企業檔案管理存在的問題及對策的思考

范衛華

摘 要：企業檔案是企業在生產經營活動中形成的歷史記錄，是國家檔案信息資源體系的重要組成部分，是企業全部活動的真實記錄和寶貴財富，是企業資產的依據和憑證，是企業行政管理、經營管理、生產技術管理等必不可少的組成部分，企業只有結合自身檔案特點，管好、用好檔案，才能更好地為企業生產經營服務。

關鍵詞：企業檔案管理；存在問題及對策思考

企業檔案記錄著企業發展的足跡，承載著企業發展的歷史，企業檔案管理工作是當代企業管理不可分割的一部分，為企業建設做出了重要的貢獻，但是我們也看到企業檔案管理工作還存在不少薄弱環節，不能適應現代企業發展的需要。本文結合自己的工作實際通過對當前企業檔案管理工作中存在的問題進行分析，并提出相應的解決措施。

一、企業檔案管理的重要性

檔案在企業的發展中占有舉足輕重的地位，是企業生產經營活動的最原始記錄。它不僅真實的反應了企業的發展歷程，而且還涵蓋了大量的人才資源、生產資源、科技資源和知識信息，推動了企業經濟的快速發展。做好檔案管理工作，能使其更好地適應社會主義市場經濟的管理體制，促進企業的可持續發展。

二、企業檔案工作的存在的主要問題及原因

1.檔案管理意識不強，基礎設施配套不到位

企業管理者對企業檔案管理工作的認識不夠，缺少戰略性的思考，檔案管理人員缺乏主動性和創造性。加之基礎設施配套不到位，硬件軟件設施都比較落后，經費得不到保障，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高，嚴重影響了企業檔案管理工作的開展。

2.檔案管理力量薄弱，檔案管理隊伍不穩定

大部分企業的檔案管理人員基本上是兼任，變動比較頻繁，不易形成穩定的檔案管理格局。沒有經過專業培訓，對檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案資料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太熟練，難以適應企業檔案管理工作，致使企業檔案存在有檔不歸、歸而不全的短期行為，人為地造成企業檔案資源的匱乏和浪費。

3.檔案管理質量不高，檔案管理內容存在缺失

檔案管理員未接受過正規培訓，對檔案的管理只能停留在立卷歸檔的基本層次，對檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管期限等混淆不清。對年代久遠的檔案缺乏了解，無從進行管理。檔案管理觀念也較為落后，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統的手工模式。檔案收集被動，檔案內容匱乏，檔案載體的缺項，使檔案工作沒有豐富的物資主體，不能多角度、全方位地記錄企業的歷史面貌。檔案編制形式和內容單一，以一次性編制為主。只追求編制成果的數量，嚴重影響了企業的檔案管理的效率及檔案在企業管理中作用的發揮，給檔案管理工作帶來了較大的困難，影響了企業的生存和發展。

4. 檔案信息化建設滯后，檔案信息資源利用率低

企業檔案信息化建設一直處于比較落后的階段。缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新，檔案管理與利用遠遠適應不了檔案網絡化發展的需要。

三、加強和改進企業檔案管理工作的對策

1.深化認識，強化主體責任感

要加強檔案應用意識的宣傳力度，使員工充分認識企業檔案工作的重要性和檔案的寶貴性，才能重視檔案管理工作，真正把檔案管理工作納入企業的建設和發展規劃中，保障企業檔案工作得到足夠重視。同時加大資金投入，改善企業檔案管理的基礎設施建設。

2. 建立健全檔案管理制度，規范企業檔案管理行為

企業檔案管理工作極具管理性和科學性，其專業的工作內容和特點構成其獨特的管理模式。企業要結合本單位檔案工作的實踐經驗和檔案技術管理標準，把對企業檔案管理的先進觀念、原則、做法及要求融入系統管理工作中，把檔案管理落實到檔案收藏的質量、資源利用、服務效益等方面。

3.規范管理，科學立卷，提高檔案質量

一要規范歸檔材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，嚴格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規定收集；二要規范檔案整理工作。要嚴格按照各類檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷（件）內文件排列有序、案卷標題簡明；三要規范檔案管理工作。實行各種門類、載體檔案集中統一管理，方便檔案的保管和利用。

4.創新檔案服務機制，科學規范檔案工作流程

在充實檔案內容、提高檔案質量的基礎上，要有目的、有重點、有計劃地對檔案文獻資源不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化，及時、準確、高效地為企業發展提供服務。要不斷創新檔案服務機制，促使檔案管理現代化，積極主動地為企業的經濟建設服務。

5.加強檔案隊伍建設，配備高素質檔案人才

隨著企業現代化改革的不斷深化，企業檔案管理的手段也隨之進行相應的調整和變化，這就需要通過教育和培訓不斷提高干部檔案管理隊伍的綜合素質，做到知識化、年輕化、專業化，使檔案管理工作既能繼承和發揚老檔案工作者的優良作風，又能根據工作的需要，與時俱進，開拓創新。

6.加快信息化建設，開發利用信息資源

根據企業檔案信息化建設的需要，把企業檔案信息化納入企業現代化建設的總體布局，推進企業檔案管理與企業信息化建設同步進行。充分利用計算機技術和網絡技術，逐步實現檔案資源上內部局域網，資源共享，進一步提高檔案管理現代化水平，實現檔案信息利用服務網絡化，檔案管理工作自動化，信息管理法制化。

7.切實做好企業檔案的安全防護工作

企業要積極按照國家關于檔案保管保護的規定，投入資金，配置具備防盜、防潮、防火、防有害生物等的必要設施。對于那些特殊載體檔案，我們要采取更為嚴密的安全措施，進行重點防護。同時還要做好涉及企業知識產權和商業機密的檔案的安全性的保護。

總之，新形勢下，檔案管理工作者必須要做到與時俱進，不斷加強基礎建設，提升自身專業與綜合素質，利用信息技術大力開發企業檔案信息資源，并積極探索創新檔案管理理念與方式，推進檔案管理工作的先進性、有效性的實施，為社會經濟發展做出應有的貢獻。

參考文獻：

[1]徐輝.國有改制企業檔案工作存在的問題及對策[J].湖北檔案，2004（12）.

[2]倪慧敏.改制企業檔案工作存在的問題與對策[J].檔案與建設，2004.