淺析SAP系統(tǒng)的采購業(yè)務(wù)內(nèi)控探討

公維軍

摘要：采購管理是企業(yè)控制成本、持續(xù)盈利的重要環(huán)節(jié)，借助SAP系統(tǒng)加強采購內(nèi)部控制，在大中型企業(yè)中備受推崇。文章結(jié)合SAP系統(tǒng)中采購業(yè)務(wù)的特點，分析SAP中采購業(yè)務(wù)內(nèi)控管理可能存在的問題及應(yīng)對措施，以提高SAP中采購業(yè)務(wù)內(nèi)控管理效果。

關(guān)鍵詞：SAP；采購；內(nèi)控

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，SAP系統(tǒng)已經(jīng)成為諸多大中型企業(yè)實施ERP的首選管理工具。采購業(yè)務(wù)在SAP中有一套完整的內(nèi)部控制流程，但在SAP的實際應(yīng)用中，仍然存在很多的問題，影響企業(yè)的應(yīng)用效果。本文通過對煙臺冰輪SAP項目中采購業(yè)務(wù)內(nèi)控存在問題的研究，分析影響SAP項目采購業(yè)務(wù)內(nèi)控的因素，探討改善SAP項目采購業(yè)務(wù)內(nèi)控效果的對策，以有利于進一步提高企業(yè)的采購內(nèi)控管理水平。

一、SAP項目采購業(yè)務(wù)簡介

SAP是ERP產(chǎn)品最大的供應(yīng)商，在ERP軟件市場中一直處于領(lǐng)先地位。SAP基本的供產(chǎn)銷體系由五大基本模塊MM（Material Management）、PP（Production Planning）、SD（Sales and Distribution）、FI（Finance）、CO（Controlling）構(gòu)成，采購屬于MM模塊的基本功能。

采購業(yè)務(wù)循環(huán)主要涉及物料需求計劃（Material Requirements Planning，簡稱MRP）、采購主數(shù)據(jù)（供應(yīng)商主數(shù)據(jù)、采購信息記錄、貨源清單）、采購訂單處理、發(fā)票校驗及付款。SAP中的采購流程如圖所示：

在SAP中，采購業(yè)務(wù)具有信息化條件下的各種特點，如功能全面、高度集成、邏輯嚴密、自動化程度高等。但因SAP系統(tǒng)邏輯復(fù)雜，自動化程度高而誤操作的機率大，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量嚴重依賴，對公司的管理制度和人員素質(zhì)要求高等特點，增加了采購業(yè)務(wù)內(nèi)控監(jiān)管的難度，SAP系統(tǒng)下的采購業(yè)務(wù)內(nèi)控風險仍然不容忽視。

二、SAP項目采購業(yè)務(wù)內(nèi)控現(xiàn)狀及存在的問題

煙臺冰輪SAP項目于2012年11月啟動，在項目實施顧問的組織下，用了四個月的時間對公司的現(xiàn)狀進行了調(diào)研，對業(yè)務(wù)流程進行了重新的梳理，并在SAP標準流程基礎(chǔ)上根據(jù)調(diào)研結(jié)果進行了適當調(diào)整，完成了業(yè)務(wù)藍圖設(shè)計、組織結(jié)構(gòu)調(diào)整和相關(guān)管理制度的制定。

SAP系統(tǒng)于2013年7月正式上線運行。三年多來業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)基本正常，但是客觀上來說仍然存在不少的問題。

1. SAP項目是“一把手”， SAP項目的成功都是建立在管理層和各部門“一把手”的全力支持和推動的基礎(chǔ)上的。SAP實施過程中必然會涉及到采購流程再造、職能調(diào)整，比如煙臺冰輪項目中采購由離散式到集中制轉(zhuǎn)變，采購職能由分廠自主實施改為公司采購部統(tǒng)一實施采購，供應(yīng)商準入審批、采購定價與采購實施職能部門相分離等相關(guān)調(diào)整沒有高層的主導(dǎo)是不能實現(xiàn)的。

但這種調(diào)整打破了多年的體制，必然會牽扯到一些部門、管理者的既有利益和權(quán)力，多少都會產(chǎn)生抵觸心理，從而影響項目實施效果。從系統(tǒng)運行的三年來看，對系統(tǒng)、制度和職能調(diào)整的質(zhì)疑聲不斷，很多環(huán)節(jié)存在服務(wù)意識不強、互相推諉與扯皮等問題。

