地質調查項目野外車輛內部控制管理

向桂芬　李憲琛

摘要：通過對地質調查項目野外用車管理業務流程的梳理，結合實際情況及時進行風險評估，準確識別內部控制風險點，采取適當的控制措施，合理保證地質勘查單位經濟活動合法合規、資產安全和有效使用，逐步完善地質勘查單位內部控制管理體系。

關鍵詞：地質調查項目 野外車輛 內部控制 管理

2008年5月22日，財政部會同證監會、審計署、銀監會、保監會出臺《企業內部控制基本規范》；2010年4月15日，又發布了《企業內部控制應用指引第1號——組織架構》等18項應用指引、《企業內部控制評價指引》和《企業內部控制審計指引》；2012年11月29日，財政部發布了《行政事業單位內部控制規范（試行）》。隨著地質勘查單位改革的進行，部分地質勘查單位性質由事業轉為企業，目前大部分地質勘查單位仍保留事業單位的性質，實行企業化管理。因此，為加強內部管理、提高資金使用效率，地質勘查單位應健全有效的內部控制。由于地質勘查單位的雙重性質和管理特點，內部控制工作涉及面廣，將企業和行政事業單位內部控制交織在一起，為此有必要梳理地質勘查單位的業務流程，建立健全內部控制制度，分析各環節控制風險點，提出風險控制措施，落實責任認真執行，做好信息溝通和監督評價。

隨著地質勘查單位公務用車改革的深入，對地質調查項目生產野外用車逐步規范，除了從交通費資金的預算、執行、審計等過程加強管理外，還必須從交通工具的選擇、配備、使用、維護、安全、收支核算等業務流程進行全面管控，提高交通工具利用率和資金使用效率，進一步加強交通費管理，細化業務辦理流程。

由于地質調查工作的特殊性，地質調查工作區范圍廣、工作流動性大、勞動強度高、項目組駐地極不固定，很多工作區都在無人區、荒灘戈壁、高海拔山區或林木覆蓋區等，工作和生活條件艱苦、后勤服務及醫療衛生設施無法正常保障，交通工具的重要性尤為凸顯。地質調查野外工作實施過程中的交通工具包括各類交通工具以及畜力牲畜，交通費用包含交通工具的租用費、燃料費、維修費、過路過橋費、保險費、安全獎勵費、飼料費等，司助人員、馬夫等費用計入人員費或勞務費。

一、野外車輛使用預算的編制與審批

地質勘查單位年初根據年度工作預算，逐級分解地質調查項目任務，首先了解各地質調查項目工作地區自然環境與道路交通條件，其次根據實物工作量、生產定額、設備定額等資料計算各地質調查項目野外工作用車數量，并征求項目組對車輛型號的要求，組織編制單位年度車輛使用預算，經單位辦公會議審議，由設備管理部門統籌調配車輛，其中對屬于政府采購的車輛購置或租賃工作應按相關程序辦理。

二、野外車輛的配備

（一）車輛數量的配備

地質勘查單位的車輛主要分為公務用車和生產經營用車，公務用車應按照《黨政機關公務用車配備使用管理辦法》配備使用管理，公務用車按工作人月數實行定額預算管理。

生產經營用車根據地質調查項目設計實物工作量依據生產定額計算應配備的人員數量，一般按野外實際生產人員每4人配備1輛車，不含項目管理人員、綜合研究人員、其他室內作業人員。在保證生產車輛使用的前提下，可以按月生產工作需要人員統籌調度使用車輛。地質調查項目野外用車按工作區面積及工區距離駐地里程、工作量與臺班效率、野外搬家次數等因素合理估算單車月行駛里程，再乘以項目使用車輛數量計算車輛月行駛里程。依據車輛型號確定百公里油耗，采用近期平均油價計算燃料費用。日常維修費一般控制在車輛原值的2%-5%，保險費、審驗費參照車輛管理部門發布的標準執行，過路橋費、停車費等其他費用可按參照行駛里程估算。

（二）司助人員的配備

司助人員可分為公務用車和項目生產用車司助人員，除對司助人員的駕駛時間、安全責任、健康狀況等情況規定外，地質調查項目野外生產用車司助人員一般選擇年齡不超過55周歲的男性，且還要能適應野外工作的需要，如高原、戈壁、沙漠等惡劣自然環境。司助人員分在職職工、聘用人員和勞務派遣，其費用按單位內部制定人員費管理標準執行。

三、租賃車輛選擇

由于地質調查項目使用車輛長年在野外工作，對租賃車輛性能要求比較高，一般以越野車輛為主。租賃車輛可以采取招標或委托方式進行，一般由地質勘查單位車輛和安全管理、設備部門統一組織用車租賃，根據工作需要時間分為長期和短期租賃車輛。租賃車輛應嚴格執行年度野外用車計劃，并遵守國家車輛管理有關規定的車輛使用年限限制要求，不得租用超期服役和黃標車輛，保障生產安全運行。

