對建設工程資料管理的思考和探討

摘 要：為了實現建設工程的控制目標，施工現場技術管理人員就必須從工程資料管理入手。加強工程資料管理，可以提高工程管理的效率，保證工程質量，規避風險，體現綜合管理水平。因此，工程資料管理是管理層和從事施工現場技術管理者應研究和思考的問題。

關鍵詞：建設工程 施工現場技術管理 工程資料管理 研究和思考

一、工程資料管理的重要性和現實意義

工程資料管理是建設工程信息管理的一項重要工作。是實施施工現場技術管理，進行目標控制的基礎性工作。它記錄著施工現場管理的全過程。記載著建設項目的所有活動。是評價施工管理工作的規范化、標準化、技術科學化水平和管理成效的重要指標。是分析、處理、解決問題和界定責任、規避風險的重要依據。是變被動管理為主動管理，提高管理效率的重要手段。可見，工程資料管理所產生的作用是非常重要的。工程資料管理的現實意義，不僅僅是及時收集、整理、歸檔，最關鍵的是利用，是服務。從大方面講，為社會、法律、歷史等提供需用資料。就建設項目而言，為投資者和建造者獲取雙贏，為建設工程管理工作順利進展創造良好條件，為處理質量事故、安全事故、索賠事項等提供客觀依據，為解決施工管理中工作的問題，有針對性地迅速查詢完整的資料提供方便快捷，為建設工程檔案的歸檔提供可靠保證。

二、工程資料管理的難度和重點

記錄建設工程中形成的各種形式的信息文件，稱之為工程文件，在建設工程活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，簡稱為工程檔案。工程文件和工程檔案組成了建設工程文件檔案資料。對建設工程實施過程中形成的工程文件和檔案進行收集積累、加工整理、立卷分類及檢索和利用等一系列工作的管理，稱之為建設工程文件檔案資料管理簡稱工程資料管理。

工程資料管理過程中的難度主要體現在以下幾點：（1）工程建設周期長、工藝復雜、建筑物料種類多、技術發展迅速、過程階段性強且相互交叉，由此導致了工程資料多層次、多環節、相互關聯。（2）工程資料必須全面記載工程項目的各種信息，真實反映工程的實際情況。其全面性和真實性直接影響著施工管理的決策、方法、措施，關系到工程質量和安全。（3）工程資料與工程進展應同步形成并納入管理，要求工程資料必須具有及時性和時效性，否則質量、進度、投資、人、機、料均得不到保證。（4）工程資料在整個建設過程中的各個階段、各個環節中產生，很多工程資料是由具體的工程事件引發，因此具有隨機性。（5）不同的專業、多種的學科產生的工程資料不同，綜合目標管理的內容又是多方面的，使得工程資料具有多專業性和綜合性。

工程資料管理的重點：（1）應設專職資料員收集、整理和歸檔，配備良好的硬件設施。（2）工程資料必須隨著工程項目的進展，及時整理、分類有序、真實準確、完整系統地反映建設工程活動的全部內容。（3）工程資料必須依據《建筑法》、《建設工程監理規范》、《建筑安裝工程質量檢驗評定統一標準》、《建筑工程文件歸檔整理規定》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《技術制圖復制圖的折疊方法》、《城市建設檔案案卷質量規定》等有關國家法律規范和技術標準，參照《建設工程管理條例》、《建設工程勘察設計管理條例》、《建筑工程招投標管理條例》、《建筑安裝工程資料管理規程》等有關文件，進行細致的規范化管理。

三、工程資料管理過程中存在的問題和采取的措施

目前，對工程資料管理中存在的一些問題，采取怎樣的措施和解決辦法？是管理層和從事施工現場技術管理者應探討和研究的課題。

1.管理層對工程資料管理的重要作用認識不夠，配備的現場資料員為兼職，或一個資料員兼管多個工程項目，使工程資料系統性差，遇到各類問題時拿不出有利的證據，問題得不到有效的解決，造成工程管理的被動。為避免此類事件的發生，建議在合同中附注約束條款和經濟措施。

2.對施工階段信息的收集和掌握不全面，使處理和解決問題的準確性下降。為了信息的真實、全面，必須加強巡查，進行技術詢問，采集音像資料，并做好監理日志和施工日記的復查。

3.文件簽發不及時，事件與進度不相符。事后補簽、補發、補內容，造成工程資料的不完整和不真實，還帶來事實的遺忘和資料的丟失，使工程質量、進度、投資等控制目標失控，留下不可挽回的損失。為了保證工程資料的全面性、真實性、及時性和時效性，應健全工程資料管理制度，嚴格按照資料管理職責、傳遞流程和管理方法等要求來管人管事。

4.文件內容缺乏范圍性、強制性、準確性、時效性、規范性。

范圍性是指要有一定的針對性，包括一定的內容范圍和時間范圍。如停工部位、時間的起終點等。

強制性是指指令要明確，指令內容具有不可選擇性，執行的強制性。

準確性是指文件內容與現場實際和技術規范要相符。

時效性是指文件傳遞不能延誤，及時簽認傳達。

規范性是指書面格式要標準，用詞要嚴謹，書寫要工整，嚴禁涂改、偽造、隨意抽撤或損毀丟失。

四、把好施工階段工程資料管理的幾個關

工程資料是整個建設項目所有方面的真實寫照。施工現場的管理主要是工程質量、進度、資金的目標控制管理，因此工程資料管理必須圍繞著施工管理這一主線來進行管理。

1.把好來往文件登記關。必須簽名和記錄時間。

2.把好質量控制方面的資料關。如材料（構配件）、設備進場使用報驗單、工序質量報驗單、隱蔽工程報驗單、施工測量報驗單、混凝土澆注報審表等。

3.把好進度控制方面的資料關。如總進度計劃、季月周進度計劃、修正后的進度計劃、倒排的進度計劃、關鍵線路完成時間、工程進度計劃報審表等。

4.把好資金控制方面的資料關。如延長工期報審表、工程量計量報審表、工程費用索賠報審表、工程款支付申請表、工程款支付證書、工程變更單等。

5.把好安全管理方面的資料關。如安全控制實施細則、安全管理的技術措施、機械設備安全使用記錄、安全隱患事故處理報告等。

6.把好日常管理方面的資料關。如施工日志、監理日志、例會和專題會的會議紀要、各種信息的收集與整理等。

7.把好工程各參建單位對工程資料的及時確認和簽字關。

通過對工程資料管理的探討和實踐，可以說工程資料檔案管理也是一項系統管理工程，要想提高工程資料檔案管理的質量和水平，并在施工現場技術管理中發揮巨大作用，光有專業知識和認真嚴謹細致的工作態度還不夠，必須走計算機輔助管理之路，只有這樣才能使工程資料檔案管理更加規范標準，更好地服務于建設工程，服務于社會。

參考文獻：

[1]《工程資料管理》 鄭文新等編著.上海交通大學出版社.2007-8-1版.ISBN：9787313048936.

[2]《建筑工程資料管理規程》 本社編.中國建筑工業出版社.2010-1-1版.ISBN：1511217752.

作者簡介：曹大慶（1959—）男。南京理工大學基建處工程師。研究方向：工程管理、人力資源。