在數(shù)字化校園中加強高校檔案信息化建設(shè)

王利華

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，人類社會進入了數(shù)字化、信息化時代，數(shù)字信息資源也越來越多。高校檔案信息化是高校檔案部門運用現(xiàn)代化信息技術(shù)，加強檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲，以標(biāo)準(zhǔn)化的方法管理，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，全面快速、準(zhǔn)確地提供利用，實現(xiàn)資源共享。

一、融入數(shù)字校園是高校檔案信息化建設(shè)必然趨勢

1.隨著高校辦公自動化的普及，各部門產(chǎn)生了大量的數(shù)字化文件，網(wǎng)絡(luò)歸檔成為必然趨勢。各部門可直接將在工作中形成的數(shù)字文件通過與OA系統(tǒng)設(shè)計接口軟件直接轉(zhuǎn)換，上載到檔案管理網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中進行物理歸檔。這樣產(chǎn)生的數(shù)字檔案，在當(dāng)今計算機管理檔案的時代，與紙質(zhì)檔案相比具有使用簡單、便于檢索；存儲量大，占空間小；有利于資源共享等優(yōu)越性。

2.數(shù)字校園網(wǎng)的開通為學(xué)校教學(xué)、科研管理提供了先進的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，也為建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系提供了一個強勁的平臺支持。廣大師生可以從校園網(wǎng)上直接查閱到他所需要的信息，任何利用者可以不受任何時間、空間的限制，不必到檔案室，只要登錄進入檔案管理系統(tǒng)并根據(jù)其查閱權(quán)限就可查閱到自己所需的檔案信息，這樣檔案的利用價值和利用效果就會大大提高。

3.先進的設(shè)備、高科技載體的多樣性和使用的普遍性，使館藏的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案成為可能。因此，對館藏檔案數(shù)據(jù)通過計算機著錄、掃描等形式，將檔案信息由多種物理載體形式體現(xiàn)出來的信息，全部以數(shù)字記憶方式存儲到光盤、磁盤等計算機的各類存儲器中，提供給廣大利用者。還可以將可公開可利用的檔案材料檔案數(shù)字化后上網(wǎng)，以供利用者共享，所以館藏檔案的數(shù)字化勢在必行。

二、高校檔案信息化建設(shè)的策略

1.高校檔案館應(yīng)根據(jù)本館的具體情況，結(jié)合檔案工作的發(fā)展趨勢與用戶的需求，確定檔案信息資源數(shù)字化的建設(shè)目標(biāo)，根據(jù)新時期檔案利用者的需求，高校檔案館應(yīng)把重點放在檔案信息的網(wǎng)絡(luò)開發(fā)上，應(yīng)把所開放的、有用的檔案信息，包括文獻全文及各種載體的檔案信息放在互聯(lián)網(wǎng)上。

2.數(shù)字化檔案信息資源的建設(shè)不應(yīng)只局限于本館的業(yè)務(wù)工作范圍，要面向公眾提供服務(wù)，應(yīng)加強互聯(lián)網(wǎng)上信息的傳遞與交流，在全世界范圍內(nèi)實現(xiàn)檔案信息資源的共享。利用數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)，共建大型數(shù)據(jù)庫，建立全國檔案文獻數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，盡量以免網(wǎng)上數(shù)據(jù)的冗余，保證網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量和充足性。

3.抓緊鑒定銷毀，加快館藏檔案數(shù)字化的工作。為了縮短館藏檔案數(shù)字化的周期，高校檔案館必須組織人力，和相關(guān)部門共同加大鑒定銷毀的力度，縮小館藏數(shù)字化的范圍，使其具有更廣泛的利用價值。

三、高校檔案信息化建設(shè)的必要條件

1.檔案信息化建設(shè)需要一個良好的外部環(huán)境。要圍繞電子文件和電子檔案制定和完善一套專門的法律法規(guī)使檔案信息化建設(shè)有法可依。搞好檔案信息化建設(shè)，不是檔案部門單方面就可以實現(xiàn)的，需要有關(guān)部門的大力支持和配合。高校信息化建設(shè)的大環(huán)境是檔案館信息化建設(shè)依托的保障和推動力量，將學(xué)院檔案的信息化建設(shè)納入到學(xué)院的信息化建設(shè)的大體系中統(tǒng)一規(guī)劃。

