探究加強學校檔案收集與整理工作的相關措施

賀莉莉

摘 要：現階段，在教育教學事業蓬勃發展的背景下，學校各項檔案管理工作受到廣泛關注。為了適應信息時代發展的要求，學校應當對內部各項檔案管理工作進行創新和優化。該文在分析學校檔案收集、整理工作主要特點的基礎上，探究了加強學校檔案收集、整理工作的有效措施。

關鍵詞：學校 檔案 收集 整理

中圖分類號：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）11（c）-0159-02

學校各項檔案管理工作不僅是學校日常行政工作中較為重要的組成部分，也是促進學校健康、穩定、持續發展的重要前提。學校若想保證各項決策的實效性和可行性，就應當做好檔案管理工作，保證檔案收集、整理工作的有效性，確保所收集的檔案資料的真實性，提高檔案整理工作的效率和質量，推動學校各項活動的順利開展。

1 學校檔案收集與整理工作的主要特點

1.1 分類較多

對現階段學校檔案收集與整理工作進行分析可知，其具有分類較多的特點，按照不同對象可以分為教學檔案、學生檔案、人事檔案、會計檔案等，也可以根據不同記錄形式分成錄音檔案、錄像檔案、照片檔案、文字檔案等[1]。無論是以何種形式存在，檔案均能夠真實的將學校發展過程中的各項活動記錄下來，反映出學校的真實發展情況，指引學校的發展方向，為學校各項決策提供參考和依據。

1.2 范圍較廣

檔案資料的收集與整理工作需要校內所有科室的參與和配合，其工作的組織者和參與者包括檔案管理工作人員、校內教職工以及全校學生，形成的檔案種類也較為豐富多樣。隨著信息技術廣泛應用于檔案管理工作中，使得檔案的載體形式發生了一定變化，由單一的實物檔案發展成為實物檔案與電子檔案并存的管理形式，所以可以說，學校檔案收集與整理工作的范圍被極大的擴展，具有范圍較廣的特點。

1.3 連續性較強

隨著我國教育教學改革的深化開展，學校在每年都會發生一些重要事件，并且在這些重要事件中，大多都需要跨學年完成。例如，實驗室的建設，實驗課程的改革等。這些事件需要延續幾年才能得到全面完成，有的甚至需要幾十年才能實現完善。因此，針對這類具有較強連續性的檔案，需要檔案收集與整理工作人員堅持跟蹤，逐步完善檔案收集與整理工作。

1.4 受諸多因素影響

學校檔案收集與整理工作受到多種因素的制約，例如，學校領導對檔案管理工作的重視程度，檔案管理工作者的工作意識，檔案管理相關制度的建立、落實情況等，這些因素均對學校檔案管理工作產生不同程度的影響，使其不同時期的質量與水平存在一定差異[2]。

2 加強學校檔案收集與整理工作的有效措施

2.1 加強宣傳，提高檔案管理意識

在學校方面，應當加強宣傳力度，促使內部檔案管理工作人員的責任意識得到充分培養，加強檔案管理工作人員的責任感，從而保證檔案收集、整理工作的水平和質量。在檔案管理工作人員方面，需要積極提升自身工作水平，明確學校檔案管理工作的重要性。在學校教師與學生方面，應當通過加強其對檔案管理工作的認識，引導其自覺配合并參與檔案收集、整理工作[3]。

2.2 加強管理制度建設，確定歸檔范圍

學校應當根據實際情況制定完善的檔案管理制度，促使校內檔案管理工作人員以及全校師生對檔案管理工作的作用和重要性形成正確的認識，通過管理制度明確劃分檔案管理工作人員的職責范圍，保證檔案收集、整理工作的全面性和完整性，通過激勵制度，調動檔案管理工作人員的工作積極性和創造性，促使其能夠主觀能動的投身到檔案收集、整理工作中，提高檔案收集、整理工作的效率。同時，還應當通過教學檔案管理制度、人事檔案管理制度等促使全校師生積極參與到檔案收集、整理工作中，并在他們完成檔案收集、整理工作后，讓其將整理好的資料及時的交到檔案管理部門，由專門的檔案管理工作人員進行統一歸檔。除此之外，學校各級領導還應當對檔案管理工作實施監管，考察各項檔案保存情況，監督檔案管理工作人員的工作行為。

2.3 加強溝通交流，保證收集整理工作順利進行

良好的溝通、交流是保證各項工作順利進行的重要前提。在學校檔案收集、整理工作過程中，應當加強各科室的溝通與交流，促使各科室積極配合檔案管理部門的工作，幫助檔案管理部門完成檔案材料的收集工作、積累工作以及歸檔立卷工作，提高檔案收集、整理工作的效率和質量，促使檔案收集、整理工作能夠順利展開。

2.4 通過先進、可行的手段提高工作效率

實際上，開展學校檔案管理工作的主要作用是為學校各項決策提供參考和支持，促使學校能夠得到進一步發展。尤其是在零散材料整理方面，只有全面收集、認真整理，才能保證檔案管理工作的科學性、有效性、全面性，使各類檔案能夠得到有序存放，提高學校檔案收集、整理工作的水平和效率[4]。因此，學校可以將先進的網絡信息技術應用到檔案管理工作中，確保學校檔案管理工作的實效性和科學性。學校檔案管理信息化建設不僅能夠減少紙質檔案存放空間，還方便檔案的翻閱以及資料的查詢。建立完善的檔案管理系統，通過系統平臺實現對學校檔案的統一管理，為學校各項工作的開展提供及時的檔案信息支持。

2.5 加強檔案管理隊伍建設，提高整體水平

學校各項檔案管理工作質量和效率取決于管理工作人員的職業素養和工作能力。所以，學校若想保證各項檔案管理工作能夠順利開展，就應當加強檔案管理隊伍建設，提高檔案管理工作人員的職業素養和工作能力，引進高水平、高素質的檔案管理專業人才，加強檔案管理隊伍內部溝通交流，分享優秀的工作經驗，交流有效的工作方法，促使檔案管理隊伍整體水平得到較為顯著的提高。學校可以階段性的組織檔案管理工作人員參與到各項教育培訓活動中，加強其專業知識的積累，提高其信息化管理水平，促使檔案收集、整理工作能夠高效率、高質量的完成。例如：組織相關的專業知識培訓班，開設信息化技術培訓課程、組織開展思想道德、職業素養的相關培訓活動等[5]。

3 結語

綜上所述，學校檔案不只是陳放在檔案室中的資料，更是對學校發展歷程的如實記載。學校各項檔案見證了學校的成長和發展，客觀反映出學校在科學研究、學科建設、人才培養等方面的成果，為學校各項決策以及經營發展提供了參考和支持。所以，加強檔案收集、整理工作對學校未來發展具有重要意義。

參考文獻

[1] 黎倩汛.如何加強學校檔案收集與整理工作的思考[J].辦公室業務，2013（1）：22.

[2] 郭桂玲.對學校檔案收集工作的思考[J].辦公室業務，2012（21）：25-26.

[3] 宿星卉.如何做好學校檔案的收集與整理工作[J].工會博覽：理論研究，2011（10）：297-299.

[4] 王燕飛.如何做好學校檔案的收集與整理工作研究[J].辦公室業務，2013（5）：96.

[5] 丘偉.增強檔案意識，促進學校檔案工作健康發展[J].才智，2011（31）：341.