淺析如何提高高校行政管理工作的水平

李濤

摘 要： 高校行政管理工作是高校發(fā)展學(xué)科建設(shè)，提升科研實(shí)力，追求“雙一流建設(shè)”的根本保障。行政管理工作水平直接影響高校的生存與發(fā)展，反映高校的形象。本文就現(xiàn)今高校行政管理體系所出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，提出相應(yīng)的解決措施，以此提高高校行政管理工作水平。

關(guān)鍵詞： 高校行政管理 管理制度 行政綜合素質(zhì)

一、引言

近年來，我國對教育事業(yè)的重視程度不斷提高。國務(wù)院于2015年10月印發(fā)了《統(tǒng)籌推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案》，要求加快建設(shè)成一批世界一流大學(xué)和一流學(xué)科，以五年為一個建設(shè)周期，直至21世紀(jì)中葉基本建成高等教育強(qiáng)國，從而提升我國高等教育的綜合實(shí)力和國際競爭力。高等院校在把握“雙一流建設(shè)”的發(fā)展機(jī)遇時，往往只重視教學(xué)和科研水平的提高，忽略行政管理工作的開展。作為高校日常工作開展的重要組成部分，行政管理工作是高校教學(xué)工作和科研事業(yè)的基本保障，是高校提高競爭力的根本前提，是鏈接校內(nèi)各個組織機(jī)構(gòu)的重要橋梁，是維持高校活力和提升高校形象的關(guān)鍵。然而，高校行政管理體系往往存在一些問題，阻礙和限制高校教育事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此，改善高校行政管理工作的現(xiàn)狀，提高行政管理工作的效率變得尤為重要。

二、高校行政管理工作出現(xiàn)的問題

1.管理制度流于形式，崗位設(shè)置不合理。

我國部分高校的行政管理制度較模糊，缺乏針對性、科學(xué)性和規(guī)范性，制度的設(shè)定與實(shí)際工作崗位無法接軌，執(zhí)行力度差，導(dǎo)致制度往往流于形式。一些高校行政機(jī)構(gòu)的設(shè)置和崗位的設(shè)立基本上是參照傳統(tǒng)的政府行政管理體系，組織體系冗雜。由于功能不斷細(xì)化，管理層次過多，人員設(shè)置不斷增加，形成一個類似金字塔的組織結(jié)構(gòu)[1]。高校行政工作通常采取的是“因人設(shè)崗”，而不是“因崗定人”，這就導(dǎo)致人員分配缺乏合理性和科學(xué)性。加之崗位職責(zé)沒有明確劃分，尤其是高校行政管理工作會涉及很多交叉領(lǐng)域，因而易存在部分工作無法立即落實(shí)安排，工作效率低下的問題。面臨職責(zé)劃分不明確的臨時工作任務(wù)時，某些行政人員往往喜歡推三阻四，導(dǎo)致出現(xiàn)部分人員工作量太大，部分人員太過清閑的局面。

2.行政管理人員存在職業(yè)倦怠，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。

隨著近年來高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，行政管理的工作量也在不斷增加。部分高校存在“重科研，輕行政管理”的現(xiàn)象，一些行政管理人員長期面對單一、煩瑣、枯燥、不受重視的工作，同時工作業(yè)績不能清晰地量化考核，職稱晉升難度較大，個人職業(yè)規(guī)劃不明朗，因而易出現(xiàn)消極怠工，缺乏責(zé)任心，工作成就感低下，機(jī)械被動地完成工作等問題。此外，部分人不認(rèn)可和不尊重行政管理人員的工作。比如當(dāng)行政管理人員在貫徹落實(shí)教育部或?qū)W校出臺的一些制度時，某些教授認(rèn)為該制度限制和阻礙了他們科研工作的順利開展，認(rèn)為學(xué)校的效益都是由科研工作創(chuàng)收的，行政人員無較大貢獻(xiàn)。高校在對行政人員的職業(yè)規(guī)劃方面提供的機(jī)會較少，沒有大量具有針對性的提高業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)和滿足個人精神訴求的進(jìn)修學(xué)習(xí)機(jī)會。再者，相對于從事一線科研工作的人員而言，由于行政管理人員的工作科技含量較低，相應(yīng)獲得的薪酬待遇較低，打擊了行政人員的工作積極性[2]。

