大數(shù)據(jù)時代高校科研檔案信息化建設(shè)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

摘 要 大數(shù)據(jù)帶來的信息風(fēng)暴正在變革我們的生活、工作和思維，高校科研檔案信息化建設(shè)事關(guān)高校科研事業(yè)的發(fā)展與未來，高校如何在大數(shù)據(jù)時代把握機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，適應(yīng)變革，是高校科研檔案管理必須思考的問題。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù) 科研檔案管理 信息化建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，音頻、文字、圖片、視頻等半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)大量涌現(xiàn)，人類已悄然進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代。大數(shù)據(jù)帶來的信息風(fēng)暴正在變革我們的生活、工作和思維，大數(shù)據(jù)開啟了一次重大的時代轉(zhuǎn)型，目前大數(shù)據(jù)已深入影響世界各國的國家政策制定、科學(xué)研究發(fā)展，教育資源分享和國家安全管理等領(lǐng)域。

科研檔案是科學(xué)研究活動的真實記錄和信息儲備資源，承載著高校學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)、社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展、歷史變遷和國家政治、經(jīng)濟(jì)發(fā)展重大決策的多重記憶，肩負(fù)著未來高校發(fā)展、人才培養(yǎng)、社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展及國家綜合國力提升的智庫作用，因此，極具保存和利用價值。隨著國家對科研的投入持續(xù)增加，高校科研經(jīng)費不斷增多，項目、成果、平臺建設(shè)等不斷取得突破性進(jìn)展，各種科研檔案如文字、圖表、軟盤、聲像、實物等隨之大量產(chǎn)生，科研檔案正以數(shù)量級的速度增長。傳統(tǒng)的高校科研檔案管理已在一定程度上影響到高校科研管理的整體發(fā)展。大數(shù)據(jù)時代給高校科研檔案的信息化建設(shè)，以及科研檔案的管理創(chuàng)新和服務(wù)創(chuàng)新帶來了難得的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

一、大數(shù)據(jù)時代高校科研檔案信息化建設(shè)的機(jī)遇

（一）大數(shù)據(jù)時代科研檔案信息化建設(shè)的可行性

大數(shù)據(jù)時代信息技術(shù)的飛速發(fā)展為科研檔案管理展現(xiàn)了一個和諧的動態(tài)世界，大數(shù)據(jù)時代可更高效地傳輸、存儲、長期保存、組織發(fā)現(xiàn)與訪問、集成、融合、分析、挖掘和可視化科研數(shù)據(jù)，目前，計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)、云服務(wù)已在高校普遍應(yīng)用，校園網(wǎng)絡(luò)無線延伸，數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化，信息化建設(shè)已為科研檔案的信息化管理打下良好基礎(chǔ)，電子信息技術(shù)跨部門、跨學(xué)科的應(yīng)用、各部門的信息協(xié)同、智能化搜索、自動化導(dǎo)航以及基于全局?jǐn)?shù)據(jù)、歷史數(shù)據(jù)的分析和利用，可為廣大師生提供綜合的信息資源共享和業(yè)務(wù)協(xié)同服務(wù)。對于以前的傳統(tǒng)紙質(zhì)科研檔案也可利用計算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)和掃描儀等設(shè)備將其電子化，并可創(chuàng)建聲像資料以供保存，實現(xiàn)資源共享。

