淺談保密工作閉環管理

摘 要：將全過程閉環管理管理思路融入到保密管理工作中，實現對涉密人員、涉密載體、涉密設備、涉密活動等有效的保密管控，提升單位保密管理水平。本文從制度體系、監督檢查、信息化技術支撐等方面著重探討如何做好保密工作閉環管理。

關鍵詞：保密工作 全過程 閉環管理

保密工作是軍工單位一項基礎性、長期性工作，直接關系到國家安全和利益，關系到軍工單位的生存和發展。隨著國家加大國防武器裝備的研發投入，近些年軍工單位得到了跨越式發展，承擔涉密項目逐年增多，涉密人員人數不斷增加，涉密載體、涉密信息設備和涉密活動數量成倍增長。當前軍工單位保密工作的對象、內容、任務和環境都發生了很大的變化，增加了保密管理工作難度，對保密管理工作提出了更高的要求。因此就需要軍工單位通過信息化手段做好保密工作的閉環管理，實現對涉密人員、涉密載體、涉密設備、涉密活動等有效的保密管控，進一步提升單位保密管理水平。保密工作閉環管理需要構建涉及保密業務各方面，注重全過程控制和結果反饋的閉環管理制度體系，并通過信息化技術手段使保密管理工作中每個流程、每個環節、每個責任人都處于監督和受控，確保閉環管理發揮作用，保密管理要求落到實處。

一、制定完善的保密管理制度體系

保密制度是保密工作閉環管理有效運行的依據，建立完善的保密管理制度體系，應包括三個層次。首先是頂層基本制度，應根據保密資格認證標準和國家有關法律法規結合單位自身實際特點制定。基本制度包括單位保密教育、定密、涉密人員、涉密載體、涉密設備、涉密活動、保密檢查考核等保密業務管理的基本要求，并明確各保密業務工作主體責任部門和各類人員保密工作職責。第二層次是保密管理程序文件，制定各個保密業務工作具體管理要求和操作流程，應結合單位科研生產的全過程和各環節，有針對性的制定保密管理工作流程，將保密管理與業務工作有機融合，將保密規定要求嵌入到業務流程之中和工作職責之中，所有管理流程都應有閉環小結，做到流程閉環管理。第三層次是各業務部門應在業務工作制度建設中將相關保密要求納入管理制度中，使保密要求與業務工作制度融為一體，支持和完善保密管理程序文件有效運行。所有層次的制度都應根據形勢和工作業務變化不斷修改完善，優化流程，為保密閉環管理提供有效的制度保障。

二、加強保密監督檢查，提升保密工作閉環管理執行力

保密監督檢查是確保保密工作各項閉環管理要求落到實處的重要手段。通過進行經常性的綜合保密檢查和專項保密檢查，定期監督檢查和不定期抽查等方式，全面查找保密管理方面存在不落實閉環管理要求的問題和隱患。對發現的問題和隱患，保密管理部門應及時發起“保密檢查問題整改流程”，對問題點部門提出明確整改要求，并跟蹤督促整改落實，確保問題的整改工作得到閉環。同時要嚴格執行保密工作責任追究制，將保密監督檢查結果納入單位績效考核，對照保密管理制度的獎懲條款，對發生問題隱患的部門和個人進行保密考核扣分和處罰。做到嚴格檢查，有責必究，促使每個部門、每名員工認真履行保密工作職責，嚴格遵守各項保密管理制度，嚴格落實保密工作閉環管理要求。通過對檢查出的問題隱患進行統計分析，對保密管理制度和管理流程進行不斷完善，持續改進保密管理措施，有效的提升保密工作閉環管理能力。

三、利用信息化手段，技術支撐保密工作閉環管理

隨著保密管理要求不斷提高，各項保密管理工作也在日趨精細化，管理工作量不斷增大，需要改變傳統保密管理模式，利用信息技術，通過信息化手段深化轉型提升保密管理能力和管控措施。脫離信息技術支撐，很難做好當前保密工作的閉環管理和實施有效管控。通過開發保密管理信息系統，將各項保密管理業務和活動集中到統一的信息化系統平臺上進行集中管控，并與各業務應用信息系統進行集成和數據共享，打破信息孤島，有效利用各個應用系統的信息資源，將保密工作與各項業務工作有機融合。開展相關業務工作時，必須發起相關保密工作流程，杜絕為迎接保密檢查等情況，突擊開展保密管理工作的行為，保密工作的開展常態化，保密工作閉環管理要求得到有效落實。通過利用信息化技術手段，使保密管理要求融入業務電子流程，實現了所有審批流程從發起到閉環的全過程管理，各級保密管理人員實時掌握保密工作狀態，各類保密管理數據相互關聯，做到及時準確，保密管理全過程可視化，可實時查詢流程的狀態、跟蹤狀態的變化、監控保密管理流程的閉環和完成情況，有利支撐保密工作實現全過程、實時的閉環管理。