3.缺乏相應(yīng)的獎勵考核機(jī)制。

高校行政管理人員的職責(zé)主要是輔助和確保教學(xué)和科研工作的順利開展，其工作內(nèi)容涉及高校日常活動中較煩瑣的文字工作、文件的傳達(dá)、制度的執(zhí)行、后勤保障工作等多個方面。然而這些繁雜的行政管理工作卻無法一一量化考核，不像科研工作可以通過取得的科研項(xiàng)目、發(fā)表的高水平論文、研發(fā)的專利等明確的指標(biāo)進(jìn)行考核。同時，對于不同的行政管理崗位如學(xué)籍崗、人事崗、科研助理崗等，由于其從事的工作涉及的領(lǐng)域不盡相同，因此難以制定統(tǒng)一的考核標(biāo)準(zhǔn)。目前大部分高校行政管理工作的考核僅停留在“德、能、勤、績”四個方面，沒有清晰科學(xué)完整地體現(xiàn)行政人員的實(shí)際工作。在這種缺乏科學(xué)合理的獎勵考核機(jī)制背景下，干多干少并未區(qū)別對待，這就較大地削弱了行政管理人員的工作熱情。

4.各部門間聯(lián)系和溝通缺乏信息共享性和時效性。

高校工作的特點(diǎn)是具有綜合性，經(jīng)常會涉及多個交叉部門的工作。高校各職能部門都有各自的工作職責(zé)和范圍，部門人員各司其職。一些高校存在“辦事難，流程多，周期長，效率低”的問題，當(dāng)面對這種部門交叉的工作時，部門間不愿意承擔(dān)，互相推諉。當(dāng)今，信息技術(shù)飛速發(fā)展，高校行政管理工作卻并未全面實(shí)現(xiàn)信息化，如在文件的接收、存檔、下達(dá)、審批、執(zhí)行的過程中，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的方式。同時，各職能部門并沒有將數(shù)據(jù)共享，也沒有形成一個互通的網(wǎng)絡(luò)信息結(jié)構(gòu)。

三、提高高校行政管理工作效率的措施

1.加強(qiáng)管理制度的建設(shè)，實(shí)行定崗定編。

高校要順應(yīng)國家形勢的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)“雙一流建設(shè)”的偉大目標(biāo)，行政管理工作必須有一套行之有效、科學(xué)合理、完整規(guī)范的管理制度。為了改變過去行政管理工作在開展過程中所出現(xiàn)的“無章可循，有章難循”的現(xiàn)象，必須將管理制度的制定具體落實(shí)到各個職能部門，強(qiáng)化部門責(zé)任，明確崗位職責(zé)。“精干高效”是高校行政管理工作最重要的原則之一，因而精減行政管理人員，整合職能相近的部門或機(jī)構(gòu)，充分發(fā)揮綜合管理的效能是提高高校行政管理工作效率的有效途徑。科學(xué)合理地設(shè)立行政管理崗位，做到“因崗定人，因崗定編”，將管理制度深入貫徹執(zhí)行到每一項(xiàng)工作中。

2.以人為本，突出人文管理，創(chuàng)造和諧良好的工作氛圍。

加強(qiáng)人文建設(shè)，構(gòu)建和諧校園，營造良好的工作氛圍，是高校師生及行政管理人員安心工作的重要前提之一。由于科研崗教師、學(xué)生和行政管理人員所承擔(dān)的社會職能不同，不能較好地相互理解對方的處境，導(dǎo)致基層行政管理人員的工作常常不被認(rèn)可，影響了其工作的積極性。為提高行政管理人員的工作認(rèn)可度，必須以人為本，突出人文關(guān)懷，建立定期有效的情感交流渠道。讓領(lǐng)導(dǎo)體會到下屬的辛苦和難處，讓教師體會到行政管理人員工作的不易和委屈，讓師生充分認(rèn)識到行政管理人員的工作對科研、教學(xué)事業(yè)的服務(wù)性和重要性，并以此建立和諧良好的人際關(guān)系，從而加強(qiáng)行政管理人員對自我的肯定，充分調(diào)動起其工作的積極性，使他們愛崗敬業(yè)，甘于奉獻(xiàn)[3]。

3.建立富含活力的用人機(jī)制和高效有用的激勵機(jī)制。

高校在發(fā)展科研實(shí)力，提升教學(xué)水平的同時，對與之配備的行政管理工作的要求也在不斷提高。高素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、具有相應(yīng)專業(yè)知識的管理型人才是目前高校行政隊(duì)伍迫切需要的。為了選拔具有較高綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平的人才，就需要建立富含活力的用人機(jī)制，即以任人唯賢為根本，以“按需設(shè)崗，公開招聘，公平競爭，擇優(yōu)聘用”為原則，大力推行“去行政化”，實(shí)行行政管理人員聘任制，聘任真正懂管理、有技術(shù)、善協(xié)調(diào)的人員。要從根本上改善高校行政管理工作現(xiàn)狀，提高高校行政管理人員工作的積極性，除了在人才選拔過程中建立有效的用人機(jī)制外，還應(yīng)建立科學(xué)合理的人才激勵機(jī)制。人才激勵的手段應(yīng)多樣化、多角度、多層次。首先，應(yīng)將其工作能力與收入直接掛鉤。按照“效率優(yōu)先，公平公正”的原則，在一個考核周期內(nèi)，完成工作的情況與收入成正比，這樣可以不斷正面刺激行政管理人員，以增強(qiáng)其工作積極性和責(zé)任心。其次，應(yīng)設(shè)定多種榮譽(yù)稱號。針對不同崗位做了突出貢獻(xiàn)的行政管理人員設(shè)定相應(yīng)的榮譽(yù)稱號以示鼓勵，這樣可以提升行政管理人員的工作成就感和事業(yè)認(rèn)同感。最后，建立科學(xué)的人才晉升制度。設(shè)定每個晉升等級需要的考核標(biāo)準(zhǔn)，具體到各類指標(biāo)中：如不同等級需要服務(wù)的年限要求，完成的崗位工作職責(zé)的情況，獎懲情況，發(fā)表與崗位工作相關(guān)的論文情況，以及是否對工作有創(chuàng)新性突破等。科學(xué)合理的晉升渠道可以大大提高基層行政管理人員的工作熱情和開拓進(jìn)取的激情。

