數字化時代檔案管理信息化建設分析

摘 要：檔案資料的保存和開發利用，對于人類社會是非常重要的一項內容，可以更好的借鑒經驗，避免失誤，也可以擴寬眼界，學習到更為廣闊的知識。檔案資料對于任何一個國家來說，都是非常寶貴的財富。數字化時代之下，檔案管理信息化建設是信息革命中的一次深刻變革，一定程度上也改變了社會公眾的傳統思想觀點，檔案信息化逐漸被社會大眾所接受。但是不可否認的是，目前的技術水平和相關政策對于檔案管理信息化建設來說，仍然不夠完善，而且對于這方面的研究人員也非常匱乏。本文就數字化時代之下檔案管理信息化建設進行進一步的分析和闡述。

關鍵詞：數字化時代 檔案管理 信息化建設

一、引言

信息時代的到來使得社會上各個行業中普遍出現了應用信息化管理的趨勢，作為國家和社會寶貴財富的檔案資料管理也需要信息化技術的支持，獲得新的活力。在數字化時代之下對檔案管理進行信息化建設，將電子信息的相關技術應用在檔案管理方面，使檔案信息更加利于保存，不容易損壞，同時延長了檔案信息的使用壽命和擴展范圍。通過互聯網技術對數量眾多的檔案進行合理的配置，形成系統化、結構合理化的檔案管理體系，為社會的發展，科學技術的研究提供更加方便高效的資料查找途徑。這對于社會經濟發展，提高文化軟實力等方面都具有重要而深遠的意義。接下來就數字化時代之下的檔案管理信息化建設方面存在的一些問題進行分析并提出幾點建議。

二、數字化時代檔案管理信息化建設中存在的問題

1.當今時代對知識的需求越來越緊迫，與此同時，對知識產權的保護意識也慢慢發展起來。很多具有重要意義的文獻檔案資料，或者一些具有專業性研究意義的重要資料檔案，應該對知識產權進行保護，數字化時代的檔案管理趨向信息化建設的同時，很多檔案資料在傳播和流通的過程中，應當注意進行保護，防止某些人為因素，出于利益的驅使而進行抄襲轉載修改等行為。

2.雖然目前很多公司企業機構和很多館藏機構甚至社會整體上都在進行信息化的檔案管理方式，但是也造成了檔案資料分散在眾多不同的機構當中，對于檔案資料的集中管理和整理，還沒有形成一個完備的體系。資料檔案的過度分散性，在信息流通的過程中，難免造成信息的泄露或者數據的丟失，甚至某些信息和檔案的真實性也會因此受到影響。避免這類問題的發生仍然需要借助于不懈的研究和改進，建立起一套科學的合理的高效應用于數字化時代之下的檔案管理信息化體系。

3.傳統的檔案管理依靠的是純粹的人力勞動，進行手工的收集整理和檢索歸檔，雖然也有定期對檔案資料進行審查，但是這個期限一般間隔時間比較長，而且對于檔案資料的及時補充和完善也相對落后。這就很容易使得很多的檔案資料不適應現代社會發展的趨勢，很多檔案信息已經和社會發展的腳步脫軌。對于檔案信息的價值性來說，是大打折扣的，也會使很多專業性的資料在使用的過程中，出現很多不適應現實情況的問題。

4.數字化時代的檔案管理信息化建設需要現代科技手段的支持，更離不開互聯網技術的輔助。這就要求從事檔案管理方面的工作人員進一步提高專業化的水平。由于傳統紙質檔案的管理對技術性的要求并不是非常嚴格，所以很多檔案管理人員對于計算機的運用，對于互聯網的使用并不是非常精通，尤其是在數字化時代之下，檔案信息的管理從內容到目錄方面都進行數字化信息錄入到電腦中，對電子計算機操作的熟練程度直接影響著查找檔案調出檔案的效率。這方面存在的問題也需要進一步采取相應的措施來進行完善。

