淺析事業(yè)單位會計信息化建設

陳欣

摘要：會計信息化建設在提高工作效率、完善財務數(shù)據(jù)、強化統(tǒng)計分析等方面具有重大作用，文章在以往理論研究成果的基礎上分析了會計信息化建設的目的和意義，探討了會計信息化建設的重點工作，并結合自身工作實際對事業(yè)單位會計信息化建設提出了若干設想。

關鍵詞：會計信息化；會計電算化；信息系統(tǒng)

目前，學界關于會計信息化建設的理論研究汗牛充棟，對于會計信息化建設在經(jīng)濟發(fā)展中的作用給予了厚望，但這些論述較少涉及行政事業(yè)單位。筆者以一個基層事業(yè)單位財務工作人員的視角分析了會計信息化建設的必要性、面臨的困難和采取的對策。

一、研究目的和意義

（一）會計信息化的發(fā)展

會計信息化在我國已經(jīng)有三十多年的發(fā)展歷史，其發(fā)端可以追溯到上個世紀七十年代末的會計電算化工作。隨著信息技術的不斷發(fā)展，在1999年“會計信息化理論專家座談會”上，專家們建議將“會計電算化”改為“會計信息化”。

然而，會計信息化與會計電算化有著本質區(qū)別，會計電算化強調會計數(shù)據(jù)處理的規(guī)范化，“規(guī)范性”是會計電算化的第一要務。而會計信息化增加了使用者需求這個維度，強調會計結果在完善財務會計數(shù)據(jù)信息化的基礎上側重于滿足單位內外信息使用者的需求。

（二）會計信息化面臨的問題

學者杜安國認為雖然計算機技術和信息管理技術變革性地改變了信息管理的模式，但許多行政事業(yè)單位的會計工作還處在手工階段，面臨的主要問題有：

第一，未建立信息化管理的宏觀框架。行政事業(yè)單位的會計目的主要是收付實現(xiàn)，沒有外部會計信息化的系統(tǒng)性要求，所以內部尚未形成統(tǒng)一的管理思路。

第二，會計信息化制度不健全。會計信息化不僅需要信息系統(tǒng)，還需要完善系統(tǒng)的管理制度作為基礎，目前行政事業(yè)單位會計工作在這方面尚屬欠缺。

第三，信息質量有效性差。數(shù)據(jù)歸集和使用缺乏統(tǒng)一有效的技術平臺，行政事業(yè)單位會計信息的外部使用者（一般是主管部門）無法有效獲取基層單位的數(shù)據(jù)信息，導致信息不對稱，影響工作統(tǒng)一部署和執(zhí)行監(jiān)督。

（三）會計信息化的重要作用

參考美國《財務會計概念公告》對會計報告使用者的論述，筆者認為事業(yè)單位的財務會計報告的主要使用者為：內部工作人員、主管部門和審計監(jiān)察部門。

第一，對內部工作人員的作用。有學者認為如果能減少人對會計工作的干預，會計信息可以更真實地反映會計主體的原貌。實踐表明，會計信息化契合了這一思想，它能夠很大程度地提高和保證會計信息質量，同時可以提高工作效率。

第二，對主管部門的作用。建立統(tǒng)一的會計信息化平臺，可以強化主管部門的監(jiān)督管理，運用數(shù)據(jù)挖掘等先進的統(tǒng)計分析技術還可以準確地查找轄區(qū)內存在的問題，為科學決策提供依據(jù)。

第三，對審計監(jiān)察部門的作用。財務工作涉及黨風廉政建設，會計信息化能夠更加規(guī)范財會工作，有效防范廉政風險，同時，能夠及時為審計監(jiān)察部門提供準確信息，配合相關部門開展工作。

二、會計信息化重點工作

會計信息化的重點工作涉及會計信息化體系架構、會計信息系統(tǒng)建設、會計信息支配權等幾個方面。

（一）會計信息化體系架構

學者在企業(yè)的會計信息化建設方面提出了MIS環(huán)境、AIS系統(tǒng)、ISCA模型等諸多理論，這些理論體現(xiàn)了集群化研究、系統(tǒng)分工、功能整合的思想。文章認為事業(yè)單位的會計信息化體系架構也可以借鑒上述先進的經(jīng)驗。整個體系架構可以分為會計信息管理、人員權限管理、會計系統(tǒng)操作、財務數(shù)據(jù)分析和風險監(jiān)督管理五個部分。

（二）會計信息系統(tǒng)建設

會計信息化與會計信息系統(tǒng)兩者相互依存、相互促進。針對前文論述的事業(yè)單位會計信息化體系架構，文章認為應建立五個會計信息系統(tǒng)：即數(shù)據(jù)信息管理系統(tǒng)、人員權限管理系統(tǒng)、會計操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析系統(tǒng)和風險監(jiān)控系統(tǒng)。

普里戈金（耗散結構理論的創(chuàng)立者）指出：“復雜系統(tǒng)的穩(wěn)定性必須取決于復雜系統(tǒng)的通訊能力。”由此可見，不同系統(tǒng)之間應建立數(shù)據(jù)接口，進行數(shù)據(jù)交換，或者完成數(shù)據(jù)共享，保證通訊能力的暢通。不同系統(tǒng)內部根據(jù)工作內容細化為不同的功能模塊；不同的功能模塊通過權限控制，即每一名員工或者外部使用者根據(jù)權限查看、使用相應數(shù)據(jù)，沒有權限無法使用系統(tǒng)數(shù)據(jù)。

