淺談如何在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中加強(qiáng)科研事業(yè)單位的內(nèi)部控制

彭生

摘要：2013年轟動一時的段振豪事件，給我國科研經(jīng)費(fèi)管理敲響了警鐘。在科研活動頻繁的當(dāng)下，既要加強(qiáng)科研事業(yè)單位經(jīng)費(fèi)管理，又要從容應(yīng)對海量的財務(wù)報銷業(yè)務(wù)，許多單位都采用了網(wǎng)上報銷手段。本文基于網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的特點(diǎn)和科研事業(yè)單位內(nèi)部控制的要求，提出了一系列的有針對性的內(nèi)控手段和方法，以保障資金使用安全，保證科研事業(yè)單位內(nèi)部控制的有效實(shí)施。

關(guān)鍵詞：科研事業(yè)單位 網(wǎng)上報銷 內(nèi)部控制

事業(yè)單位尤其是科研事業(yè)單位，經(jīng)費(fèi)主要來源于財政撥款資金。如何最大限度的防范經(jīng)費(fèi)管理和使用中的風(fēng)險，用好納稅人的錢，使其夯實(shí)我國科研實(shí)力，是科研事業(yè)單位管理者和財務(wù)人員一直探索的問題。

隨著我國科學(xué)事業(yè)的蓬勃發(fā)展，國家用于支持的科研經(jīng)費(fèi)數(shù)額也呈逐年遞增態(tài)勢。2013年轟動一時的段振豪事件，給我國科研經(jīng)費(fèi)管理敲響了警鐘。在科研活動頻繁的當(dāng)下，如何加強(qiáng)科學(xué)事業(yè)單位經(jīng)費(fèi)管理，從容應(yīng)對海量的財務(wù)報銷業(yè)務(wù)，保證資金使用安全，規(guī)范科研課題核算流程，保證科研事業(yè)單位內(nèi)部控制的有效實(shí)施，成為本文研究的主題。

一、網(wǎng)上報銷較傳統(tǒng)手工報銷的優(yōu)點(diǎn)

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)具有可延展性、可移動性和可交互性的特點(diǎn)。即網(wǎng)上報銷系統(tǒng)可根據(jù)單位的工作特點(diǎn)和業(yè)務(wù)需求進(jìn)行功能擴(kuò)展和模塊外掛；領(lǐng)導(dǎo)審核不再受時空的限制，只要借助于網(wǎng)絡(luò)平臺，就可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上審閱；系統(tǒng)間可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，信息交互溝通。

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)與總賬、應(yīng)付、資產(chǎn)模塊均有接口，對數(shù)據(jù)歸口規(guī)范管理，保證了數(shù)據(jù)傳輸?shù)臏?zhǔn)確性。同時，在網(wǎng)上進(jìn)行借款報銷單填寫和領(lǐng)導(dǎo)審核，避免了領(lǐng)導(dǎo)簽字在前金額填寫在后和偽造領(lǐng)導(dǎo)簽字等內(nèi)控風(fēng)險。

二、在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中加強(qiáng)內(nèi)部控制的幾個方面

在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)為我們提供高效便捷的工作平臺的同時，系統(tǒng)搭建和運(yùn)行的復(fù)雜性，也使內(nèi)部控制的難度提升、范疇擴(kuò)大。科研事業(yè)單位業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制主要包括預(yù)算業(yè)務(wù)控制、收支業(yè)務(wù)控制、資產(chǎn)控制、合同控制等，這些業(yè)務(wù)涵蓋了科研事業(yè)單位主要的經(jīng)濟(jì)活動，下面就從以上四方面探討網(wǎng)上報銷系統(tǒng)與內(nèi)部控制的結(jié)合。

（一）預(yù)算業(yè)務(wù)控制

科研事業(yè)單位的預(yù)算包括基本科研支出預(yù)算， 基本運(yùn)行支出預(yù)算，橫向課題預(yù)算，單位人員支出、政采支出預(yù)算等，涵蓋單位所有的經(jīng)濟(jì)活動。