5.通過數字化現代化的方式將檔案管理進行信息化建設，也就是說檔案的存在方式由紙質方式變成了電子數據方式，也就是通常所說的電子檔案。由于電子檔案的數量眾多，種類龐雜，涵蓋了整個社會各個方面的知識和技術，因此，檔案管理信息化建設中，仍舊存在著組織性和結構性不合理的問題。不同的部門之間，不同的機構之間，對于檔案的需要是不同的，所接受和存儲的檔案來源也是不同的，在電子檔案互通的過程中，難免出現混亂的狀況。因此，一個合理有效的檔案組織結構對于更好的進行檔案管理信息化建設具有非常重要的意義。

6.依法治國發展下的國家法治程度日漸提高，對于互聯網方面和知識信息化方面的法律法規仍舊不夠完善。在進行檔案管理信息化建設的過程中，由于相關規定和法律章程的不夠完善，難免會讓一些有心之人趁機鉆法律的漏洞，將一些重要的檔案資料進行篡改或者惡意用于一些其他的不法用途之中。為了防止類似現象的發生，在加強檔案管理信息化建設的同時，也應該完善相應的法律法規體系，對檔案信息的安全性和合法性進行保護。

三、數字化時代檔案管理信息化建設的幾點建議

檔案管理信息化建設是一個長期的過程，必然會面對很多的問題，所涉及的領域和行業也非常廣泛，需要社會公眾和各個機關部門的相互配合，對于人力物力財力的需求量消耗量也非常龐大。面對在整個過程中出現的一些問題，可以通過以下幾點建議來更好的防止問題的發生或者解決一些問題。

1.隨著對檔案資料的需求不斷變化，傳統的開發管理檔案的系統和軟件等也需要適應時代的腳步，進行優化升級。數據的轉換方式和共享方式，也需要進行更加合理的規劃和升級。通過更加先進的數據庫技術來對檔案管理進行合理有效的分配和優化，在互聯網技術的支持之下實現對檔案管理在利用率方面得到提升的目的，也實現信息共享的更加高效和便捷。

2.檔案管理的信息化建設過程中，對于檔案的保密性和安全性應該作為重點領域來進行保護。網絡的安全，計算機的安全，系統運行的安全都會對檔案資料的安全程度產生影響。對于這些方面，需要不斷的提高技術水平，從技術層面上進行防護和修正。可單單依靠技術條件的保護是遠遠不夠的，作為檔案資料的管理者和使用者，也需要提高對檔案信息安全性和保密性的防護意識。對于某些特定機構的一些重點文件檔案資料，還應該建立相關的責任機制，從技術和人員兩個方面來提高檔案信息的安全系數。

3.提高檔案管理方面的工作人員技術水平和知識能力。對從事相關工作的人員進行定期的培訓和審查，使之能夠熟練的運用現代化科技手段更好的進行檔案信息的管理和查閱調配。提高技術能力，避免在使用檔案資料的過程中由于能力不足而導致的失誤。

4.加強法制建設，完善相關的法律法規和規章制度。數字化時代之下，網絡黑客和病毒的侵襲問題不僅影響著互聯網的安全，也影響著檔案信息的安全，不僅如此，很多人為因素也會影響著檔案管理信息化建設。因此保障檔案信息的安全僅僅依靠單一機構和部門是很難實現的。當今時代之下，信息安全已經上升到國家安全戰略布局的高度，通過建立更加完善的法制體系，通過調動各個領域來共同構建一個合理全面的防護體系已經成為必然趨勢。

四、結語

數字化時代之下檔案管理信息化的建設不僅是我國的重點領域，在整個國際背景下也被列入國家發展戰略的重點發展方向之中。信息時代之下，檔案管理信息化是我國在檔案管理方面進行發展的必不可少的一步。高度發達的科技為檔案管理信息化帶來了很多機遇，同時經濟全球化背景之下的網絡技術等高科技手段的應用也給檔案管理信息化建設的過程帶來諸多挑戰。通過分析當前檔案管理信息化建設存在的問題，更好的解決和防止一些問題的發生，對于我國接下來的檔案管理信息化建設進程具有非常重要的戰略意義。

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