四、做好具體保密業務工作全過程閉環管理

筆者所在單位近年開展信息化保密管理體系建設， 通過自主開發保密管理、定密管理等系統，并與單位辦公自動化、人力資源管理、項目管理等系統進行有效集成，共享信息資源，把保密管理融入到各項業務工作之中，逐步構建起覆蓋全部保密管理要素的信息化管控平臺， 做到涉密人員，涉密載體，信息設備，涉密電子文件，涉密活動等，全方位、各環節、全過程的閉環管理和控制，能夠準確確定每個保密業務工作當前責任人和當前狀態，落實管理職責，預防管理風險。

1.涉密人員全過程閉環管理。涉密人員從入職、涉密等級的界定、變更、部門崗位變動、承擔涉密項目、出境情況、保密教育、保密處罰和獎勵、個人重大事項、退休離職等信息，通過保密管理系統中涉密人員管理、涉外管理等業務模塊和人力資源管理系統、項目管理系統中的相關流程，進行自動關聯，根據實際情況變化而不斷更新，形成涉密人員的信息全過程動態管理，建立涉密人員個人管理檔案，實現涉密人員從入職到離職全過程閉環管理。

2.涉密載體全生命周期閉環管理。所有涉密載體實行條形碼管理，包括打印件、復印件、刻錄光盤和外來文件，利用保密管理系統，對涉密載體從審批、制作、查閱、移交、外發、歸檔、銷毀等進行全程監控，做到涉密載體各環節可追蹤，全程可追溯。所有涉密載體自動納入申請人個人涉密載體電子臺賬，所有涉密載體顯示“在用”、“歸檔”、“外發”、“移交”和“銷毀”等當前狀態，并根據流程的發起與結束而不斷更新，形成完整的涉密載體全過程管理臺賬，做到對每一份涉密載體的狀態實時掌控，實現涉密載體從產生到銷毀全生命周期閉環管理。

3.信息設備全生命周期閉環管理。信息設備從申請領用、設備入網、使用維修、密級變更、設備退網、設備歸還、設備報廢，存儲部件的銷毀等所有的相關信息通過保密管理系統和資產管理系統相關流程全部被納入信息設備管理臺賬，并實時自動更新，有效實施信息設備的從啟用到報廢的全生命周期閉環管理。

4.涉密電子文件全過程閉環管理。通過定密管理系統， 形成單位所有定密電子文件和文件操作記錄臺帳，記錄電子文件的所有閱讀使用者和使用時間。非涉密人員或非涉密客戶端計算機上無法打開涉密文件如試圖打開涉密文件，將在文件操作記錄電子臺賬中形成違規操作記錄。電子文件密級標識與電子文件不可分離，密級標識不可篡改，如有對文件名密級標識更改，文件關閉后會強制恢復原文件名和密級，并記錄違規操作記錄，通過文件定密和操作電子臺賬實現涉密電子文件從生成到使用全過程管控。

5.涉密活動全過程閉環管理。涉密活動負責人在保密管理系統中填報涉密活動保密方案進行審批，提交涉密活動保密實施細則，關聯活動使用涉密載體制作、借用計算機、接待外單位人員手續、拍照攝像等申請流程，保密辦公室對活動進行保密監督檢查，落實活動過程中的保密工作，活動結束對使用涉密載體的歸檔和銷毀，對保密工作檢查落實情況記錄，活動負責人對活動進行閉環小結，并將涉密活動保密檢查表、參加人員名單及涉密資料發放登記表等記錄納入部門保密管理檔案管理，實現涉密活動從發起到結束全過程的閉環管理和控制。

6.密品全過程閉環管理。科研生產項目的負責人使用保密管理系統中密品管理模塊，申報本項目在科研生產過程中產生的密品名稱和密級，在實際的科研生產過程中，當密品實物產生后，對密品進行編號和實物申報，納入密品實物管理，在模塊中記錄該密品的產生、流轉、交接、交付等活動，從而形成統一密品管理臺賬，對密品實施有效的全過程管控，實現密品從產生到交付的全過程閉環管理。

軍工單位保密工作任務艱巨，責任重大，新形勢下隨著保密管理要求不斷提高，管理新需求的不斷產生，做好保密工作閉環管理，需要根據業務工作實際持續改進和完善保密管理制度和保密管理工作流程，把保密管理要求融入日常業務工作流程之中，有針對性的開展監督檢查，強化保密檢查考核力度，有效利用信息化技術手段，支撐保密工作全過程監督和受控。做到軍工單位保密工作“環節可追蹤、全程可追溯、業務可監管”，保密工作全面覆蓋業務工作各個環節，保密管理環環相扣全過程閉環。實現涉密載體和信息設備等全生命周期管控，保密工作責任橫向到邊，縱向到底，各級人員各司其職，各負其責，保密責任全員落實。使保密工作更加科學、規范和高效，保密管控能力得到不斷提升。

作者簡介：張先俊（1975—）男，安徽合肥人，中國電子科技集團公司第三十八研究所工程師。研究方向：保密管理。