國際工程總承包項目外事管理的問題及應對措施

摘 要：在國際工程總承包項目實施過程中，外事管理工作是確保項目有序進行的重要因素。本文結合國際工程總承包項目外事管理方面的實踐，對新形勢下國際工程總承包項目外事管理遇到的問題和存在的難點進行了分析，并對相關問題提出了解決辦法，更好地服務國際工程總承包海外業務的發展。

關鍵詞：國際工程 總承包項目 外事管理 問題 措施

一、引言

中國國際地位的日益提高，為工程公司進入國際市場提供了良好的外部環境。隨著國際型工程公司日益擴大的國內外業務需求，工程總承包項目也越來越多，大型總承包項目現場就是一個大型社區，從項目一線建設到后勤保障，管理工作事無巨細。而其中的外事管理和服務工作任務舉足輕重，事關重大?！巴馐聼o小事”，當前形勢下的外事管理工作范圍已由境內延伸到境外，外事管理工作從傳統的單純辦理外事手續轉變為“大外事”的管理。這些都為新形勢下的外事管理提出了新的要求，也促使國際工程公司的外事管理工作思想觀念及管理方法上的適應和轉變。新形勢下如何滿足國際工程總承包項目日益擴大的海外業務需求，如何保障海外生產經營順利開展，對傳統外事管理工作提出了新的挑戰。

二、國際工程總承包項目外事管理主要存在的問題和困難

1.項目管理人員經驗不足，外事管理不到位。在境外工程總承包項目執行過程中，存在項目管理人員甚至管理層對國家和內外部的外事管理政策和規定不了解、不理解、不執行、認識不到位的現象。單純的認為外事管理與一般的內部管理工作一樣，僅僅是辦辦手續，做做日常管理。由于境外總承包項目執行的環境復雜，管理經驗不足，管理不到位，把在國內一些不好的做法帶到了國外，導致出現了這樣那樣的問題，有的問題還是相當嚴重的，甚至給工程公司和中國國家形象造成一定影響。

2.專業外事管理人員配置不夠。國際工程總承包項目的執行，是一項牽涉甚廣的浩大工程，高峰期所需的項目執行人員成千上萬。如何做好眾多人員的安全派出工作，確保項目執行的有序順利進行，對項目外事管理工作提出了非常大的挑戰。有的項目沒有配備專業外事人員，甚至由項目其他部門人員兼任，這些都對總承包項目外事管理工作的可持續發展帶來不利影響。另一方面外事管理國際化人才短缺，仍然缺乏懂業務、懂外語、善經營、通曉國際規則的復合型國際化人才。

3.出國動遷計劃性不強。一方面是項目執行過程中一些不確定、不可控因素導致；另一方面也暴露出出國動遷時計劃性不強，項目前期策劃未做好工作計劃和安排。由此造成的后果，體現在總承包項目人員動遷過程中，主要矛盾集中在項目動遷需求對外事工作流程和對使館快速出簽要求的不匹配。一是項目的要求越來越高，高峰期對人力動遷的要求更加高，而有些國家使館簽證所需辦理時間硬性要求高，留給外事工作人員辦理的時間較短；二是執行項目過程中需要內部多部門協調，人員出行量巨大，任務繁重，這也是影響團組成行率的主要因素。

4.應對政府檢查與履行社會責任任務重大。國際工程總承包項目執行過程中，項目現場在應對當地政府例行和非例行檢查時，需要耗費大量時間和精力，如當地海關、檢察院、衛生局、勞動就業局、勞動監察局、稅務局、移民局等等，同時，當地政府還可能在當地失業人員就業培訓、工作安排、社會捐助等方面提出要求。針對各個國家項目現場情況各不相同。這些需要耗費工程公司管理人員較多精力，對項目實施也具有非常大的沖擊。

5.境外公共安全管理工作責任重大。國際政治形勢復雜動蕩，全球恐怖襲擊、綁架劫持、暴力搶劫等公共安全事件多發，傳統與非傳統安全挑戰疊加。國際工程總承包項目執行在迎接機遇的同時也面臨局勢的新風險。從國際化經營的現狀來看，也有一些亟待解決的問題。一是雖然境外業務發展步伐很快，但發展質量還有待提高，國際化經營管理水平還有待提升，體制機制還有待進一步完善。二是中國工程總承包項目人員大多分布在中東、非洲、南美、中亞等政局不穩、社會動蕩、武裝沖突和社會治安及自然條件較差的國家或地區，境外公共安全風險大。

