如何優化中學人事檔案管理工作之我見

李葆華

【摘要】人事檔案在人力資源管理過程中起著非常重要的作用，它是知人善任、選賢舉能，深挖每個員工潛能，發揮他們所擅長崗位上最大效能的重要依據。在新時期人事檔案管理必須適應時代需求，拓展服務職能。從而為學校上級人事部門及教職工本人服務。本文從學校人事檔案管理重要性及學校在人事檔案管理過程中存在的問題提出了針對性的一些建議。

【關鍵詞】優化 人事檔案管理 之我見

人事檔案全面記錄教職工的個人經歷、德才表現及發展過程，通過檔案可以了解學校教師與教輔人員信息，做到因人而宜有針對性的培養教師，發現教輔人員中的各類人才。發揮人才的最大效力。學校是匯集各學科教育人才的高地，也是培育各類人才的基地，要培育出全面發展的人才，就需要性格學識各異的教職工隊伍。而學校人事檔案管理工作也是學校的基礎性工作。只有管好，用好人事檔案工作，對全面掌握學校教職工信息乃至充分發揮人事檔案的價值才能起到重要的作用。

一、人事檔案管理的作用

（一）人事檔案管理對學校的重要作用

學校可以從人事檔案的匯總分析中大體了解學校的發展水平，同時將人事檔案的動態變化與學校的發展方向目標相結合進行分析，可以判斷出哪方面教職工需引進與培養及培養的方向。它是提升學校內部管理水平的依據，同時通過人事檔案考察教職工個人經歷和不同時期的德、能、勤、績、廉的表現，全面地了解每一個人，做到人盡其才，才盡其用。

（二）對個人的重要作用

人事檔案它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，它與教職工個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。對于教職工不論工作調動還是評定職稱，晉升晉級，工資調整，還是入黨或離職，都成為了審核其個人情況的重要依據。它為個人求職、學校求才提供大量豐富、動態、真實有效的原始資料和數據。

因此人事檔案即存儲了組織人力資源的信息，也是管理人力資源的重要載體。它為人才的選用、培養、考核中發揮著重要作用。但現在學校人事檔案只是做為一種資料保管，沒有充分發揮其利用價值。存在檔案不完善，有的甚至出現“有檔無人”或“有人無檔”現象。

二、學校人事檔案管理存在的問題

（一）硬件設施不達標

很多中學不重視人事檔案管理，把檔案室放在不具備最基本保管檔案要求的房間。這些硬件包括檔案室和設備，有些學校雖建立了檔案室，但認為有一間房間及文件柜足矣。對檔案室房間的位置采光，濕度溫度通風防護等方面沒有足夠重視。使檔案室成為學校長期閑置的庫房。更提不上依規治檔。再有檔案沒有分類，個人人事檔案材料不完善、一是資料內容少。人事檔案只是職工的履歷、學習學歷職稱、家族情況等方面的有關材料，而反映個人人才類型，管理能力、技術專長，心理素質方面的內容較少，人事檔案鑒定評述也存在套話、雷同、千篇一律。因此人事檔案在利用時滿足不了人才的選撥，培養的實際需求。二是歸檔不及時。教職工學習、工作、工資等方面的已變更的教職工信息不能及時的修改與補充，歸檔的材料也不規范，有的材料未經相關組織審查核實和蓋章。無法保證材料的真實、有效。

（二）缺乏專業的檔案管理員

在有的學校檔案管理人員是對特殊群體照顧的崗位。有的是年齡大了，不能在一線，就到檔案室；有的學校檔案室是有些人的曲線救國，暗渡陳倉的跳板，可以這么說檔案室大多人認為是一個學校的閑職部分。還有大多學校檔案管理員是身兼數職，造成檔案工作兼而不顧。由此產生的結果是檔案管理人員沒有足夠的專業技能。缺乏檔案管理的理論知識和工作實踐及計算機應用能力，只能起到簡單的保管作用。而非做到檔案管理的科學化規范化系統化管理。

