建立文書檔案數字化管理模式的必要性

羅秀英

摘 要：在現代社會經濟水平不斷提升下，檔案成為主要的信息資源。影響檔案管理工作的實施效果，所以做好服務質量，需要滿足當前的時代需求。因此，在本文中，分析了文學檔案數字化管理的重要性，并為其提出有效的實施策略。

關鍵詞：文書檔案；數字化；管理；必要性

數字化技術在文書檔案管理工作中具有十分重要的作用，能夠在較大程度上提升檔案管理工作的實施效率。所以，根據檔案管理工作的主要特點，促進數字化檔案管理方式的優化性，解決管理工作中存在的問題，能夠保證文書檔案管理工作的優化實施。

一、建立文書檔案數字化管理模式的必要性

所謂的數字化管理是采用計算機、掃描儀、數碼相機等信息設備，對紙張、磁帶、膠片、實物等各類介質載體的檔案內容進行數字信息轉化，使其成為能被計算機識別的數字圖像或數字文本的加工處理過程。隨著現代科技技術的不斷使用，數字化技術得到普遍利用。文書檔案的數字化管理工作為現代化發展提供較大改變，對管理水平的提升具有重要意義。主要表現在：在現代化經濟水平下，各個領域之間的交流不斷增多，利用各種方法能夠促進文書檔案信息方法的快捷使用，實現信息的共享性。數字化管理方式還是現代化管理工作的主要方式，符合當前的經濟發展需要。為了促進文書檔案的充分使用，提高管理水平，實現數字化管理能夠在較大程度上滿足現代化發展需要。同時，利用完善的管理措施，能夠促進現代檔案管理工作的科學發展。在社會各個領域中，數字化管理方式是當前的新方向，不僅改變了傳統的工作方式，促進使用的先進性，為社會發展提供了更大的發展價值。因此，在數字化管理趨勢下，將現代技術作為基礎，不僅實現了檔案信息的安全性，還為文書檔案信息的使用提供有效途徑。

二、文書檔案數字化管理問題

為了提高檔案管理水平，需要利用到數字化管理模式。但在使用過程中還存在較多問題。主要是該工作比較復雜，各個文字檔案轉變為電子檔案期間，需要為其編制合適的路徑。其管理問題主要表現在：

1.檔案形式多樣，在對其整理期間面對較大困難。各個部門的文書檔案工作都比較復雜，主要是利用了傳統的管理方式，無法符合其發展需求，浪費了大量的使用時間。2.數字化管理工作中存在的軟件需要不斷更新，文書檔案管理工作中存在的設施、軟件以及操作系統都需要為數字化管理工作提供保障，這些要素容易對其引起較大影響。特別是文書檔案管理與計算機硬件之間存在的不兼容問題，導致檔案信息無法讀取，無法滿足管理要求。3.無法建立安全的文檔信息，我國文書檔案工作還存在一些安全性，主要是人員素質不高，沒有形成安全防范意識。隨著現代技術的不斷進步和發展，網絡黑客不斷增加，導致大量信息受到嚴厲攻擊。4.文檔信息管理工作人員素質較低，傳統管理模式使用下是不需要提高人員綜合素質的，但數字化管理模式不同，對管理人員具有較高要求，需要掌握充足的計算機知識以及文檔管理知識，所以說，現在的管理人員整體素質較低。

三、提高文書檔案數字化管理水平的主要對策

1.數字化平臺的構建。在對文書檔案進行數字化管理工作中，為了最大程度的提高文書檔案數字化管理水平，需要為其構建相關的管理平臺，促進網絡化建設工作的有效實施。在該平臺實施下，能夠對文書檔案管理工作中的內部環節進行細化，促進文書檔案數字化管理方式的優化實施，保證調整工作的合理性，從而為現代化文書檔案管理工作的高效實施提供有效基礎，為期奠定有利基礎。同時，在文書檔案數字化管理工作中，各個管理部門一定要加強相互之間的交流和溝通，促進文書檔案閱讀方式與使用方式的優化實施，保證在整體上提升文書檔案數字化管理水平。實現網絡化建設工作，保證檔案管理部門內部之間的相互交流和溝通，對資源進行優化配置，實現利用的合理性，促進網絡信息化系統在使用期間更加完善、更加可靠。在促進文書檔案數字化管理工作有效實施基礎上，還能促進信息的共享性發展，對數字化技術合理使用，能夠對遠程傳輸對信息進行有效傳播和檢索，保證在整體上提高文書檔案數字化管理水平。

2.數字化機制的形成。在文書檔案管理工作中，為了在整體上提高文書檔案的管理質量，保證數字化管理模式作用的充分發揮，促進價值的有效形成。在工作執行過程中，需要為其建立科學、合理的檔案信息管理制度，促進檔案資源數字化管理模式使用的優化性。將管理制度作為其中最為主要因素，能夠保證文書檔案數字化管理工作的順利發展。同時，對數字化技術合理利用，還能在整體上提升文書檔案管理工作的實施水平。在該基礎條件下，為了促進文書檔案信息化管理模式的優化性，一定要根據文書檔案數字化管理工作的實際情況，促進管理對策的形成，這樣才能為現代化文書檔案管理工作的穩定發展提供有效意見。

3.人員素質的提高。為了提高文書檔案管理工作人員的綜合素質和崗位能力，促進文書檔案數字化管理工作的高效實施。在具體實施過程中，需要根據實際的發展需求，對文書檔案管理人員進行定期培訓，促進教育方式的形成。這樣不僅能為其組建一批高素質、崗位能力較高的人員，打造高水平的文書檔案管理隊伍，采用多元化的培訓工作和教育，還能加強文書檔案管理人員的自身素質和崗位能力，保證文書檔案數字化管理模式的先進性。同時，在工作中堅持問題的分析原則，對現代化數字技術合理利用，解決文書檔案管理工作中存在的問題。在該工作執行下，不僅能提高文書檔案數字化管理水平，還能為現代化管理工作提供有效的實施對策。

4.管理平臺的規范。在現代化社會發展趨勢下，為了提高文書檔案管理工作水平，促進有效性的優化實施，保證文書檔案管理工作的規范實施，需要促進數字化管理平臺的形成。期間，可以將其進行合理分配，將基礎數據、工作模塊以及實體模塊等進行劃分，保證文書檔案數字化管理工作中的各個環節都能細致化，在實際工作中，不僅能形成文書檔案數字化管理模式，還能促進應用價值的充分發揮。

四、結語

文書檔案的數字化管理具有一定的復雜性，能夠保證文書檔案管理工作實施的高效性。在工作執行期間，需要各個人員的相互配合，促進文書檔案管理方式的優化性，保證現代化信息技術使用的合理性，使文書檔案管理工作在科學化模式運行下，推進檔案管理工作的積極進步和發展。

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