（二）大數(shù)據(jù)時代科研檔案信息化建設(shè)的必然性

第一，時代發(fā)展的強(qiáng)烈需求。社會的快速發(fā)展和進(jìn)步，大數(shù)據(jù)時代和信息大爆炸時代悄然來臨，計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、信息通信技術(shù)的快速發(fā)展，電腦、手機(jī)及各種電子產(chǎn)品的廣泛普及，人們對時間、速度、信息的要求越來越高，微博、微信、微店、QQ、E-mail、網(wǎng)絡(luò)購物等已成為時代潮流并深刻變革著我們的工作、生活和思維方式，快捷、便利、自由、多樣、節(jié)約正成為人們的生活態(tài)度和工作選擇。傳統(tǒng)的高校科研檔案管理模式已經(jīng)不適合當(dāng)今時代發(fā)展需求，傳統(tǒng)的科研檔案以紙質(zhì)材料為主，科研檔案的收集、整理、保存、查閱也以手工操作為主，因此存在浪費時間、收集整理困難、不易保存，查閱、統(tǒng)計分析不便等情況，更難以實現(xiàn)科研檔案的共享、傳播和交流。大數(shù)據(jù)信息化時代可實現(xiàn)高校科研檔案的及時、高效、長期存儲、實現(xiàn)不受時空限制的便捷查閱，信息化的科研檔案還可直接進(jìn)行學(xué)術(shù)上的探討、分析、總結(jié)、共享和交流，這一方面節(jié)約了時間成本，提高了科研檔案的使用效率，另一方面可為科研人員提供豐富的、有價值的科研情報信息，為以后的科學(xué)研究提供參考與借鑒，有利于科研工作較快地出成果，出精品， 從而助推高校科研事業(yè)大發(fā)展。

第二，現(xiàn)代管理與服務(wù)的必然選擇。科研檔案不僅需要妥善保存，還要充分利用好科研檔案。科研檔案是上級部門制定科研發(fā)展規(guī)劃和推動科研工作科學(xué)決策的重要參考；是準(zhǔn)確評價科研人員科研水平的客觀依據(jù)；是進(jìn)行科研活動和科研成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化的重要依據(jù)。傳統(tǒng)的高校科研檔案管理主要以人工為主，科研檔案的整理，收集，錄入，提取應(yīng)用等工作常是手動進(jìn)行，非常繁瑣，耗時耗力，枯燥乏味，檔案不全缺失嚴(yán)重，查閱不便，重管輕用情況突出，統(tǒng)計分析困難，科研檔案的共享、交流局限，致使科研檔案的管理和服務(wù)難以盡如人意，已嚴(yán)重制約科研信息的宣傳推廣和科研成果的轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化，致使大量科研成果深藏于檔案館，實驗室，給學(xué)校、社會、國家造成資源的極大浪費。大數(shù)據(jù)信息化時代讓高校科研檔案從封閉走向開放，大數(shù)據(jù)信息時代可更高效地實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的傳輸、儲存、訪問、獲取、統(tǒng)計、分析和可視化，科研檔案的信息化建設(shè)，讓科研檔案管理工作和服務(wù)工作更加科學(xué)，快捷、便利、多樣，檔案信息的收集、整理、查詢、統(tǒng)計、分析、儲存更加方便、可信、直觀、透明，這既提高了科研檔案的使用效率，也增強(qiáng)了科研檔案管理、服務(wù)質(zhì)量，又避免了人工管理中的主觀隨意性。另外，大數(shù)據(jù)信息時代通過集成芯片實現(xiàn)海量信息的有效保存，大大節(jié)約了科研檔案儲存空間，使檔案信息資源的利用和配置也更加的公平，節(jié)約。因此，高校科研檔案管理信息化建設(shè)有利于促進(jìn)科研檔案管理、服務(wù)工作的高效進(jìn)行，是檔案管理工作和服務(wù)工作的必然需求。

二、大數(shù)據(jù)信息化時代高校科研檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為各個領(lǐng)域不能回避的現(xiàn)實問題，大數(shù)據(jù)在高校科研檔案管理中的廣泛運用，將給我們的科研檔案管理模式、科研檔案管理人員和科研檔案的安全帶來巨大挑戰(zhàn)。

（一）傳統(tǒng)科研檔案管理模式的挑戰(zhàn)