2. 煙臺冰輪SAP項目實施過程中，根據(jù)SAP采購業(yè)務(wù)流程和內(nèi)控管理標準制定了一系列管理制度，對采購申請審批、供應(yīng)商準入、采購價格及付款方式審批、采購入庫管理、發(fā)票付款等相關(guān)業(yè)務(wù)執(zhí)行和管理要求提出了標準與規(guī)范，以指導(dǎo)和規(guī)范采購業(yè)務(wù)，防范內(nèi)控風險。

但因為SAP項目實施周期非常短，在很多細節(jié)方面無法細究，只能是削足適履先按照標準來做。但從運行幾年的效果來看，很多細節(jié)問題與企業(yè)實際情況并不能完全適應(yīng)，很多環(huán)節(jié)的要求流于形式，難以落地。

3. SAP的采購業(yè)務(wù)對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要求非常高，特別是采購相關(guān)主數(shù)據(jù)對采購業(yè)務(wù)執(zhí)行的準確性影響非常大。煙臺冰輪SAP項目提前兩年開始實施了設(shè)計PDM項目，對物料編碼、設(shè)計標準化進行規(guī)范，產(chǎn)品BOM準確率大幅提高。SAP項目實施時將PDM中的物料、BOM等作為數(shù)據(jù)源頭，并對采購主數(shù)據(jù)進行了統(tǒng)一的梳理，對采購業(yè)務(wù)執(zhí)行的準確性提供了有效保證。

但是煙臺冰輪是離散型制造企業(yè)，非標產(chǎn)品達到80%以上，從這幾年的情況來看，設(shè)計準確率只能達到八九成。而很多非標物料的主數(shù)據(jù)維護難度也非常大，物料采購周期、采購批量、安全庫存等數(shù)據(jù)只能憑經(jīng)驗，主觀因素較大，經(jīng)常會造成交貨延遲或者庫存積壓。

4. SAP系統(tǒng)具有強大的數(shù)據(jù)處理能力，功能強大，但審批功能卻很弱。煙臺冰輪SAP項目中為了滿足內(nèi)控要求，解決審批的問題，把采購申請、采購價格、供應(yīng)商選擇、采購合同等審批流程放在OA系統(tǒng)中進行。

雖然OA審批流程滿足了授權(quán)審批、不相容崗位相分離等要求，但其實并不能完全保證審批結(jié)果與SAP系統(tǒng)單據(jù)的一致性，人為因素在其中起主要作用。

5. SAP運行的好壞最關(guān)鍵的還是“人”。煙臺冰輪SAP項目實施過程中，對采購業(yè)務(wù)和職能進行了重新梳理與調(diào)整，對采購員崗位進行了重新競聘上崗，并加強了系統(tǒng)操作培訓，努力提高員工素質(zhì)來確保系統(tǒng)的有效運行。

但采購業(yè)務(wù)有其業(yè)務(wù)性質(zhì)的特殊性，涉及個人或部門利益的業(yè)務(wù)調(diào)整，一些既有利益者比較抵觸，甚至陽奉陰違，借故拖延。而且采購人員能力素質(zhì)水平參差不齊，在操作SAP系統(tǒng)和執(zhí)行采購業(yè)務(wù)的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)人為失誤；另外，對采購批次、采購周期和對庫存消耗的綜合判斷等帶有一定的主觀性，需要很高的業(yè)務(wù)能力和豐富的實踐經(jīng)驗。另一方面SAP系統(tǒng)數(shù)據(jù)量非常大，日常監(jiān)管難度很高，也不排除有一些員工想鉆空子，侵害公司利益。

三、影響SAP項目采購業(yè)務(wù)內(nèi)控的因素分析

結(jié)合煙臺冰輪SAP項目出現(xiàn)的問題，綜合分析影響SAP項目采購業(yè)務(wù)內(nèi)控的因素主要包括以下幾點：

（一）思想意識

企業(yè)管理者對SAP采購業(yè)務(wù)內(nèi)控管理不夠重視，不能深入?yún)⑴c到SAP系統(tǒng)使用中來。采購人員缺乏信息化意識，不能保證實際業(yè)務(wù)與系統(tǒng)處理日清日畢，甚至有些業(yè)務(wù)線下已經(jīng)執(zhí)行完畢，之后再到SAP中補錄單據(jù)等，將直接導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際不符，提供錯誤的信息?；蛘咧魂P(guān)注本職工作，不關(guān)心自己的操作對上下游的影響，沒有內(nèi)部服務(wù)意識等，都會造成上下游的工作難度，降低工作效率。

