學校檔案管理規范化的路徑探析

王晴

摘要：學校檔案進行規范化的管理，不僅有助于學校日常工作的進行，同時更推進了學校的發展。學校檔案管理體系的優化程度直接反應了該校管理制度的完善程度。學校應該高度重視檔案的管理工作，不斷優化學校檔案的管理體系，為日后學校工作的開展打下良好的基礎。本文主要是對學校檔案規范化管理體系進行探究，從學校檔案管理的意義以及目前所存在的問題出發，對學校檔案規范化管理提出有效的策略。

關鍵詞：學校檔案規范化管理探析

一、引言

學校檔案管理主要是對學校里的重要信息資料以及各年級學生的基本信息進行收集整理，并將其歸納分類保存起來。待日后學校工作需要時能及時調出，給學校的工作提供有效的數據資料，使工作能高效且有依據的進行。

二、學校檔案管理在工作中的重要價值

（一）及時保存重要信息資料，能清晰反映出學校的管理水平

從建校以來，學校不同階段的發展狀況以及各項工作的開展歷程，都可以將其記錄并歸納保存在相關檔案里，而這些檔案的完善保存，不僅可以為學校今后的發展以及各項工作的開展提供有效的依據，而且有為學校的未來規劃提供充足的經驗。從檔案的管理機制中，和檔案里相應數據及資料的分析結果中，可以顯示出學校的發展進程以及學校的管理水平。

（二）檔案的管理保存，有效反應學校的教學科研水平

學校教師的各項工作表現都會記錄在檔案中，以及教師獲得的優秀獎項和各項成果都會保存在學校的檔案里，從學校檔案記錄的資料分析中，就可以很好地顯示出學校歷年來的成就，同時為學校的管理制度提供有力的見解，通過記錄可以很好的顯示出學校的發展歷程，并且可以有效的顯示出學校在各專業的教學水平。

通過檔案的形式記錄下各項目的開展經過以及結果，不僅有助于學校個個階段對工作進度的總結以及反思，而且為學校未來的規劃落實提供有利的參考。

三、學校檔案管理的現狀

（一）學校對檔案管理重視度不高

學校對于檔案的管理并不是特別的重視，因此學校檔案的管理體系也并不規范。學校始終沒有真真意識到規范管理學校檔案的意義，往往過于簡單的處理學校檔案，僅對學校檔案的相關數據以及資料進行收集、整理、保存，對其并沒有進行相對規范化的管理，學校往往將工作的中心放在基礎設施的建設以及增強師資力量上，導致進行學校檔案管理的相關工作人員也不太重視此工作，而且相關部門對此工作的進行并不是極力地配合，往往出現相關部門不能及時上交重要的數據資料的現象，由于部門的懈怠，導致該歸檔的內容不及時歸檔，以及一些檔案被重保存。而且學校檔案工作往往只是表面形式，在學校的建設與發展中其并沒很好地體現出學校檔案的價值所在，因此對檔案的利用力極低。

（二）學校檔案管理體系不夠規范化

工作人員在進行相關的學校檔案管理工作時，由于沒有完善的學校檔案管理體系，在工作中往往會有各種各樣的問題存在，而學校里高層人員對此工作也不重視的態度，導致相關人員對此工作的要求過低，且工作人員在工作中也不著么上心。因此，為了學校檔案管理工作有效且能及時的進行，學校應該重視該項工作的進行，制定出規范的且較為科學的檔案管理體系，且要嚴厲要求工作者遵循該工作制度，以保證及時且負責地完成學校檔案管理工作。

（三）學校檔案管理的相關工作人員專業素養較低

由于進行學校檔案管理的相關工作人員往往不是與檔案管理相關的專業畢業的，多是辦公室人員兼職，不夠專業，而學校檔案管理工作內容較為繁雜，他們往往干不過來。同時學校也常常忽略對檔案管理的工作人員進行專業知識的培訓，因而相關的工作人員往往專業素養較低，且對檔案管理工作相關的專業知識較為匱乏，從而他們的工作能力也不達標。而在經濟快速發展的今天，信息技術也在不斷的進步，檔案管理也趨于網絡信息化，對檔案管理的工作要求也不斷的提高，而這無疑是對檔案管理的工作人員的巨大挑戰。工作中以不僅僅要求檔案管理的工作人員要具有較為充足的專業知識，同時也要了解相關的信息技術知識，從當前的實際情況看，學校檔案管理的工作人員缺乏相關專業知識及技能，且對檔案信息化管理了解甚少，因此學校要對其問題引起重視并給予解決。