三、國際工程總承包項目外事管理問題的應對措施

1.完善境外項目外事管理體系，加強政策法規的宣傳力度。一方面，進一步強化項目外事管理歸口管理職能的要求，積極組織協調各個管理部門職責，做好崗位職責歸口整理工作，進一步明確外事管理職責，為外事部門履職提供有力的組織和人員保障。另一方面，及時修訂各項外事管理規定和制度，并針對國際工程總承包項目的特點制定符合項目實際的管理制度和要求。編寫發布因公出國（境）管理規定和管理細則等相關制度文件，嚴格貫徹落實國家對外政策法規，為進一步規范項目因公出國（境）任務管理提供合法保障。在完善外事管理體系的基礎上，加強相關政策法規的宣傳力度，使境外總承包項目人員深入了解并理解相關管理規定，適當加大對政策規定的宣傳和普及力度，增強境外項目人員對外事管理相關政策和規定的了解，增進理解和支持，為保障項目順利執行創造條件。

2.加快外事隊伍建設，關注外事人才成長。隨著國際工程公司海外執行項目逐步增加，培養和保有一支合格的外事人才隊伍顯得尤為重要，這對公司外事工作和人才隊伍建設提出更高要求。培養出既懂外事工作，又熟悉項目專業技術的復合型人才是我們提高外事管理水平的根本保障和工作目標。不斷加強人才隊伍建設，對新加入的同志，通過培訓與傳幫帶，使他們盡快適應新的工作環境和工作流程，加強對項目外事管理人員政策法規、流程規范等全方位業務學習和培訓，努力提高外事人員的綜合素質，不斷強化服務意識和大局意識，使其在實踐中鍛煉成長，滿足境外項目外事管理工作的需要。

3.加強計劃性，做好項目動遷策劃，提高成行率。總承包項目進度計劃管理人員需要針對項目各類情況提前開展動遷策劃，嚴密安排，確保人員派出的必要性和及時性。項目外事管理部門和人員應圍繞境外總承包項目各實施階段工作重點制訂管理規劃，通過了解項目動態，分析人員階段性出訪規律，制訂關鍵崗位人員中長期出國（境）計劃，加強與主管部門協調并加大與使領館的溝通力度，盡量實現多次任務一次性審批及辦理多次簽證，不僅能有效提高項目運作的時效性，還能節省大量人力和物力。例如，每月按期通知項目各部門上報出國人員計劃，加強核實、做好初步審核工作，從源頭把握好派出人員的計劃性及必要性，從而提高后期的人員成行率。提醒各部門經理在后期上報出國計劃時多加注意，定期通報項目各部門成行率。

境外總承包項目的開展，對外事管理工作的要求越來越高，要及時、順利地完成項目人員出國動遷任務，必須超前規劃、提前準備，做好外事管理數據更新、定期預警即將到期人員名單信息，及時發現問題，查缺補漏，提高應對意識。

4.加強境外項目外事管理工作流程規范化和精細化。境外項目外事管理工作需要建立常態化、規范化，保持工作步驟、工作環節的順暢，項目外事機構健全，崗位人員各司其職，協同合作，才能保證項目出國人員平安、順利出行。作為一線外事工作者要了解外事工作記錄的重要性，便于日后的追溯及查詢。如做好項目人員出入境信息登記，記錄人員出入境信息、路線、保險投撤、證照有效期、邀請函、機票、費用分解、聯系方式、現場停留時間等，迅速篩查境外人員數量及信息、當月出入境變動人員信息。這些基礎工作不僅為日常外事工作提供便利，更為后期行政、人事、財務等核算考勤、境外補貼、出差報銷等提供便利依據。這些數據信息的整理將在日常外事管理工作中發揮重要作用。

5.加強對境外項目的外事服務，全面配合海外項目實施。外事管理部門要認真處理好管理與服務的關系。一方面進一步完善制度，規范管理，確保出國人員遵守外事紀律；另一方面盡量簡化內部審批程序，縮短流程，提高辦事效率，使出訪計劃按時成行，滿足項目生產經營的需要。同時建立和完善公司境外公共安全管理體系及規章制度。通過強化管理，創新服務，為全面完成境外項目生產經營提供有力支持和保障。