（三）管理機制滯后

從目前看，學校人事檔案管理一是沒有統一管理。從工作性質上說，一個人的檔案有的在財會部門有的在教學部門，有的在人事部門，造成一人檔案多部門保管，分散管理的模式，還沒有形成集中歸檔的檔案管理體制，因此不能滿足學校了解一個人全部信息的要求。二是有的未改變以往的人工記錄管理方法，跟不上現代化社會信息化管理方式。有的雖有電子記錄但也只是錄入些基本的數據應付臨時工作需要與檢查。三是由于對人事檔案管理沒有進行信息化管理，沒有檢索鏈條，不能對個人信息進行分類篩選，沒有形成紙質與電子共同管理的人事檔案管理機制。跟不上時代發展對檔案工作管理的要求，造成人力資源的極大浪費。

三、優化人事檔案管理幾點建議

（一）提高檔案管理人員的素質

人事檔案是政策性、專業性、技術性較強的工作，它集保密性與服務性于一體。因此學校要求檔案管理人員不僅要提高自己的政治品德素質，具有較高的責任心、事業心、進取心；還有要業務能力素質，具有檔案管理專業知識與服務意識、不斷學習信息化應用管理的能力等。使檔案管理人員成為既懂檔案管理專業知識，又具有計算機網絡技術的復合型人才。同時要加強人事檔案管理人員教育培訓力度，以適應新時期電子檔案管理的需要。以前的檔案管理是手工完成，泄密的可能性較小，但現在信息網絡化的檔案管理給人力資源的應用帶來的便捷也給檔案保管和安全帶來了一定難度。難度一是主觀原因檔案管理中學校與人員的安全性與保密性不強，二是客觀原因也就是技術原因，電腦病毒，黑客的攻擊，給人事檔案管理信息安全和保密帶來了威脅。這就要求檔案管理人員不僅有電子文件的特性與應用，還要有計算機網絡系列的安全防護知識。

（二）完善人事檔案管理制度與設備

制度建設是做好工作的前提與保證。因此一是要加強制度管理。從而使檔案管理有章可循，有步驟落實。規定具體歸檔范圍、時間、要求，不斷充實學校人事檔案內容，還要打破分散歸檔局面，使人事檔案管理全面具體詳實。人事檔案不僅體現教職工的工作經歷也能體現業務能力和個人特長。只有這樣人事檔案才能發揮其真正的使用價值。二是不斷加強人事檔案硬件設施，做到人事檔案設備，庫房、閱檔室和辦公室三室分開。配備相應的檔案管理基礎設備，使檔案房間具有最基本的通風、防潮，防霉，防盜、防火條件，添置必備的現代化技術設備，改變過去以紙筆為主要工具，且檢索性較差的特性。

（三）提倡人事檔案的電子化管理

將人事檔案的管理重心從實體管理轉移到信息化管理上來。當前人事檔案管理工作中還存在著手工管理的方式，不利于人事檔案管理效率的提高，從檔案收集、分檔、整理到審批等，檔案管理人員不僅工作量較大，而且工作效率難以提高。而信息化電子人事檔案管理的應用，只需要將個人信息數據錄入到計算機系統中就可以反復對其進行查閱和使用，并利用計算機管理系統可以自動對檔案信息進行分類、提取和加工，不僅工作效率得以提高，而且數字檔案更易于保存和查詢，有效提升了檔案的利用率，檔案管理成本也得以降低。同時學校員工的信息采集，員工可以自行參與各自信息填報，信息維護，實現自助服務，同時個人調動，信息變更等也可改變原來靠手工傳遞的申報審批手續。提高了辦事效率，實現了無紙化閱檔。從而實現人事檔案信息的動態化管理。確保人事檔案接收、傳遞、存儲和利用實現信息一體化。

因此，在當前社會和經濟快速發展的新形勢下，人事檔案管理工作只有適應時代需求不斷優化完善，積極拓展服務職能，才能充分展現每個員工的人生價值，為學校人力資源開發提供強有力的保障。

參考文獻

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