淺談人事檔案在人力資源管理中的重要性

摘要：隨著社會的飛速發展，人力資源作為企事業單位的重要資源，對其競爭力的提升有著重要作用。人事檔案是企事業人力資源管理的基礎，企事業應該采用相應的策略對人事檔案在人力資源管理的現狀進行了解，讓人事檔案在人力資源管理中的地位得以提升。本文淺談了認識檔案在人力資源管理中的重要性，希望對新時期的企業管理有所幫助。

關鍵詞：人事檔案；人力資源；管理中重要性

Talking about the Importance of Personnel Files

in Human Resource Management

Hui Bo

Abstract：With the rapid development of society，human resources as an important resource of enterprises and institutions，to enhance its competitiveness has an important role. The personnel file is the basis of enterprise human resource management，enterprises and enterprises should adopt the corresponding strategy to personnel files in the status of human resources management to understand，so that personnel files in the human resources management to enhance the status. it is necessary to constantly improve the personnel file management. This paper discusses the importance of knowledge archives in human resource management and hopes to help the enterprise management in the new period.

Key words：personnel files；human resources；importance in management

人事檔案是指記錄著企事業中所有員工的各種信息，在人力資源管理中發揮著舉足輕重的作用。優質的的人事檔案有助于單位對員工的信息及時快速的掌握，是開發和利用人力資源的基礎。隨著經濟全球化速度的加快，人力資源管理理念也在不斷地優化，對人事檔案管理的水平也在不斷地提高。

一、人事檔案管理對人力資源管理的作用

1.人事檔案管理對人力資源管理的促進作用

人事檔案作為人存在的最有力的一種證明文件，對人一生的成長歷程有著重要作用，記錄著人一生中所發生的重大事件，為企事業能夠及時地發現有用人才提供依據，從而為人才得到充分的利用保駕護航。

人事檔案管理是人力資源管理中最重要的內容，人事檔案為人事檔案管理工作中開展的業務活動提供一定的信息。因此，也應該重視人力資源的管理水平，不斷地促進管理水平的提升。

2.人事檔案管理對人力資源管理的阻礙作用

虛假的檔案材料不利于人力資源合理配置，如果沒有了真實性，人事檔案也就毫無利用價值。比如說假學歷、防偽學士學位證、偽造個人簡歷、虛報年齡事件等，都會對人事管理造成麻煩。從而對未來人力資源配置造成了重大影響，并使大量的人才淹沒，不能為企業所利用。

分散、相同的人事檔案材料使人力資源的效力有所降低。比如說人事檔案材料單一，內容抽象，導致人事檔案對企業的選人、用人失去了參考價值，從而對員工的選拔和正常晉升造成影響[2]。這樣會使員工的積極性減弱，從而導致企事業單位一些不必要的損失。人力資源的效力的降低，使企事業的管理成本不斷地提高。

二、提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

1.增強人事檔案的真實性

人事檔案最基本的特性是真實性。對員工信息進行清查、核對，對無效、虛假信息的刪除，對存檔范圍進行拓展，分類儲備個人可公開信息，建立企業人才數據庫是當前人事檔案管理所要做的工作。對個人信息及時的更換，收集和更換企業重要人員的詳細信息。此外，讓多媒體技術輔助人事檔案管理工作，比如利用音像資料記錄個人信息，使信息管理體系和處理系統得到完善，從而提高整體使用水平。

2.加強人事檔案的現代化管理

人事檔案工作應堅持與時俱進，對手工操作對策進行改變，將現代科技引入到人事檔案的管理工作中，實現人事檔案管理工作的自動化、網絡化和文檔一體化，從而對檔案的潛在價值進行開發，主動提供服務[3]。21世紀，充分利用網絡平臺，改變傳統檔案以紙張為介質，大的占用空間，高要求保管環境的特點。業將個人的檔案資料輸入計算機，檔案資料形成數據化，并建立平臺在企業內部局域網上，促進資源的共享。

3.提高檔案管理人員素質

企事業檔案工作規范化管理根本保證就是在對管理人員業務技能培訓的基礎上培養人事檔案管理人員良好的業務素質。為了適應新的、更高的檔案管理要求，檔案管理人員當努力學習現代化的檔案管理知識。這就需要人事檔案管理人員政治素質高、紀律嚴格和職業道德良好，同時對管理人員的思想建設和業務水平不斷的提高，對檔案管理人員的知識領域進行拓展，從而更好的從事檔案管理溝通交流。

結束語

總之，人事檔案作為企業考察、了解和使用人才的重要依據，人事檔案的的真實性決定了它在人力資源管理中舉足輕重的地位。因此，使人事檔案管理的積極作用得到充分發揮，從而促進人力資源健康、和諧的發展。

參考文獻：

[1]張瑤.淺談人事檔案在人力資源管理中的重要性[J].中國高新區，2017，15：209.

[2]葉敬連.人事檔案在醫院人力資源管理中的重要性分析[J].辦公室業務，2017，05：131+142.

[3]董艷芳.試論人事檔案在人力資源管理中的重要性[J].財經界（學術版），2016，21：368.