（二）制度因素

實施SAP項目的企業(yè)必須有很完備的管理制度，采購內(nèi)控制度的完善與否將直接影響采購業(yè)務(wù)內(nèi)控風險水平。但內(nèi)控制度必須與企業(yè)實際情況相適應(yīng)，還要強化監(jiān)督執(zhí)行，只有將制度落到實處，一切按章辦事，才能將內(nèi)控風險降到可控范圍以內(nèi)。

（三）數(shù)據(jù)因素

產(chǎn)品標準化程度、產(chǎn)品設(shè)計準確率并不是一蹴而就的，這不僅取決于企業(yè)產(chǎn)品研發(fā)與設(shè)計能力，還跟企業(yè)的產(chǎn)品市場環(huán)境、客戶群體有一定的關(guān)系。而采購主數(shù)據(jù)的維護主要靠采購、計劃人員的能力與經(jīng)驗，采購主數(shù)據(jù)的準確程度高低有一定的客觀因素，可以算是采購業(yè)務(wù)固有的內(nèi)控風險之一。

（四）人為因素

SAP系統(tǒng)最關(guān)鍵的是數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的質(zhì)量掌控在數(shù)據(jù)的錄入者手上。如前問題所述，即使有完善的審批流程進行了嚴格的審批，還是很難保證審批結(jié)果與系統(tǒng)數(shù)據(jù)完全一致，這里面有些是工作疏忽失誤，也有些是有意為之。如何提高SAP采購業(yè)務(wù)流程化、自動化程度，降低人為因素的影響是內(nèi)控管理的主要內(nèi)容之一。

四、改善SAP項目采購業(yè)務(wù)內(nèi)控效果的對策

（一）思想意思層面

實施SAP的過程中，必須采取頭腦風暴法，不斷地培訓和宣貫，公司上下統(tǒng)一思想。特別是管理層必須加強對SAP系統(tǒng)中內(nèi)部控制的理解，管控和把握好內(nèi)部各部門的職能調(diào)整與協(xié)作。各部門一把手必須拋開部門墻，充分運用自身的專業(yè)知識和職業(yè)素養(yǎng)，深入指導(dǎo)基層員工的業(yè)務(wù)操作，不僅要站在公司的高度只關(guān)注運營結(jié)果，更重要的是親身參與到內(nèi)控體系的建設(shè)中?；鶎訂T工要嚴格遵守公司的內(nèi)控制度要求，做好本職工作的同時關(guān)注上下游的信息接口，提高服務(wù)意識。

（二）制度建設(shè)層面

SAP實施時建立的管理制度一般都是根據(jù)SAP的標準流程和企業(yè)的高層藍圖設(shè)計制定的，很多細節(jié)并不能完全與企業(yè)相適應(yīng)。制度并不是一成不變的，必須要在實務(wù)中根據(jù)企業(yè)的實際情況不斷地進行完善與修正，真正的發(fā)揮作用。另外要建立健全采購監(jiān)督管理制度和績效考評制度，財務(wù)部門要加強日常的監(jiān)督，審計部門要定期對采購業(yè)務(wù)進行審計，督導(dǎo)采購業(yè)務(wù)規(guī)范運行。

（三）數(shù)據(jù)層面

提高主生產(chǎn)計劃、產(chǎn)品BOM（物料清單）、物料采購周期、采購批量、安全庫存等數(shù)據(jù)采購相關(guān)數(shù)據(jù)準確性，并在業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中不斷地進行優(yōu)化。

1. 加強銷售合同的交期管理，提高主生產(chǎn)計劃的準確性。商務(wù)部門要與客戶密切溝通，交期必須要有客戶的書面或郵件確認。

2. 必須提高產(chǎn)品標準化設(shè)計，保證產(chǎn)品BOM的準確性.

