淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

摘要：檔案信息承載著記錄社會發(fā)展和人類發(fā)展歷程的職責(zé)，其在歷史的變遷中起著至關(guān)重要的作用，因此，應(yīng)該對其采取有效的管理措施。隨著新形勢的到來，檔案管理工作應(yīng)該趨向規(guī)范化，從根本上為建設(shè)社會主義體制保駕護(hù)航。本文主要通過淺述目前檔案管理工作中存在的一些問題，從而探究如何規(guī)范檔案管理工作的相應(yīng)措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理新形勢規(guī)范化

無論是一個(gè)企業(yè)還是事業(yè)單位，其在長期的發(fā)展中必定會產(chǎn)生大量的檔案資料，這就意味著檔案管理工作量相當(dāng)繁重，那么就極易出現(xiàn)管理錯(cuò)漏和管理不規(guī)范等現(xiàn)象。在新形勢下，規(guī)范化的檔案管理工作不僅可以記錄企業(yè)的發(fā)展歷程，還可以為決策者在制定戰(zhàn)略方針時(shí)提供有力的參考價(jià)值，從而推動企業(yè)的發(fā)展和滿足現(xiàn)代社會的需求。因此，在新形勢下，檔案管理工作應(yīng)該趨向于規(guī)范化，通過完善檔案管理工作的規(guī)章制度，制定完善的管理方案以及優(yōu)化科學(xué)的管理方法來提高檔案管理工作的規(guī)范水平。

一、新形勢下檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案資料缺損

新形勢下，檔案管理工作中最為突出的問題就是檔案資料缺損，這也是無法避免的現(xiàn)象，一個(gè)企業(yè)或者事業(yè)單位的檔案量十分繁重，傳統(tǒng)的手工管理方式根本無法滿足管理需求，因此，檔案資料出現(xiàn)缺損已經(jīng)不能引起管理人員的重視。這種現(xiàn)象在企業(yè)的檔案管理工作中尤其突出，企業(yè)對于檔案管理工作本身就不那么重視，同時(shí)企業(yè)的相關(guān)文件量大且瑣碎，管理起來更加繁瑣，管理人員在管理過程中操作不規(guī)范，那么就極易出現(xiàn)檔案資料缺損。

（二）檔案管理工作制度不完善

目前，我國對于檔案管理工作還是不夠重視，最主要的原因是其沒有意識到檔案管理工作在社會發(fā)展歷程中的重要性，無論是企業(yè)還是事業(yè)單位都，還未在檔案管理這一方面建立完善的管理制度。若沒有單獨(dú)的管理制度去約束和規(guī)范檔案管理工作，那么管理工作就無法嚴(yán)格地執(zhí)行相關(guān)地程序，甚至有的企業(yè)還未形成專門的檔案管理部門，只是特派幾名后勤員工偶爾管理一下檔案資料，這樣肯定會給檔案管理工作造成極大的消極影響，從而導(dǎo)致檔案管理工作失去真正意義[1]。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高

在人們的意識中，檔案管理工作難度不大，只需要對檔案資料定期進(jìn)行整理和匯總，任何人都可以勝任這項(xiàng)工作，正是這種消極思想才阻礙了我國檔案管理工作的健康發(fā)展。目前，我國從事檔案管理工作的人員幾乎沒有經(jīng)過專門的教育和培訓(xùn)，甚至沒有接受過高等教育的熏陶，因此，他們不具備科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的管理方法，在實(shí)際檔案管理工作中會出現(xiàn)各種各樣的疏漏和差錯(cuò)。

