機關事業單位文書檔案管理強化途徑探討

摘 要：機關事業單位在文書檔案管理工作中，由于存在一些積極性不足、管理經驗和管理意識不到位、對管理工作漠視等一些弊端，導致機關單位文書檔案的相關制度、人力支持、物力支持方面都有很大的缺陷，沒有辦法在實際單位運營期間提供相應的參考借鑒價值，并且在對文書檔案管理過程中缺乏對于數字化現代管理技術的應用和了解，造成文書檔案管理技術的落后。無論對于何種單位而言，文書檔案都是記錄該單位發展的過程和結果，都是一種重要的文字資源，對其的管理和保護應該予以高度的重視，要做好相關檔案工作的管理制度，提高信息技術的應用程度，以此來達到促進文書檔案和單位發展與時俱進的實際效果。

關鍵詞：機關事業單位 文書檔案 管理工作 強化途徑

一、引言

當前，我國機關事業單位在隨著國家政策的改變也在不斷的發生著改革，對于機關單位文書檔案的管理工作也有著很高的重視程度，文書檔案對于一個企業和單位的發展和工作能夠起到一定的記錄性作用，能夠為今后對單位的工作總結提供一定的理論基礎，對于單位的進步和發展有著非常重要的實際價值，文書檔案管理工作的監督和實施，能夠有效的保證文書檔案資料的完整性、便捷性和保密性。

二、機關事業單位文書檔案管理工作現狀

當前，我國很多地區機關事業單位對于文書檔案的管理工作方面還存著很大的問題和不足之處，在此，本文主要從思想觀念、管理制度和管理技術三方面對當前我國機關事業單位文書檔案管理工作中的不足進行簡單的敘述。

1.思想掛念上的不積極、不主動。很多機關事業單位在實際的工作中更加重視對于實際行動的管理和高要求，對于文書檔案的記錄和保存上仍然存在著不積極、不主動的問題，認為一般的文書檔案只需要進行簡單的記錄和保存，關于文書檔案對單位發展的必要性沒有一個明確的概念，也沒有相應的管理思想，因此很容易導致在單位通過文書檔案對過去發生過的重要事跡進行翻閱時無法找到有效的記錄。在很多文書檔案的管理工作中，大多數單位只是針對檔案的收集和分類進行簡單的人員規劃，甚至還有很多單位在相關文書收集方面的工作人員配合默契度不高，導致檔案資料出現嚴重的缺少漏洞，影響到了整體檔案資料的完整性。

2.管理制度所要求的強度不夠。很多單位都制定有關于文書檔案管理工作的相關制度，但是該制度多多少少都會存在一定的漏洞和不足。例如在文書檔案上沒有對資源的類別和內容進行明確的分類和整理，對于不同性質的文檔沒有采用規范性的劃分管理，在文檔中很多資料采用堆積的方式進行羅列，沒有目錄和標題。這種情況下，尤其是等到文檔資料進行大量堆積之后，對于后續的資料查找工作，一定會出現很大的影響。

3.管理技術相對落后。隨著當前管理水平的不斷發展，信息化、電子化、網絡應用技術的不斷普及，文書檔案的管理工作理應是更加便捷和有序。但是當前仍然存在很多機關事業單位由于人員分配不足、技術支持不到位的問題，導致文書檔案無法及時的進行數字化信息處理，不僅影響了文檔的管理效率和水平，而且也無法達到信息化文檔管理高效率用的效率。

三、機關事業單位文書檔案管理強化途徑分析

1.加強對于文書檔案管理工作的宣傳。要想提高文書檔案管理工作的效率，就要提高相關工作人員的管理意識和重視程度，要改變以往對于文書檔案不重視的觀念，只有這樣才能有效的提高文書檔案管理工作的質量。從領導階層開始，要加強對于文書檔案管理工作的宣傳，要讓其明白，文書檔案資料對于一個單位的發展和進步是非常重要的，將文書檔案的管理工作加入到單位領導階層對于下層工作人員監督任務環節中去，加強對于文書檔案管理工作人員的督促，提高執行人員對于文書檔案管理的重視和謹慎度。對于不按照規定進行文書檔案管理工作的人員要進行嚴格的批評教育，要提高全體工作人員的配合度，營造一個良好的文書檔案管理工作的外部氛圍，文書檔案的收集和管理關系到每一個工作人員的實習操作，只有在這個過程中大家培養出良好的默契度和配合度，才能夠保證檔案管理工作的有效性和實際性。

2.增強文書檔案管理工作人員的基本素養。在各個機關事業單位進行文書檔案管理工作人員配備的問題上，一定要注意對其進行素養的考核，要及時的做好和工作人員的溝通工作，加強其關于管理工作的素質，也是間接的提高了管理能力。例如，對其進行考核時要嚴格規定其在今后的管理工作中一定要保證文書檔案的分類滿足單位發展的要求，并且要設置有對應的目錄和標題信息，其分類也要注重以人性化為主，要有一套專業的制度和要求，要方便人們的日后使用和查閱。文檔在管理過程中不能僅關注其收集和保存，還要注重檔案內容的整理和規劃，要選擇有價值的文案進行保存。對于管理工作人員的管理技術和方法，相關單位也要定期的對其進行培訓和指導，減少工作人員在執行過程中可能遇到的障礙和困難，為文書檔案管理工作打下堅實的基礎。

3.強化信息化技術管理的應用。隨著信息時代的到來，文書檔案管理的方式和技術也有了明顯的提高，對于其保存采用更多的是電子計算機保存技術，能夠更加便捷，安全，有序的對文檔資料進行收集和整理。在實際的工作中，相關單位應該要重視信息的管理、分類以及加密，同時電子檔案在進行保存的過程中還可以根據實際情況打印出紙質版作為備份，以防止資料的泄漏或丟失，同時，可以對電子檔案進行有效的分級管理，不同級別的工作人員能夠看到和瀏覽的信息不同，避免檔案資料的泄漏。在相關技術方面，可以聘請專業的技術操作人員對其進行管理，要注重文檔管理平臺建設的專業性和便捷性，對于軟件日常的維護工作一定要落實到位，防止出現安全故障導致資料丟失。

四、結語

雖然當前很多機關事業單位的文書檔案管理工作都采用了信息管理技術和方法，但是，如果沒有響應的管理手段和管理意識，再高的技術也只是紙上談兵。在此，本文著重介紹了機關事業單位文書檔案管理強化途徑和方法，希望能夠為今后的檔案管理工作提供一些文本上的幫助和思考。

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