地質勘查單位應對車輛出租方提供的所有出租車輛營運證、行駛證、車輛維修、保險及司助人員駕駛證、健康狀況、醫療保險等相關資料信息進行核查。

地質勘查單位應組織招標或成立談判小組，與正規汽車租賃公司或出租個體進行詢價談判，在租賃合同中約定租賃車輛型號與用車要求、合同簽訂雙方的權利與義務、結算價款與方式、違約責任等條款，經法律顧問審定后簽訂格式租賃合同，明確雙方的責權利。車輛出租方應提供車輛行駛證、保險單、車輛維修保養手冊記錄等必要證件，地質勘查單位應對擬租賃車輛車況及是否滿足安全作業需要進行必要的核查。地質勘查單位除應對車輛租賃合同統一管理外，還要對租賃車輛在各地質調查項目之間的調配統籌管理。適用政府采購管理的地質勘查單位，應執行政府采購管理程序，科學合理選擇確定出租方。

四、車輛的使用管理

（一）車輛的調配和使用

地質勘查單位依據年度用車計劃，結合工作地區自然環境與道路交通條件，選擇能滿足工作需要且適應野外工作環境的車型。地質調查項目工作區距離工作駐地較近、路況較好的可以單車行駛，艱苦偏遠山區、荒漠區等自然環境和道路條件較差且距離駐地較遠的應安排兩輛以上車輛共同出行，車載定位儀、衛星電話、工具、燃料、水、干糧、應急藥品、衣服等物資要準備齊全。

地質調查項目生產用車，一般在野外工作開始及工作結束停用車輛時抄報行車里程數，以確定單車在該地質調查項目野外工作期間的行駛里程，按使用時間、行駛里程等分車分項目分次填寫派車單，作為完成工作車輛費用結算的依據，通過對項目組、車輛雙方制衡及績效激勵的考核工作，確保車輛在保證項目組完成工作的前提下工作不懈怠，也避免了項目組無限制的浪費車輛資源。

地質勘查單位各地質調查項目野外用車應統一調度管理，對車輛實行統一記錄管理。每臺車輛應配備單位統一發放的車輛行駛記錄本，由專人對車輛使用人、司助人員、出車檢查、保養、修理、車載裝備等情況進行管理記錄與核查。

（二）車輛的維護

由地質勘查單位車輛管理部門、用車部門共同編制年度車輛修理保養工作計劃，車輛維護計劃內容主要包括維修保養車輛型號、數量、維修點選擇、維修和保養方式、費用預算、結算方式等。車輛的年度維修工作計劃由單位辦公會議審議批準后，經車輛管理部門協同用車部門統一審簽，按地質勘查單位審批流程履行相關審批手續，交由車輛管理部門備案執行。車輛管理部門通過招投標或政府采購選擇定點維修單位，并與車輛維修企業簽訂維修合同。

車輛應按單車規定的時間定期或達到累積行駛里程數后進行維修保養，一般分為定點維護、就近維護與自行維護三種方式。定點維護是地質調查項目野外車輛可定期或達到累積行駛里程數后到車輛管理部門指定廠家維修保養。由于地質調查項目野外工作的特殊性，車輛在野外道路通行條件較差的路面或地區行駛，后勤補給及維修條件較差，應于野外作業出車前自備常用維修材料自行維護，或及時就近維護。選擇就近與自行維護車輛的項目組，應做到審簽手續完善，如就近維護取得發票與費用明細單、材料消耗領用單等，并做好車輛維修記錄與停用車輛時的備案工作。

野外車輛維護常備材料采購，也要以車輛維修計劃為依據，實行預算控制。車輛管理部門統一采購領用和野外臨時采購領用，應按業務流程管理執行。

（三）車輛的安全管理

地質勘查單位應重視野外車輛安全管理工作，車輛管理部門應定期開展交通安全培訓教育和宣傳工作。車輛管理部門應與司助人員簽訂安全行駛責任書，司助人員必須承諾遵守交通規則、文明行駛，牢固樹立安全第一的責任意識。車輛管理和使用部門應定期檢查保養車輛，車輛出發前應對出行地區或道路情況、天氣狀況進行事先查詢、了解，對存在高度出行風險的地區，本著安全第一的原則，做好應急預案準備工作，避免人員、設備、車輛損傷。不但要做好行車裝備記錄與檢查，還要重點檢查野外車載工具、燃料、水、干糧、衣物、應急藥品、衛星定位儀、衛星電話等物資配備是否齊全，并定期檢查、更換和補充。地質勘查單位應建立安全獎罰制度，定期對安全行駛的司助人員進行獎勵，對發生安全事故的司助人員及相關責任人員進行處罰。