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的預(yù)算業(yè)務(wù)控制主要著眼于預(yù)算的執(zhí)行和查詢環(huán)節(jié)。目前大多數(shù)科研單位都實(shí)行課題管理。分管課題經(jīng)費(fèi)的部門會根據(jù)每個課題的任務(wù)書將預(yù)算數(shù)提前錄入網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，該課題的所有借款、報銷以及核銷金額都將被準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，一旦預(yù)算總金額超支，系統(tǒng)就會彈出對話框，顯示預(yù)算總額數(shù)和余額不足數(shù)。但系統(tǒng)也非一刀切，如果該課題仍有后續(xù)來款，則在系統(tǒng)中設(shè)定為提示控制；若課題總額固定，不再增減，輒設(shè)定強(qiáng)制控制，一旦課題超支便鎖定網(wǎng)上審批流程使其無法提請審核。預(yù)算總額的提示預(yù)警實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部控制的事前控制，提示單位領(lǐng)導(dǎo)和科研人員及時發(fā)現(xiàn)課題支出超預(yù)算情況，建立了預(yù)算執(zhí)行動態(tài)監(jiān)控與反饋報告機(jī)制。系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)可以定期分析預(yù)算執(zhí)行差異，研究、解決預(yù)算執(zhí)行中存在的問題，提出改進(jìn)措施，協(xié)助科研人員和科研單位做好經(jīng)費(fèi)管理調(diào)配工作。

（二）收支業(yè)務(wù)控制

收支業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的前提是所有收支必須全部納入部門預(yù)算范圍，統(tǒng)一核算和管理。各項(xiàng)收入應(yīng)當(dāng)由財務(wù)處統(tǒng)一收取，其他部門和個人未經(jīng)批準(zhǔn)不得辦理收款業(yè)務(wù)。收入賬項(xiàng)與網(wǎng)上報銷系統(tǒng)相連，報銷人可在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中查詢經(jīng)費(fèi)到位情況，如果報銷時系統(tǒng)提示余額不足，可以追查收入是否及時入賬。這種雙重查詢保證了資金的安全。

所有往來賬在借款時都在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)錄入，核銷借款時，報銷人從系統(tǒng)中可以準(zhǔn)確定位往來款，填寫本次核銷金額，已核銷和未核銷金額系統(tǒng)會再次分別統(tǒng)計(jì)，未核銷的往來款一目了然，無論報銷人自查還是財務(wù)部門催報催收都有據(jù)可查。對于科研單位內(nèi)部控制來說，加強(qiáng)往來款管理，建立并落實(shí)清收制度和責(zé)任追究制度，對于有效防范呆壞賬具有舉足輕重的作用。

領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行借款單審批時，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)可以根據(jù)課題當(dāng)前可用資金余額校驗(yàn)借款金額，如余額不足會自動提示；在報銷單審批時，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)可根據(jù)報銷單據(jù)記錄自動計(jì)算報銷合計(jì)，根據(jù)報銷合計(jì)數(shù)和核銷借款金額自動計(jì)算應(yīng)領(lǐng)款或退款金額。

將網(wǎng)上報銷系統(tǒng)與網(wǎng)上銀行系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中，報銷人通過模板對個人銀行卡和付款單位的相關(guān)信息進(jìn)行批量導(dǎo)入，在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)付款信息的整體提取。如此一來，不僅可以避免假幣的收支和手工錄入賬號的錯誤率，還可以實(shí)現(xiàn)批量化支付，大大提高支付效率。

（三）資產(chǎn)控制

科研單位的所有資產(chǎn)也一并納入系統(tǒng)統(tǒng)一管理。在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中，設(shè)置專門的資產(chǎn)管理模塊，負(fù)責(zé)材料設(shè)備等固定資產(chǎn)管理。報銷人在系統(tǒng)中錄入資產(chǎn)信息，提交資產(chǎn)管理部門審核，同時辦理資產(chǎn)的驗(yàn)收入庫，再由資產(chǎn)部門提交財務(wù)部門，財務(wù)審核通過后進(jìn)行資產(chǎn)的轉(zhuǎn)固處理，將資產(chǎn)數(shù)據(jù)與資產(chǎn)模塊進(jìn)行交互，這樣保證了資產(chǎn)與賬目的一致性，實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)內(nèi)部控制的要求，也大大減少了財務(wù)部門和資產(chǎn)管理部門匹配核對固定資產(chǎn)的工作量。 同時，每名職工名下的固定資產(chǎn)都在系統(tǒng)中登記在冊，一旦職工調(diào)動、退休，都要在系統(tǒng)中進(jìn)行資產(chǎn)的清查，完成轉(zhuǎn)移交接手續(xù)，方可放行。如此一來，有效防止了國有資產(chǎn)的流失。