努力提高產(chǎn)品設(shè)計標準化程度，并且要在PDM軟件中對產(chǎn)品設(shè)計圖紙進行復(fù)核與審批，再通過技術(shù)手段解決PDM與SAP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，保證設(shè)計BOM與SAP系統(tǒng)的準確性與一致性。

3. 合理設(shè)置物料主數(shù)據(jù)，不斷優(yōu)化

采購部門要會同技術(shù)、生產(chǎn)人員對物料主數(shù)據(jù)進行反復(fù)的論證，尤其是采購周期、采購批量、安全庫存等主數(shù)據(jù)，要結(jié)合歷史經(jīng)驗、市場情況、倉儲管理情況，設(shè)置合理的數(shù)據(jù)，并在實踐中逐步糾偏，定期調(diào)整。

（四）人為因素層面

1. 定期對采購人員進行SAP操作和內(nèi)控流程的培訓，培訓要日常化、制度化，讓員工真正的理解SAP中的管理內(nèi)涵，了解內(nèi)控制度的重要性，真正的用好SAP系統(tǒng)。

2. 加強對員工日常SAP系統(tǒng)操作的監(jiān)督。采購部門內(nèi)部及財務(wù)成本部門都必須設(shè)置專人對日常的員工操作進行審核和監(jiān)督，避免人員疏忽、操作錯誤等導(dǎo)致的賬物不符、數(shù)據(jù)錯誤等，降低數(shù)據(jù)差錯率。

3. 開發(fā)OA系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)的接口函數(shù)。通過接口函數(shù)實現(xiàn)OA審批結(jié)果與SAP系統(tǒng)自動集成，并將SAP中的相關(guān)數(shù)據(jù)修改權(quán)限收回，保證OA流程審批的唯一性，保證審批結(jié)果與SAP系統(tǒng)的一致性，可以大幅降低人為失誤或作弊的可能性。

4. 自動執(zhí)行采購計劃。通過SAP的MRP自動執(zhí)行采購計劃，降低采購人員人為干預(yù)的風險。一旦發(fā)現(xiàn)采購計劃不合理，不要簡單的人為干預(yù)，而是從主生產(chǎn)計劃、產(chǎn)品BOM、物料采購主數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)源頭去查找原因，逐步優(yōu)化數(shù)據(jù)。

5. 開發(fā)采購報表實時監(jiān)控采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行

在SAP中利用各種標準報表或開發(fā)自定義報表，將采購訂單執(zhí)行過程中的相關(guān)數(shù)據(jù)實時的抓取出來，如采購物料的數(shù)量、價格、交貨期、供應(yīng)商、入庫時間、采購發(fā)票等相關(guān)信息通過一個報表呈現(xiàn)出來，方便采購人員、財務(wù)人員進行實時的跟蹤與監(jiān)控。

6. 使用SAP的自動付款計劃和銀企互聯(lián)功能開發(fā)進行自動付款的控制。由財務(wù)人員運行SAP的自動付款計劃（F110），根據(jù)發(fā)票入賬日期、供應(yīng)商付款條件、付款方式等數(shù)據(jù)自動運算到期應(yīng)付款建議?？梢酝ㄟ^開發(fā)的接口函數(shù)，將付款建議發(fā)送至OA流程中進行付款審批，并將付款建議通過SAP銀企互聯(lián)功能直接發(fā)送到網(wǎng)銀進行付款。這樣從付款方式、付款建議、付款清賬整個過程中實現(xiàn)信息自動化處理，避免人為干預(yù)。

五、結(jié)論

現(xiàn)代企業(yè)進入了信息技術(shù)時代，SAP、OA等軟件的應(yīng)用越來越普及。隨著企業(yè)對內(nèi)控管理的重視，實施SAP項目的企業(yè)都有一定的內(nèi)控管理基礎(chǔ)，有一套比較完整的內(nèi)控管理體系。而采購業(yè)務(wù)因其業(yè)務(wù)性質(zhì)的特殊性，無論是企業(yè)成本控制還是反腐、反舞弊的需要，歷來都是企業(yè)關(guān)注的重中之重。在計算機代替人工的信息環(huán)境下，雖然內(nèi)控制度相對完善，但在SAP系統(tǒng)中采購業(yè)務(wù)的內(nèi)控風險也呈現(xiàn)出不同的特點。本文從煙臺冰輪的SAP項目實際應(yīng)用效果出發(fā)，分析了可能出現(xiàn)的問題及影響采購業(yè)務(wù)內(nèi)控效果的因素，并提出改善SAP項目中采購業(yè)務(wù)內(nèi)控效果的對策，對實施SAP項目的企業(yè)來說，在進一步完善采購業(yè)務(wù)內(nèi)控管理制度，提高企業(yè)的采購內(nèi)控管理水平，有效控制采購成本、提高盈利水平方面，有一定的現(xiàn)實意義。

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（作者單位：煙臺冰輪股份有限公司）