二、新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化措施

（一）完善檔案管理工作的規(guī)章制度

若要促使檔案管理工作趨向規(guī)范化，首先要確保檔案管理工作的正常秩序，建立完善的規(guī)章制度，為提高檔案管理工作的合理性、規(guī)范性和科學(xué)性提供有力保障。雖然我國法律已經(jīng)在檔案管理工作方面有所涉及，但是隨著社會的發(fā)展，檔案種類以及管理手段都在不斷地發(fā)生變化，因此，檔案管理模式也要相應(yīng)地進(jìn)行改革創(chuàng)新。檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，通過不斷地學(xué)習(xí)來提高自身素養(yǎng)，增強(qiáng)法律意識、緊迫感和責(zé)任感，通過規(guī)章制度中的相關(guān)法律規(guī)范，來確保管理工作的規(guī)范化和自身行為的合法化。管理高層要根據(jù)企業(yè)或單位檔案管理工作的實(shí)際情況，來制定因地制宜的管理方案，并且運(yùn)用嚴(yán)格的規(guī)章制度來監(jiān)督和考核，確保檔案管理工作對社會發(fā)展發(fā)揮最大效益[2]。

（二）制定符合新形勢需求的檔案管理方案

目前，實(shí)現(xiàn)新形勢下檔案管理工作的改革創(chuàng)新是管理人員最為重要的任務(wù)。首先，要增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識和服務(wù)質(zhì)量，其次通過開展專業(yè)技能和管理能力的培訓(xùn)活動，提高管理人員的知識儲存量和專業(yè)素質(zhì)，最后再優(yōu)化管理手段，用現(xiàn)代化高科技代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工操作，不僅可以提高檔案管理工作的效率，還可以降低出錯(cuò)率。信息化管理是目前最為熱門也最便捷的管理方式，但是其也有一定的安全隱患，因此，在管理過程中管理人員一定要加強(qiáng)保管的安全性，確保檔案的完整和真實(shí)。

（三）采用科學(xué)的管理方法，提升檔案管理職能

檔案管理工作主要是服務(wù)于國家和社會，通過檔案管理工作的優(yōu)化，不僅可以推動社會的和諧發(fā)展，還可以促進(jìn)國家經(jīng)濟(jì)的增長。例如，政府可以通過翻閱檔案資料來分析和總結(jié)社會發(fā)展歷程，從而從中提煉出發(fā)展要素，在日后的政策制定中可以有效地參考這項(xiàng)價(jià)值。企業(yè)則可以通過分析檔案資料來探索市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展規(guī)律，從而預(yù)測市場經(jīng)濟(jì)的未來走向，并且為企業(yè)制定可持續(xù)發(fā)展方針。檔案管理人員一定要明確自身的職責(zé)，將檔案的合理價(jià)值發(fā)揮到最大，通過先進(jìn)的管理技術(shù)和科學(xué)的管理方法來完成一系列的收集、整理、保管等工作。在科學(xué)的管理方法中要有所側(cè)重，并且在管理過程中，對于價(jià)值珍貴的資料要進(jìn)行特殊保管，還要進(jìn)行復(fù)制和備份處理，同時(shí)原件也不得外借，避免珍貴文獻(xiàn)的損失[3]。

（四）提升檔案管理人員的素質(zhì)

若要促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范性，應(yīng)該從根本上加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和管理水平，只有管理人員的專業(yè)素質(zhì)滿足新形勢的發(fā)展需求，才能進(jìn)一步確保檔案管理水平的提高。首先，在檔案管理人員招聘時(shí)應(yīng)該注重素質(zhì)和能力考核，最好有相關(guān)的管理培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)對于現(xiàn)代化的高科技也要有所了解和掌握。

綜上所述，檔案管理工作對于企業(yè)或者社會的發(fā)展都是至關(guān)重要的，首先，我們應(yīng)該充分意識到檔案管理工作的重要性，其次再通過制定完善的規(guī)章制度來規(guī)范日常管理工作，最后還要結(jié)合先進(jìn)的管理技術(shù)和管理方法來實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的改革創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)

[1]李雙.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].論道.2014（17）：133-134.

[2]楊燕.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].中國高新技術(shù)企業(yè).2015（07）：45-46.

[3]馬艷.新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化研究[J].才智.2013（21）：88-90.

作者簡介

劉俊華（1973.8-）女，漢族，山東省-城縣糧食局大專學(xué)歷，研究方向檔案管理。