（四）學校檔案管理技術過于落后

很多學校目前的檔案管理技術過于落后，仍然還在使用死板機械的傳統的管理方式，這種管理方式往往會耗費相當大的人力，且浪費時間也需消耗大量的精力。而這往往是由于學校對此工作的不重視引起的，導致學校在該項工作中投入的時間以及資金并不充足，且不能及時的對相關工作人員的能力進行檢測，且忽略了對學校管理設備的增強，致使學校的管理設施落后。又由于該工作的工作人員知識的匱乏，導致其工作思想始終跟不上時代的發展過于迂腐。

四、學校檔案規范化管理的策略

（一）增強學校對檔案管理的重視度

首先校領導應該要正確的意識到學校檔案管理的價值所在，然后從自身開始，增強對檔案管理工作的重視度，將檔案管理工作放在學校基礎建設的重要位置，學校應該根據具體尚存的問題制定出合理的對策，不斷對檔案管理相關工作制度進行完善，除此以外，學校應該立足于政府提供的相關建議，不斷優化學校的管理制度。

（二）創建規范、科學的檔案管理制度

隨著社會的不斷進步，學校的發展也隨之不斷的壯大，學校需要進行管理的檔案也不斷的增多，檔案管理的工作人員需要完成的工作也隨之增多。為了檔案管理工作能夠高效的進行，就得增強相關工作人員的專業素養，并且針對具體存在的問題進行分析，思考出解決問題的對策，從具體情況出發制定科學規范的檔案管理體系，例如，由于工作人員的懈怠，導致該保存的內容沒有歸檔，一些檔案被重保存，以及檔案資料的外泄等現象，因此學校應該在此基礎上制定出科學規范的檔案管理體系，其中包括科學的保管制度、對檔案良好的保密制度、以及規范化的查閱制度，等一系列制度，并要求工作人員以及學校各部門嚴格遵守執行，從而使檔案管理的工作能有條有理的進行。

（三）加強檔案管理工作人員的專業素養

檔案管理工作人員的工作能力直接影響著檔案工作的進展，因此為了檔案管理工作能夠順利且完美的進行，則需加強相關工作人員的專業素養。其加強工作人員專業素養的途徑有很多，例如學校可以安排相關的工作人員參加檔案管理的專業知識培訓課程，使工作人員在開始工作前對相關工作的具體內容以及要求能有一個很好的見解，同時學校可以組織與檔案管理的知識相關的活動，鼓勵相關的工作人員積極參與，然后對他們在活動中的表現進行評分，并且對表現好的參與者給予一些獎勵，這樣可以有效的增強工作人員工作的主動積極性，也能夠強化工作人員的職業道德素養，同時讓工作人員學習了解到檔案管理信息技術化的相關知識與技巧，讓他們認識到先進科學的工作方法可以有效的提高他們的工作效率，從而使檔案管理工作人員的專業素質得到全面的提升。

（四）增大學校檔案信息化建設的投入

學校檔案的信息化建設不僅使檔案管理員的工作效率得到顯著提高，而且對不同的檔案進行更有序更嚴謹的管理，檔案的相關內容的保存也更加嚴密。學校要增強對檔案信息化的建設，而建設最基礎保障就是要有充足的資經，因此學校要擴大信息化建設就得增大對建設的投入資經，學校可以讓財政部門根據具體的資金情況，合理地調動充足的資金投入于檔案信息化建設中，同時學校也可以讓政府相關部門進行支援，以擴大檔案信息建設的資金來源。

（五）提高學校檔案信息化建設效益

首先，學校應該選用更有能力且檔案管理知識較為豐富的管理人員，其次，學校應該將互聯網相關的知識融入以活動中，提高工作人員對此知識的了解與應用。同時學校應該創建高效的信息數據管理系統，以增強檔案信息化管理的范圍。并且學校開展項目時要安排相關的工作人員及時做好記錄工作，及時的將數據資料上交以便以保存歸檔。最后學校應該要求檔案管理員將數據資料進行分級，對不同級別的檔案使用不同的保存方式，以提高檔案管理效率。

檔案管理工作是學校管理工作的重要部分，為學校的建設發展提供基礎保障，同時為學校的總結工作提供可靠的依據。因此，學校不僅要重視基礎設備的建設以及師資力量的提高，更要重視檔案管理工作的進行，要求學校的相關工作部門要極力配合檔案管理工作的開展。此外，學校要強化檔案管理工作人員的專業知識培訓活動，及時給工作人員傳授先進的工作技術，以提高工作人員的工作效率。并且學校應鼓勵工作人員不斷地學習并且加強對網絡信息技術化知識的掌握。

參考文獻

[1]鄧丹.關于提高檔案管理科學化水平的路徑選擇的探究[J].經營管理者，2014（26）：298.

[2]曾永青，加強學校檔案管理的幾點思考[J].教育教學研究，2011（92）：125—126.