計算機技術在檔案管理中的應用

戴小龍

摘 要

隨著經濟的發展和社會的進步，科學技術水平逐漸提升，尤其是計算機技術有著突飛猛進的發展，計算技術在人們的生活中起到非常重要的作用，在檔案管理中也有非常突出的貢獻，本文重點研究了計算機技術在檔案管理中的具體的應用情況，首先介紹了在檔案管理中應用計算機技術的重要性，然后分析了如何在檔案管理中運用計算機技術。

【關鍵詞】計算機技術 檔案管理 應用

現今社會的進步離不開計算機技術的發展，因此研究檔案管理中如何使用計算機技術有非常重要的現實指導意義，不僅能夠為檔案管理工作提供高效、科學的管理建議，還能夠促進檔案管理整體水平的提高，因此需要對檔案管理中的計算機技術的使用進行合理科學的分析，了解計算機技術的具體的應用情況，根據應用情況來加強檔案管理的有效性。

1 計算機技術在檔案管理中的重要性

檔案管理是一項比較復雜的工作，應用計算機技術來進行檔案管理不僅能夠促進工作效率的提高，還能夠促進檔案管理整體水平的提高，總體來說，在檔案管理中，計算機技術有以下三個重要作用：

1.1 為檔案信息提供安全性保障

在傳統檔案管理中，一旦檔案遺失，就不能再進行彌補，所以傳統的手工檔案在保存的時候非常困難，而計算機技術就可以很好的解決這個問題，信息化的檔案信息能夠進行多次復制保存，所以能夠彌補傳統檔案信息和資料容易丟失的問題。

1.2 降低檔案管理的工作成本，提高整體工作效率

在檔案管理中，傳統的檔案管理方法需要大量的人力、物力、財力，并且在保存過程中有許多復雜的環節，因此在檔案管理中利用計算機技術能夠很好的降低工作成本，對于工作效率的提高也有非常明顯的促進作用。

1.3 計算機技術可以更好的實現檔案信息的共享

對于傳統檔案管理來說，當需要進行信息共享的時候非常的復雜，而應用計算機技術能夠促進信息的流動，查閱信息也非常的方便，所以計算機技術能夠促進檔案管理信息共享程度的提升。

2 計算機技術在檔案管理中的實際應用

2.1 建立檔案電子數字檔案資料庫

在計算機技術的應用中，首先會對傳統的紙質檔案進行電子化的轉化，這樣就能夠促進檔案信息的數字化的提升，在完成電子檔案的資源錄入以后，會對資源進行有效的整理，并且按照統一的規范進行檔案錄入，將電子信息按照一定的格式儲存起來，電子數字檔案主要包括三個部分：

2.1.1 用戶終端

檔案的電子數據檔案庫所形成的用戶終端能夠讓檔案的使用用戶進行便捷的信息查詢，可以使用檔案信息的計算機界面進行終端查詢。

2.1.2 通訊系統

計算機網絡和通訊系統是電子檔案庫的重要的使用基礎，只有完善計算機網絡和通訊系統，才能更好的促進檔案管理效率的提升。

2.1.3 數據庫檢索服務系統

在檔案管理中，使用計算機技術就一定要建立有效的檢索服務系統，用戶通過服務系統進行信息查詢。

2.2 建立完善的電子檔案管理運用系統

利用計算機技術進行檔案管理需要建立完善的電子檔案管理運用系統，首先就要在建立了規范的電子數據庫后對檔案進行管理，利用規范的管理系統對電子檔案進行管理，主要有三個部分：

（1）采用先進、科學、有效的的計算機技術設立管理系統安裝先進的用戶軟件，讓用戶有更好的用戶體驗；

（2）建立完善的電子檔案管理系統。使用電子數據檔案能夠增強信息的安全性和有效性，也能夠促進信息的傳遞安全性的提升，在計算機信息技術的發展中，需要重點加強檔案管理系統的有效性；

（3）詳細的考慮檔案使用用戶的需求，完善系統的維護，提高檔案的使用效率。對于用戶來說，在進行檔案信息查詢的時候，一定會按照自己的需求進行查詢，所以說檔案的管理也要按照用戶的需求進行管理，才能促進計算機技術的高效使用，讓檔案管理的計算機信息化達到最大的程度。

2.3 建立電子數字檔案庫聯網站點

在檔案管理過程中，想要達到計算機技術的管理目標，就一定要真正的將計算機技術使用到檔案管理中，在計算機技術的使用中，一定要按照計算機的特點和網絡的實際情況來建立檔案庫，從而建立一個有效的檔案庫聯網的網絡，主要包括兩個部分：

（1）建立有效的電子數字檔案庫的聯網站點，才能更好的實現計算機技術的使用價值，也才能提高計算機技術的運用效率，應該在電子數字檔案庫中建立有效的聯網站點，讓進行檔案信息查詢的用戶能夠自由的進行檔案信息查詢，可以不被時間、空間等客觀的條件所限制，在電子數據庫的網站站點中，用戶可以通過信息界面登錄到系統中去，然后根據自己的檔案查詢需求進行查詢。

（2）建立相應的檔案信息共享網站，利用高效率的檔案管理系統和方法對檔案進行管理，從而保障電子數字檔案的信息的安全性，也能夠在一定程度上規范檔案信息的使用，讓檔案信息查詢的用戶行為更加有保障。

3 結束語

總而言之，在信息化的現代社會中，計算機技術的使用非常重要，對于檔案管理來說，使用計算機技術能夠促進管理成本的降低，增強管理效率，讓檔案管理更加優化、科學、安全、可控。所以，需要加強計算機技術在檔案管理中的應用，使用高效的管理方式來規范計算機技術的使用，并且促進檔案管理用戶的信息查詢的安全性，從而促進整體檔案管理水平的提升。

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作者單位

河源市人才檔案托管中心 廣東省河源市 517000