辦公自動化及各業(yè)務(wù)系統(tǒng)在高校的普遍應(yīng)用，基于系統(tǒng)的海量信息資源對高校科研檔案管理帶來挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)時代科研檔案的載體由傳統(tǒng)形態(tài)向數(shù)字形態(tài)過渡，科研檔案管理的對象由有形實體文檔轉(zhuǎn)變?yōu)闊o形虛擬信息，科研檔案載體從印刷資料、軟盤資料、視聽資料等延伸到各種數(shù)字資源，傳統(tǒng)的“實體檔案管理模式”對日益豐富的多樣化的科研檔案載體文件無法實施有效管理；另外，傳統(tǒng)的科研檔案管理以手工為主，科研檔案的查閱率和利用率都非常低，更談不上科研檔案的編研、展覽、宣傳、共享、交流，科研檔案“束之高閣”，“重藏輕用”現(xiàn)象明顯，更不用說對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、開發(fā)與利用。許多科研檔案還存在歸檔不全，檔案載體仍然以紙質(zhì)為主，檢索方法單一，效率低下；紙質(zhì)檔案、實物標(biāo)本、產(chǎn)品等通常在不同機(jī)構(gòu)分散收藏等情況。因此，高校如何盡快轉(zhuǎn)變觀念、轉(zhuǎn)變科研檔案管理模式，盡快適應(yīng)大數(shù)據(jù)信息時代的要求，管理好、利用好、服務(wù)好科研檔案考驗高校科研管理水平。

（二）科研檔案管理人才的挑戰(zhàn)

長期以來，高校科研檔案管理缺乏重視，很多高校很少有專職工作人員來管理科研檔案，大多由負(fù)責(zé)其他科研管理的人員兼職。隨著科研檔案數(shù)量和形式的快速發(fā)展，科研檔案管理人員素質(zhì)已成為制約高校科研檔案事業(yè)發(fā)展的重要因素。大數(shù)據(jù)信息時代檔案工作對象、工作環(huán)境、工作手段都發(fā)生了重大改變，檔案信息化是以檔案信息資源開發(fā)利用為核心，以信息技術(shù)（計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通訊、信息處理）等高科技技術(shù)為依托的一種新技術(shù)應(yīng)用過程。這就要求科研檔案管理人員不僅要有檔案學(xué)專業(yè)知識，還要有計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和信息處理技術(shù)知識，以及具備網(wǎng)絡(luò)信息搜索能力和信息分析能力。但目前，檔案專業(yè)人才稀少，同時具備檔案專業(yè)和信息技術(shù)的復(fù)合型人才更是奇缺，這在大數(shù)據(jù)信息化建設(shè)的新形勢下尤顯凸出，這必將對高校科研檔案管理工作產(chǎn)生深刻影響，也對科研檔案管理人員素質(zhì)提出嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

（三）安全性問題

大數(shù)據(jù)信息化時代給我們提供了一個更為廣闊的信息儲存和交流共享平臺，但也給科研信息的安全帶來挑戰(zhàn)，一些科研項目、科研成果、科研數(shù)據(jù)涉及國家政治、軍事、經(jīng)濟(jì)的重大決策和前進(jìn)方向，若一旦被黑客攻擊或是泄漏，所造成的損失將是十分巨大。

三、大數(shù)據(jù)時代加強(qiáng)高校科研檔案信息化管理的幾項措施

在實施大數(shù)據(jù)管理的過程中，高校還應(yīng)建立科研檔案大數(shù)據(jù)信息化管理體系，積極引入大數(shù)據(jù)信息化建設(shè)人才，并高度重視數(shù)據(jù)安全等問題。

（一）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層科研檔案信息化管理意識

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對科研檔案信息化建設(shè)的重視程度直接影響科研檔案的管理效果。領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)化科研檔案信息化管理意識，要認(rèn)識到大數(shù)據(jù)時代科研檔案信息化建設(shè)的重要意義和巨大價值，把科研檔案信息化建設(shè)提上日程，并著眼長遠(yuǎn)，頂層設(shè)計，確保人力，財力，物力的投入。同時科研檔案管理人員要不斷轉(zhuǎn)變觀念、更新知識，不斷學(xué)習(xí)提高信息化管理技術(shù)和水平，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)信息化時代對科研檔案管理工作的變革和挑戰(zhàn)。

（二）建立、健全科研檔案信息化管理制度和科研檔案管理平臺系統(tǒng)