五、車輛費用的結算

地質勘查單位交通費結算應以公務卡、銀行轉賬結算為主，以野外工作區現金結算為輔。

交通費主要包括司助人員費、材料費、燃料費、修理費、過路橋費、停車費、保險費、差旅費等，野外生產用車配備的司助人員分為在職職工、聘用人員、勞務派遣人員，在職職工、聘用人員的工資或勞務費一般采用銀行代發，勞務派遣人員費一般由車輛管理部門與勞務派遣單位簽訂用工合同采取銀行轉賬方式結算，由車輛租賃公司與租賃車輛一同配備的司助人員的人工費由租賃公司支付。

燃料、材料、修理、車輛保險、過路橋費等一般由車輛管理部門統一采購或辦理加油卡、ETC卡、保險費、定點維修單位等，采用公務卡或銀行轉賬方式結算。野外偏遠地區，無法使用公務卡和銀行轉賬方式結算的各項費用，可采用現金方式結算，但必須完善審簽手續。

地質調查項目野外用車費用報銷由經辦人按照業務流程履行審批手續，報銷憑據包括發票、費用明細單、轉賬回執單等相關資料，野外交通費大額支出，應控制在預算范圍內，由經辦人、司助人員或證明人、民主管理小組成員共同簽字，報銷憑據經地質調查項目負責人、車輛管理部門、主管領導等確認簽字后提交財務部門報銷，并填報單車費用匯總表。

地質勘查單位應加強地質調查項目野外用車計劃信息公開化程度，發揮公眾監督作用，對單位年度野外用車數量、交通費預算、車輛缺口、車輛購置計劃、車輛租賃計劃、項目車輛配備、貨物與服務采購情況、年度預算執行、大額支出等進行公示。年終應對年度用車計劃執行（含預算執行）情況進行公示，單位應提供相關公示內容的資料的查詢路徑或方式，具備條件的還可以向社會公開公告。

對單位年度交通費預算總體執行情況和單車核算情況向上級管理部門做出年度報告，針對存在的問題進行匯總分析，提出改進措施。

六、野外用車內部控制要點

交通工具實行分類管理、分級審批備案，嚴控用車數量，公務用車納入部門預算，生產用車納入項目預算。交通費實行預算控制，其預算按下屬單位或項目組分解落實，也可具體細化到每輛車輛。交通費支出原則上不能突破預算控制數，費用支出應與工作量、行駛里程等匹配，杜絕公車私用、私車公養、鋪張浪費等現象。

嚴格車輛租賃控制，從預算、采購、定價、資質核查等環節實施全過程管理。對未列入年度計劃（預算）的車輛或單位現有車輛能滿足工作開展需要的，不得計劃外租賃。適用招投標管理條件要求的，應按照國家招投標管理有關規定采用招投標形式確定出租方。按單位統一定價或參考市場價格合理確定車輛租賃價格，不能無依據定價。租賃雙方應簽訂格式租賃合同，項目租車費要控制在項目交通費預算總額范圍內，車輛管理部門應對租賃公司營運資質、司助人員、行車資質、車輛行駛證、駕駛資格證等進行審核備案。

車輛管理實行單車控制、臺賬管理、審核監督。地質勘查單位應建立行車記錄本和單車臺賬，嚴格執行費用預算，由用車單位、項目組與司助人員定期核對單車行駛記錄與核算臺賬，按月或季度結算工作量、實際行駛里程和相關費用。實行單車核算、派車單制度，針對每輛車建立單車行駛記錄本、核算臺賬，按月核算行駛里程、費用等，通過對車輛百公里油耗、維修費、過路橋費等因素分析，以及同型號、同工作地區等車輛費用對比分析，防控單車百公里油耗、維修費等費用超標，以發現問題降低管理風險。

由出租方配備司助人員的，有關司助人員勞務關系應在租賃合同中明確，或另行協議約定。對聘用人員、勞務派遣司助人員，應簽訂用工合同，明確雙方的權利與義務。做好司助人員安全培訓教育工作，避免疲勞駕駛、酒后開車、開賭氣車等，牢固樹立安全第一的觀念。

定期或及時檢查維護車輛，確保車輛狀況良好。車輛的年度大修理工作應填報維修計劃，并到指定維修點完成，維修費用應按單車分月或季度結算。實施定點維修的，未經批準不得到非定點企業維修，財務部門有權對未經批準的維修費用拒絕報銷。

野外用車使用現金結算的臨時采購等交通費支出，可由采購人、司助人員、項目管理人員等分工負責、相互牽制，避免同一人經辦所有環節的工作，杜絕車輛常用耗材失控。

通過對地質調查項目野外用車業務流程的梳理，結合實際情況及時進行風險評估，準確識別內部控制風險點，采取適當的控制措施，合理保證地質勘查單位經濟活動合法合規、資產安全和有效使用，逐步完善地質勘查單位內部控制管理體系。

參考文獻：

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（作者單位：向桂芬，甘肅地礦科技信息中心；李憲琛，甘肅省地質調查院）