檔案管理工作的一個現實問題。一些事業單位往往將檔案管理人員視作“非必要”工作者，致使人事檔案管理多由兼職、專業不對口的人員負責，這些人員對人事檔案管理工作在思想上也沒有提起重視，認為只是自己的一項兼職工作，收了材料歸檔就行了，不需要自己花費大量時間去規范整理鑒別。恰恰是這些兼職的人事檔案管理者因自身專業知識的匱乏，對歸檔材料、資料材料分類不清晰，對真假材料無法鑒別而造成檔案管理的被動局面。

三、加強人事檔案管理工作的對策

1.提高思想認識，爭取領導重視。提高各級領導對檔案工作的重視程度，是做好干部人事檔案工作的關鍵。要堅決克服各級領導對檔案工作的“說起來重要、抓起來次要、用起來需要、忙起來忘掉”的現象。人事檔案管理部門應積極爭取領導重視和支持，要做到人事檔案工作同業務工作一起抓一起管，力爭齊頭并進。各級領導常親臨指導、聽取匯報，解決干部人事檔案管理工作遇到的困難，在人力、物力、財力上給予大力支持，改善人事檔案管理設施和設備，配齊人事檔案管理人員隊伍。形成“主要領導重點抓，分管領導主要抓，檔案管理人員具體抓”的良好工作格局。

2.建立健全制度，依法依規管理檔案。沒有規矩，不成方圓，人事檔案管理工作涉及到方方面面，程序性強，嚴謹度高。在檔案管理工作特別是檔案收集中涉及到各個部門的協調與配合，涉及到多個管理者的具體操作，無論哪個環節出現差錯，均會造成人事檔案管理的不完善。因此，為了加強人事檔案管理，需在工作中建立切實可行的規章制度，便于相關管理人員能有法可依、有規可循，以規范人事檔案管理的各個流程。我所在的某局結合自己的工作實際，要求局屬各單位要建立專門的人事檔案室，并依照干部人事檔案管理有關制度，制定了人事檔案歸檔流程，查﹙借﹚閱流程，人事檔案轉入轉出流程，收集制度，保管保密制度，鑒別歸檔制度等多項制度和流程細則，切實實行依法治檔，依規管檔。

3.利用現在科學技術，提高檔案管理的信息化水平。隨著經濟社會的不斷發展，科學技術手段的不斷更新，人事檔案的數量、種類越來越多，需要歸檔的材料也是越來越多，因此在人事檔案的收集、歸檔、檢索、利用等過程中，以往的手工操作、造表登記已經遠遠達不到精細化管理的要求，為了使人事檔案能夠有效快捷的服務利用，最大限度的發揮其作用，必須把先進的科學技術運用于人事檔案管理中，可以利用計算機、照相機、掃描儀等現代設備和技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，這樣既方便利用者迅速查找需要的信息，又提高了人事檔案管理工作的效率，并大大提升人事檔案的利用和服務價值。

4.加強業務培訓，提高檔案管理人員能力素質。要加大對人事檔案工作者的培訓力度，有針對性和計劃性地舉辦業務技能培訓班，采取授課式、參觀式、交流式等多層次、多形式的培訓學習，使檔案工作人員了解《檔案法》、《干部檔案工作條例》等法律、法規及檔案專業的基本理論知識，熟練地掌握和應用管理檔案的基本技能。另外，除加強專業理論知識學習外，還應加大新技術、新設備等知識的學習和使用，以適應新時期檔案工作的需要，注重加強檔案工作者之間及檔案管理單位之間的業務交流。相互學習、相互借鑒，及時查找自己的不足，吸收好的經驗應用于自己的實際工作中，以提高人事檔案管理人員的能力素質，努力打造一支政治可靠、業務過硬、作風扎實，樂于奉獻的綜合型人事檔案管理隊伍。

四、結語

總之，人事檔案管理事業是一項崇高的事業，是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面，是我們了解過去、把握現在、預見未來的載體，人事檔案管理又是一項復雜而艱巨的工程，需要我們在人事檔案管理工作中提高思想認識、完善規章制度、運用新技術、加強人員管理，不斷向人事檔案管理的規范化、制度化、科學化邁進。

參考文獻：

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作者簡介：劉靜（1980—）女，河北滄州人。研究方向：人力資源管理。