科研檔案管理制度是科研檔案工作者開展科研檔案工作的行為準(zhǔn)則和依據(jù)。高校應(yīng)結(jié)合《中華人民共和國檔案法》和《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》建立、健全科研檔案信息化管理制度，形成科學(xué)、規(guī)范、高效的規(guī)章管量制度和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化信息化管理工作流程，加快推出有關(guān)科研檔案數(shù)字管理的各項工作規(guī)范，尤其是網(wǎng)站建設(shè)和管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理軟件設(shè)計和數(shù)據(jù)庫錄入規(guī)范等，要讓科研檔案的信息化工作有章可循、有據(jù)可依。另外，高校還應(yīng)加強(qiáng)科研檔案管理平臺建設(shè)，完善和加強(qiáng)科研檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)，添置必要的現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，并加強(qiáng)軟件管理功能，充分利用計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，促進(jìn)高校科研檔案管理快速朝著數(shù)字化信息化的方向邁進(jìn)。

（三）人才隊伍建設(shè)

科研檔案管理人才是高校科研檔案信息化管理的實施主體，高校應(yīng)利用自身優(yōu)勢培養(yǎng)、選拔和引進(jìn)既具有檔案管理知識、又具有信息化技術(shù)（計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通訊、信息處理）的復(fù)合型人才，并完善配套政策，提供一定的福利待遇和工作條件等。另一方面，高校應(yīng)注重培養(yǎng)提高科研檔案工作人員計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用能力、管理意識和服務(wù)意識，最大限度促進(jìn)科研檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。

（四）加強(qiáng)科研檔案保密工作和知識產(chǎn)權(quán)歸屬工作

大數(shù)據(jù)信息化時代，科研檔案的信息含量和科技含量加大，載體形式也多樣化，信息交流快捷、便利，但在信息共享交流過程中，還必須嚴(yán)格遵守科技保密原則和《知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)法》的規(guī)定，該保密的科技信息一定要做好保密工作，防止因科研信息泄漏造成不必要損失，另外，還要明確科研成果的歸屬問題，知識產(chǎn)權(quán)問題和效益分配問題，以解除科研人員的后顧之憂。

高校科研檔案信息化建設(shè)是大數(shù)據(jù)時代的必然趨勢和時代要求。大數(shù)據(jù)信息化管理將從根本上提升高校科研檔案管理的質(zhì)量和效率，提高科研檔案資源的價值量，讓廣大師生能夠更為便捷地使用檔案資源。我們要以開放、共享、共建、共贏的心態(tài)面臨大數(shù)據(jù)時代的挑戰(zhàn)，努力開創(chuàng)協(xié)同合作、多方參與、互惠互利的科研檔案工作新局面，以實現(xiàn)高校科研檔案信息資源跨院系、跨學(xué)科、跨層級、跨部門的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同服務(wù)網(wǎng)，這既是大數(shù)據(jù)時代高校科研檔案管理的發(fā)展方向，也是促進(jìn)高校科研事業(yè)發(fā)展的必然選擇。

（作者單位為中央民族大學(xué)科研處）

[作者簡介：王惠萍（1975—），女，博士，技術(shù)中級職稱，行政正科級，研究方向：科研管理。]

參考文獻(xiàn)

[1] 姜亞超.基于大數(shù)據(jù)思維的檔案管理工作研究[J].蘭臺世界，2016（8）：29-31.

[2] 向澤紅.跨界.融合.聯(lián)動——論大數(shù)據(jù)時代高校檔案事業(yè)發(fā)展的新思路[J].山西檔案，2016（1）：64-66.

[3] 馬國勝，王文慧.科研檔案對高校的服務(wù)價值及其社會意義[J].蘭臺世界，2016（16）：28-29.

[4] 王瑾.高校科研檔案管理工作初探[J].蘭臺世界，2015（12）：164-165.

[5] 向澤紅.基于云計算和3D虛擬技術(shù)的智能化檔案信息服務(wù)研究[J].山西檔案，2014（03）：59-61.