淺談高校學院辦公室管理

王蓓蓓

【摘 要】不論是企業還是黨政機關，辦公室的設置都是不可或缺的，它起著傳遞信息，匯報情況的樞紐作用。對于高校來說辦公室也是不可或缺的一部分，它有教學教務以及行政管理的作用。本文從高校學院辦公室的研究意義，管理工作的概述，以及存在的一些問題和改進的方法等方面來研究高校學院辦公室管理。只有提高學院辦公室的管理和辦事效率，才能使學校發展得越來越壯大。

【關鍵詞】學院辦公室；管理職能；管理特點

一、研究意義

教育是國之根本，一個國家的發展與教育工作密不可分。而隨著社會的不斷進步，全國高等教育已經普及，辦學規模也在不斷擴大。怎樣做才能使學校得以發展？只有加深對高校學院辦公室管理的研究，充分發揮學院辦公室的職能，才能使學校更進一步發展。

辦公室是高校管理機構最基本也是最重要的組成部分。對于學院的通知信息它首先接收同時再下達給學院各個相關部門，讓責任人和學生都可以全面了解相關信息，直接面對師生，并為他們提供服務。

同時，近幾年以來一直在強調理論與實踐相結合的學習方式，在管理中同樣也可以用到這種方法。把在實際工作中遇到的問題提出，結合理論知識加以研究，從而尋求更好的管理方法，改善現有的管理，來更好地解決實際問題，這也是對高校學院辦公室管理研究的意義。

二、學院辦公室管理工作概述

（一）學生管理職能

學生是學校的主體，學院辦公室也要為學生提供全方位的服務。首先，學院辦公室的第一要務就是服務，全方位地服務學生；其次，為了保證學生能夠有一個好的學習環境，學院辦公室對于衛生工作起到監督的作用；再者就是學生的安全教育方面，學生在校期間，學校要保證其安全；

（二）行政管理職能

辦公室主要負責的就是行政工作。為領導做決策提供參考，需要對學院的信息有一個全面的掌控，能根據實際情況為領導出謀劃策、提供意見。此外，學院辦公室應搞好綜合協調，對行政事宜起到督辦、催辦的作用，抓好院系各項工作的落實，及時與上下級協調事項，準確傳達信息。除了這些，學院辦公室還擁有印章使用權，這就要求在使用印章時要嚴格，仔細審查每一份文件的準確性。

（三）教務管理職能

教務管理職能主要是保證教學工作的正常運行。創辦學校的目的就是教育，學院辦公室的設置也是為了服務教學，良好的教學秩序對教學質量的提高有很大幫助，所以這項工作是重中之重；其次是教材的征訂工作。對于教材的選擇應該征求任課老師的意見以及參考其他高校的征訂情況，將老師推薦的教材經過各個系主任審核后將清單交到教材科，及時跟蹤教材的物流情況，以確保在開課之前教材可以到位。

三、高校辦公室管理存在的問題

（一）缺乏科學管理

一般辦公室的管理都是按照習慣性去執行的。每個學院每個學期產生事務的時間都是差不多的，解決方法和步驟也異曲同工。除了習慣以外，還有一個就是經驗之談。在各個教學單位當中，管理事務的類似性是很強的，正是因為如此，各個系在處理許多工作內容時都是采取一樣的方式，美其名曰借鑒經驗，實際上根本沒有考慮到每個系的特點，不根據實際情況制定合適的管理制度，這是不可取的方法。

（二）辦公設備陳舊，辦公環境差

雖然現在辦公設備的投入增加了很多資金，辦公設備也都換成了計算機。但是在科技時代，計算機的更新速度快得驚人，而辦公設備的更新卻比較慢。每個辦公室的電腦配備率達不到100%，不能滿足傳真和掃描的需求，此外如果需要打印大量文檔時還需要到打印社打印。周圍環境對于人的辦事效率也會產生一定的影響，例如在光線不充足的辦公室辦公，人的心情都會變得憂郁；還有墻壁顏色，暖色調的墻壁讓人可以產生一種溫和的感覺。

（三）辦公技術和手段的不先進

總是依靠手工辦公是不可取的方法，辦公的方式必須跟上時代的步伐，將傳統的辦公模式加以電子化、信息化，電子化的流程不僅可以人工勞動、節省時間，也可以加快辦事效率。要將計算機的功能在管理過程中充分發揮出來，提高辦公效率，完善管理體制。

四、如何改進高校學院辦公室的管理

（一）提高硬件設施

想要改進學院辦公室的管理，硬件設備的配置是及其重要的。首先，學校應該每年給每個學院一筆經費用于采購辦公設備，以免因辦公設備的原因導致工作不能及時完成；其次，辦公設備應進行定期的更新，超過最佳使用年限的要及時進行更換；第三，學院領導要認識到辦公設備的重要性，不要吝嗇資金的投入，若因小失大，影響到工作，其損失不可估量。所以對于調查反饋需要更換的設備要及時聯系相關部門督辦設備。

（二）加強職位建設，更新管理理念

只有擁有與時俱進的管理理念，學院辦公室的管理工作才能順利進行。主要做法是明確高校學院辦公室管理的具體工作內容，做到準確定位；提升管理水平，完善現有的管理體制；學院應該為管理者提供多一點的培訓課程，加強管理者的管理理念與時俱進；制定適合本院的科學管理體制，不盲目照搬經驗，只有適合的才是最好的。

這些就是我對于高校學院辦公室管理的一些理解。通過研究可以發現辦公室在學校中的作用，可以說離開辦公室，學校就無法運轉。希望高校領導可以重視辦公室的管理，加強辦公室的管理制度。

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