（四）合同控制

在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中外掛合同管理模塊，包含合同錄入、審批、查詢等功能。科研人員先錄入合同名稱，收款單位相關(guān)信息，合同起止時間，付款明細(xì)和條件等基本內(nèi)容，隨后將紙質(zhì)合同提交財務(wù)，財務(wù)人員結(jié)合紙質(zhì)合同進(jìn)行網(wǎng)上審核，著重審核合同總金額、分次付款金額和必要的付款條件，審核通過則在系統(tǒng)中生成唯一的合同編號。科研人員此后無論借款報銷凡涉及此合同的，只要在系統(tǒng)中找到該合同編號并進(jìn)行關(guān)聯(lián)再提交財務(wù)審核即可。財務(wù)人員、經(jīng)手人以及課題負(fù)責(zé)人、每級領(lǐng)導(dǎo)都可以查看合同付款進(jìn)度，有效避免多付、重付、不按合同付款條件支付的現(xiàn)象發(fā)生。

三、針對網(wǎng)上報銷特點(diǎn)的內(nèi)部控制措施

（一）授權(quán)代理業(yè)務(wù)

由于科研人員工作的特殊性，許多借款報銷工作常常是委托授權(quán)給他人代辦，如果未把好內(nèi)控這道關(guān)，很容易出現(xiàn)問題。所以在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中，科研人員作為委托人填寫授權(quán)申請單，指定代理人，在授權(quán)范圍內(nèi)為其進(jìn)行借款報銷；委托人對每一條授權(quán)信息均可查詢代理人執(zhí)行的單據(jù)操作及操作記錄信息，委托人也可隨時撤銷和恢復(fù)對代理人的授權(quán)。

（二）原始單據(jù)的線上線下審核

單純的網(wǎng)上報銷審核，領(lǐng)導(dǎo)只能看見報銷人自己填寫的報銷事由和金額，如果報銷事由填寫不準(zhǔn)確或與事實(shí)出入很大，就會給領(lǐng)導(dǎo)的審核判斷造成困擾。根據(jù)這一特征，網(wǎng)上報銷模式借助掃描儀、相機(jī)、手機(jī)等設(shè)備將紙質(zhì)原始單據(jù)進(jìn)行數(shù)字化處理，作為電子附件上傳系統(tǒng)；報銷系統(tǒng)將網(wǎng)填的借款報銷單和電子附件同步提交給領(lǐng)導(dǎo)審批，能夠使領(lǐng)導(dǎo)在第一時間審閱原始單據(jù)，掌握借款報銷實(shí)際情況，為領(lǐng)導(dǎo)的審批判斷提供最真實(shí)的信息參考。

四、網(wǎng)上報銷內(nèi)部控制措施的展望

第一，希望未來能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)與稅務(wù)發(fā)票查驗(yàn)系統(tǒng)的對接，有效規(guī)避假發(fā)票、陰陽票。第二，通過進(jìn)一步的程序控制，在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)一人當(dāng)月多筆勞務(wù)費(fèi)領(lǐng)取的個人勞務(wù)所得稅合并計(jì)算功能，加強(qiáng)稅款收繳的內(nèi)控管理。

五、結(jié)束語

通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的使用，避免了領(lǐng)導(dǎo)干預(yù)， 人情審核等內(nèi)控風(fēng)險，基本實(shí)現(xiàn)了財務(wù)制度面前人人平等的內(nèi)控氛圍。但是加強(qiáng)科研事業(yè)單位的內(nèi)部控制，不能僅僅依靠系統(tǒng)控制管理，還需要提升單位負(fù)責(zé)人，財務(wù)人員，科研人員共同的內(nèi)部控制認(rèn)識，將人治與系統(tǒng)管控結(jié)合起來，使每一筆科研經(jīng)費(fèi)都能得到合理合法的使用。

參考文獻(xiàn)：

[1]莊麗.科研事業(yè)單位網(wǎng)上報銷財務(wù)控制系統(tǒng)基礎(chǔ)建設(shè)[J].財經(jīng)界，2013

[2]楊承瑛.淺談事業(yè)單位網(wǎng)上報銷[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2015

[3]鄧穎華.淺析網(wǎng)上報銷系統(tǒng)對加強(qiáng)科研事業(yè)單位財務(wù)控制的作用[J].財經(jīng)界，2015

[4]李琦.會計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制建設(shè)芻議[J].企業(yè)經(jīng)濟(jì)，2006