2.檔案信息化建設(shè)需要規(guī)范化。檔案信息化是指導(dǎo)檔案部門改革傳統(tǒng)管理體制，運用現(xiàn)代化信息技術(shù)，加強檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用的過程。它包含三個方面的內(nèi)容：檔案信息管理體制標(biāo)準(zhǔn)化，檔案信息的數(shù)字化，檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化，這三者相互影響，共同構(gòu)成了一個有機整體。

3.檔案信息化建設(shè)需要檔案信息管理理論的指導(dǎo)。檔案信息化理論是檔案信息管理實踐活動的指南，所以檔案信息管理理論研究者在開展理論研究時必須面向應(yīng)用和工作實踐，從理論上對檔案信息化建設(shè)加以指導(dǎo)和預(yù)測，為檔案信息化建設(shè)指明方向。同時，實踐工作者也必須注重檔案信息管理理論的研究，從而增強檔案信息管理理論指導(dǎo)實踐的適應(yīng)性。

四、以數(shù)字校園建設(shè)為契機，加強高校檔案信息化建設(shè)

1.數(shù)字校園建設(shè)對高校檔案部門的發(fā)展是一次極好的機遇，同時也是一種前所未有的挑戰(zhàn)。要將檔案信息化建設(shè)與檔案部門的內(nèi)部管理制度改革和新管理理念的樹立緊密結(jié)合起來，盡快使檔案部門在較短的時間內(nèi)建立起適應(yīng)本學(xué)校發(fā)展需求的管理理念、管理機制、工作流程和組織結(jié)構(gòu)，真正實現(xiàn)檔案部門的高效運行管理。

2.建立完善高校檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是實施信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作之一。面對數(shù)字校園的建設(shè)和發(fā)展，面對數(shù)字資源形式的多樣性，相關(guān)技術(shù)、設(shè)備不斷發(fā)展、變化的動態(tài)性特點，高校檔案部門要結(jié)合建設(shè)內(nèi)容，在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，根據(jù)國際標(biāo)準(zhǔn)和通用標(biāo)準(zhǔn)，逐步推出諸如電子文件采集、管理、存儲格式標(biāo)準(zhǔn)等具有操作性的實施細(xì)則。結(jié)合數(shù)字校園建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急是制定技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建立。技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)存儲壓縮格式規(guī)范、數(shù)據(jù)長期保存格式規(guī)范、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸規(guī)范等。業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范最主要是電子文件管理規(guī)范、電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件鑒定標(biāo)準(zhǔn)等以及公文管理規(guī)范等。

3.構(gòu)建高校檔案信息化建設(shè)評體系，依據(jù)數(shù)字校園評價指標(biāo)體系的建設(shè)，我們可以從檔案信息網(wǎng)絡(luò)與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案信息技術(shù)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與制度建設(shè)、檔案信息技術(shù)人才建設(shè)、檔案信息服務(wù)等方面來構(gòu)建高校檔案信息化評價體系。要注重研究對信息技術(shù)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的評價。其包括數(shù)據(jù)庫技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)，也就是把檔案信息數(shù)據(jù)以數(shù)據(jù)庫的形式組織起來輸入計算機，以便于運用數(shù)字傳輸技術(shù)實現(xiàn)傳遞，在通訊終端還原為文本、聲音或圖像等超文本信息。檔案管理軟件，也就是對檔案信息基礎(chǔ)工作以及利用服務(wù)的基礎(chǔ)維護管理之系統(tǒng)。構(gòu)建良好的檔案信息化評價體系，有利于理論研究和實際建設(shè)工作的進行。

高校作為先進技術(shù)的傳播者和研發(fā)者，有條件有責(zé)任率先運用先進的技術(shù)手段盡早實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，使檔案工作的各環(huán)節(jié)高效的服務(wù)于學(xué)校的教學(xué)、科研和管理工作。檔案信息資源化建設(shè)賦予了新世紀(jì)高校檔案工作嶄新內(nèi)容，在數(shù)字化校園中加快檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前高校檔案工作發(fā)展的必經(jīng)之路。