設計工程底圖電子文件歸檔

文/劉鵬

設計工程底圖電子文件歸檔

文/劉鵬

底圖電子文件預歸檔環節收集存儲在圖文數據庫的圖紙數據都是沒有簽字的電子文件，而DWG的格式又是可以修改的。這樣因人員流動和時間久遠等原因造成底圖數據文件丟失，我們再面對項目改造再設計的時候，圖文數據庫中的DWG格式文件，能最大程度上幫助設計師直接在原有DWG格式基礎上繪制，省去圖紙的重新勾繪時間

工程設計底圖是設計院的重要科研和生產成果的展示，歷經多年技術積累，是企業的資產和財富，對企業的可持續發展有著深遠意義。如今電腦設計制圖早已成為主流，被應用最為成熟的是Auto CAD軟件制圖。相應的，設計底圖電子文件的及時收集、歸檔和高效管理、利用在電子數據大環境下也愈加重要，對提升工程設計檔案的管理質量和利用效率也顯得相當迫切和重要。

一、設計底圖電子文件歸檔流程介紹

2012年上線的圖文電子文件系統在我院實際使用中，我們針對不斷遇到的問題和需求，也不停地就底圖電子文件收集和管理的環節流程進行改進和優化。

我院現有的底圖電子文件歸檔流程中（如右圖），設計人員統一安裝我院招標的出圖客戶端系統，在工程設計底圖繪制完成后，生成本地打印文件，過程中系統抓取和識別打印文件中的圖框內容信息，如項目設計號、工程名稱、項目負責人、制圖人、圖別、圖號等信息，并在每張圖紙上隨機生成13位數字的條形碼。在確認出圖交付合同甲方前，相關項目人員在底圖上會簽完畢后，由檔案工作者手持條碼掃描器，掃描條碼讀取信息，可視化的項目信息條目顯示在電腦網頁端，條目中項目信息齊全，并有鏈接掛載圖紙數據，最后檔案工作者勾選文件選擇歸檔，系統完成DWG、DWF、PLT(前兩者是AutoCAD的保存格式，其中DWG可編輯，DWF不可編輯，PLT是打印格式文件）等格式文件上傳圖文數據庫的步驟，再加蓋預歸檔檔案驗收章，表明已完成該項目的預歸檔流程。

底圖在完成預歸檔后，就可在曬圖室曬出藍圖，最終加蓋院里正式圖樣章，然后交付合同甲方。這個過程曬圖室會用數碼藍圖機，掃描全圖面內容，生成與底圖信息100%一致的PDF格式文件，之后高速復制曬出藍圖。而PDF回傳給檔案室，檔案室圖文數據庫管理員上傳數據到數據庫中對應的項目樹形結構文件夾下，最終完成電子文件歸檔。

整個流程中，底圖電子文件預歸檔環節收集存儲在圖文數據庫的圖紙數據都是沒有簽字的電子文件，而DWG的格式又是可以修改的。這樣因人員流動和時間久遠等原因造成底圖數據文件丟失，我們再面對項目改造再設計的時候，圖文數據庫中的DWG格式文件，能最大程度上幫助設計師直接在原有DWG格式基礎上繪制，省去圖紙的重新勾繪時間。另外這部分數據也是入院員工實習、借鑒和工作快速上手的學習資源。

而最終電子文件歸檔的有簽字全底圖內容掃描的PDF格式文件是電子文件保存的基礎通用格式，查看所需要的軟硬件依賴條件很低，最大程度上做到了滿足了電子文件保存真實、有效、安全、可靠的要求。精細化的設計要求下，項目底圖實物檔案數量急劇增大，庫房擴容跟不上步伐。底

設計工程底圖電子文件歸檔流程示意圖

二、底圖電子文件歸檔的優點

首先，在日益龐大的業務增長量和更圖電子文件歸檔占用的是數據存儲空間，能夠緩解庫房緊張和再建設的問題。

其次，底圖電子文件管理和在線調閱、利用很便捷。計算機數據便于統計和有序化，容易做到提煉數據，生成檔案工作業績報表。

最后，前段控制和流程控制的運用，在系統設計和企業設計業務到產品交付，檔案室對產品和電子文件質量有一定的把控，依據底圖電子文件目錄追蹤工程資料等紙質檔案的歸檔，加強催歸和指導，一定程度上減少或避免生產設計項目遲歸和漏歸的情況。

三、歸檔中需要注意的問題

每張圖都要進行條碼掃描，包括版本替換圖和變更圖，工作量大，并發傳輸數據大，對網絡帶寬和數據傳輸、存儲設備的硬件有一定要求。再者，牽扯到電子文件，牽扯到數據庫管理和在線閱覽和利用，權限管理和數據庫維護就尤其重要。涉密項目和重要項目的調閱審批和授權，就得需要檔案圖文數據庫管理員把好關，并做好電子日志管理。另外，數據檢查和備份也極其必要，一般一年一次，不同服務器復制備份和脫機硬盤備份存儲，抽查備份數據可讀有效，保證數據安全。

(作者單位：中國建筑西北設計研究院有限公司)