（三）會計信息支配權

美國管理科學家達文波特（T.H.Davenport）提出了四種信息支配模式，即君主模式、聯(lián)邦模式、分封模式和無政府模式，四種模式體現(xiàn)了會計信息使用主體對信息支配從集權到分權的程度。其中，君主模式最為集中，聯(lián)邦模式次之，分封模式較分權，而無政府模式則極端分權。文章認為權限分配不僅涉及數(shù)據(jù)信息安全，更涉及工作管理鏈條的完整和管理環(huán)節(jié)之間的制約。所以，會計信息化建設應該堅持集中領導下的適度分權原則，兼顧工作效率和工作監(jiān)督。

三、會計信息化構想

在討論了會計信息化重點工作的基礎上，筆者將以幼兒園為例介紹事業(yè)單位會計信息化的構想。

（一）數(shù)據(jù)信息管理系統(tǒng)

信息生態(tài)環(huán)境由種類紛繁的信息所組成，進入會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)與信息必須具備有限性與可篩選性。數(shù)據(jù)信息管理系是基礎，為其他系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)源。

第一，基本功能。該系統(tǒng)負責儲存基礎信息并進行簡單的信息運算，例如根據(jù)考勤結果計算員工工資福利、計算入園兒童應繳納的園費、餐費等。

1. 人員信息：教職員工信息、入園兒童信息。

對教職員工和入園兒童應進行唯一代碼管理，方便經(jīng)費計算等與財務相關的工作，唯一代碼的編碼規(guī)則為“入園年份+入園月份+三位順序號（系統(tǒng)從001開始自動生成）”。教師、入園兒童同部門（班級）之間的對應關系由人工錄入，如需調整也要經(jīng)過人工通過系統(tǒng)操作變更。

2. 經(jīng)費信息：包括經(jīng)費劃撥、經(jīng)費報銷、資金使用等信息。

3. 預（決）算信息：包括年度預算信息、年度決算信息。

4. 考勤記錄信息：包括教職員工的考勤記錄信息、入園兒童的出勤記錄信息。

5. 資料信息：經(jīng)費劃撥、資金使用、出勤信息等需要有文件資料且按照規(guī)定應該掃描進入系統(tǒng)的，存儲在“資料信息”中。

第二，實現(xiàn)途徑。一是手工初始化錄入，例如入園兒童的基本信息、預（決）算信息等；二是通過其他系統(tǒng)調取，例如教職員工的信息可以通過教師系統(tǒng)調取，該系統(tǒng)采用數(shù)據(jù)庫技術進行管理。

（二）人員權限管理系統(tǒng)

第一，基本功能。通過權限管理來實現(xiàn)不同崗位的人員使用不同的系統(tǒng)功能模塊，防止崗位之間交叉操作，形成管理環(huán)節(jié)之間的監(jiān)督和制約。

第二，實現(xiàn)途徑。按照不同崗位和管理制度的規(guī)定設置不同權限，主要分為經(jīng)辦權限、復核權限、審批權限三種，同一工作人員不能具有兩種以上的權限。

（三）會計操作系統(tǒng)

第一，基本功能。該系統(tǒng)負責完成工資發(fā)放、園費和餐費的收繳、財務報銷、經(jīng)費劃撥、憑證打印等工作。

第二，實現(xiàn)途徑。按照工作管理制度設計系統(tǒng)操作流程，不同經(jīng)手人員在系統(tǒng)中進行經(jīng)辦、復核、審批等操作，實現(xiàn)網(wǎng)上辦公。

（四）數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析系統(tǒng)

第一，基本功能。該系統(tǒng)完成與財務工作相關的統(tǒng)計分析工作，并運用數(shù)據(jù)挖掘等技術進行一定程度的財務預測。

統(tǒng)計內容包括資金收入、資金使用（工資福利、物資采購、房屋修繕等）、預（決）算資金、出勤情況等；統(tǒng)計口徑包括時間、性別、班級類別（大、中、小班）、園級類別（總園、分園）等。財務預測是指利用歷史數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析規(guī)律，指導下一步財務工作，例如統(tǒng)計分析入園兒童出勤分布情況，安排下一步物資采購的財務支出等。

第二，實現(xiàn)途徑。解決不同系統(tǒng)之間、系統(tǒng)內部各個數(shù)據(jù)庫之間數(shù)據(jù)調用的準確性問題，按照不同統(tǒng)計維度（口徑）對統(tǒng)計內容進行統(tǒng)計，生成符合篩選條件的統(tǒng)計表。

（五）風險監(jiān)控系統(tǒng)

第一，基本功能。實現(xiàn)事業(yè)單位預（決）算相符合、日常財務開支等財務工作的系統(tǒng)監(jiān)控，出現(xiàn)計劃與實際不相符或者費用奇高奇低等情況，系統(tǒng)自動提示、報警。

第二，實現(xiàn)途徑。在系統(tǒng)中設置相應指標或建立相應的比對勾稽關系，設置差額幅度，觸及差額幅度的上限或者下限，系統(tǒng)完成自動提示工作。

四、結語

會計信息化建設本身是一項系統(tǒng)、復雜的工作，對于事業(yè)單位財務信息使用者具有重大意義，在保證會計信息準確性、提高效率、財務預測、完善審計監(jiān)督等多個方面都會發(fā)揮巨大的作用，值得進行深入研究和思考。

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（作者單位：天津市河西區(qū)第十六幼兒園）