6.加強境外項目現場的外事管理工作。項目現場的外事管理工作，更要投入大量精力。為了滿足項目人力需求，項目現場外事工作要積極進行勞務配額申報。與此同時，針對境外總包項目施工高峰的實際情況，提前啟動增加勞務配額申報工作，通過與當地政府、外交部、經濟部等政府部門積極溝通，為項目執行爭取有利條件。在勞務許可審批方面，進一步提高申請材料的時效性、準確性和完備性，不斷優化部門分工與工作流程，積極推進當地勞動管理部門、中介服務機構的協調與配合，更好地完成勞務許可審批工作。 項目現場外事人員要積極主動與當地勞動局、移民局溝通協調，爭取在現場續辦簽證、新辦勞務許可和勞務簽證的機會，為項目的順利進行提供基本的人力保證。

7.推進外事管理信息化建設，提高外事管理與服務水平。強化外事管理工作信息化建設可以降本增效，提高效率。在境外工程總承包項目外事管理過程中，逐步研究改變傳統工作方法，利用信息化優勢，快速提升工作質量和效率。搭建外事管理信息化平臺，開發移動客戶端和在線審批功能，逐步開展使用人員培訓。這些將極大的提高項目外事管理水平。

出國（境）人員安全和在外動態始終是集團和公司各級領導關心的問題，也對外事人員做好管理和提供服務提出了新的要求。隨著國際業務的增多，出國團組和人員將會進一步增加，考慮到國際局勢和派往地區安全形勢的不確定性，公共安全風險進一步加大，項目外事管理更要積極發揮信息化作用，策劃建立出國人員動態管理系統，適時了解出國人員的動態。在信息化管理部門的技術支持下，開發出國動態管理平臺十分必要，將適時、直觀顯示項目出國人員的相關信息，方便管理人員適時了解出國人員數量、前往的國家信息等，利于外事人員及時梳理在外人員情況，合理安排項目人員護照管理、簽證管理、保險投保等手續，同時對于應對突發事件提供可以提供適時信息支持，確保出國（境）人員在外安全。

8.國際工程總承包項目要更加注重履行社會責任和樹立形象。企業跨國經營必然面臨來自資源國政府、社區關系等多種錯綜復雜公共關系的影響。境外項目現場的外事管理，也要加強外派隊伍和人員管理，樹立和維護企業形象，才能獲得業主的信任和好評，塑造中國公司在當地的品牌。在外企業不僅注重提高專業管理水平，還要注重企業境外形象。為所在國和當地社會經濟發展、擴大就業、改善民生、保護環境、培養人才等方面做出積極貢獻，積極參與當地社區經濟、文化、教育建設，創造就業機會，主動捐助資金，幫助當地社會改進文化教育設施等，主動承擔社會責任，打造軟實力。同時，在項目所在地適當宣傳為當地社會所做的貢獻，所承擔的社會責任，樹立企業在國外的良好形象。這些都將為境外項目的順利實施提供正能量。同時，對于當地政府提出的要求，也要按照有利于項目運作、量力而行的原則，適度地給予回應和支持。

9.抓好境外公共安全工作，確保境外項目安全順利實施。人是最寶貴的財富，項目執行和發展應以人的安全為前提，把確保境外員工安全作為一切工作的前提，承攬境外項目必須以安全可控為前提。當前境外公共安全的管理要求日益嚴峻，在外事管理工作中需要通過思想觀念及管理方法上的適應和轉變，不斷提高外事管理與服務水平。在實際管理中，要健全管理體系，強化派出單位境外公共安全管理的主體責任，“誰派出、誰負責”。突出境外公共安全重在預防，“防患于未然”是境外公共安全管理工作的關鍵所在。加強項目和機構境外公共安全風險評估，密切關注形勢變化，重視正在執行項目的動態風險評估，提前做好預警。還要加強安全培訓，提高全員境外公共安全意識和防范能力，不斷提升境外安全防范水平，進一步強化HSSE工作。在具體操作上，加強項目境外公共安全培訓，學習必要的緊急醫療救援方式，就逃生技能、戰術手勢、野外生存、風險規避、防止人身傷害、輕武器知識、夜行安全等進行具體培訓和實操演練。通過培訓，使境外項目人員進一步增強境外公共安全意識，掌握風險規避、自救互救的技巧，提高自我安全保護能力，為有效防范境外突發事件危害、保障境外人員和財產安全奠定良好基礎。 另外，境外項目現場還要采取有效措施做好員工身心健康管理。除了做好必要的健康檢查，還要對駐外員工進行心理健康指導，有效調節駐外員工的身心健康。

四、結語

在國際工程總承包項目執行過程中，應該認識到外事管理工作的重要性，才能保證境外項目工作的有效開展。外事管理工作要在實踐中積累經驗，采取多種措施，有效提高項目執行效率，為國際工程公司的境外經營業務提供有力支持。

參考文獻：

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