4.完善考核體系，強(qiáng)化在崗培訓(xùn)。

首先，應(yīng)將評價考核標(biāo)準(zhǔn)具體到每個職能部門。為了公平客觀地評價行政管理人員在一個考核周期內(nèi)所完成的工作情況，應(yīng)充分結(jié)合職能部門的工作內(nèi)容，以崗位職責(zé)為依據(jù)，采取自我評定、領(lǐng)導(dǎo)考察、同事互評、服務(wù)對象反饋評價等方式，通過完成的工作任務(wù)量，利用工作創(chuàng)新性的拓展等多個指標(biāo)對行政管理人員進(jìn)行考核，以此建立一套完善、系統(tǒng)、科學(xué)的工作考核機(jī)制。其中，服務(wù)對象的反饋評價，可以借鑒銀行使用現(xiàn)代科技設(shè)備的評價方式，也可以結(jié)合微信掃碼進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)點(diǎn)評的方法，讓服務(wù)對象在被行政管理人員服務(wù)后直接給出滿意度評價，這樣可以正面促使行政管理人員增強(qiáng)服務(wù)意識和工作責(zé)任心。

其次，應(yīng)重視在崗培訓(xùn)，提升管理人員的業(yè)務(wù)水平。要想培養(yǎng)一支與時俱進(jìn)的高素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的管理隊(duì)伍，必須加強(qiáng)對在崗人員的專項(xiàng)培訓(xùn)，如辦公技能的提升培訓(xùn)，加強(qiáng)英語交際能力的培訓(xùn)，最新人事或財(cái)務(wù)法律制度的培訓(xùn)，增強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)能力的培訓(xùn)，公文寫作培訓(xùn)等。同時，為順應(yīng)高校發(fā)展的國際化趨勢，還應(yīng)提供一些訪問國際上行政管理工作較突出的高校的學(xué)習(xí)機(jī)會。此外，現(xiàn)今行政管理人員所承受的工作壓力不斷增大，高校應(yīng)重視此類問題，專設(shè)一些緩解心理壓力、關(guān)注身心健康的講座或課程。

5.增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作溝通能力，實(shí)現(xiàn)辦公現(xiàn)代化管理。

高校日常行政管理工作是以部門為單位開展的，職能部門是由行政管理人員構(gòu)建而成的。因此，樹立部門內(nèi)人員間及不同職能部門間的團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，建立有效溝通方式顯得尤為重要。基層行政管理人員可以通過輪崗制進(jìn)行換位思考，系統(tǒng)地了解整個高校行政工作的運(yùn)轉(zhuǎn)，體會不同崗位所面臨的困難，總結(jié)自身在工作中出現(xiàn)溝通障礙的原因。深度加強(qiáng)職能部門間的協(xié)作，將個人目標(biāo)、部門目標(biāo)、高校目標(biāo)有機(jī)結(jié)合起來，共同促進(jìn)高校的和諧發(fā)展[4]。

在科技飛速發(fā)展的當(dāng)今，僅依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料進(jìn)行辦公的方式已不能滿足現(xiàn)代高校行政管理工作的需求。實(shí)現(xiàn)辦公現(xiàn)代化有助于高校行政管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。高校可結(jié)合實(shí)際情況，以互聯(lián)網(wǎng)為載體，構(gòu)建校內(nèi)資源信息共享平臺，實(shí)現(xiàn)有效傳遞信息，提高溝通協(xié)作效率，增強(qiáng)工作進(jìn)展的時效性。全面實(shí)現(xiàn)信息化管理，推行無紙化辦公，不僅可以打破傳統(tǒng)辦公空間和時間的限制，促進(jìn)不同職能部門間的有效合作，還可以降低成本，實(shí)現(xiàn)資源的最大化利用，提高行政管理工作的效率[5]。

四、結(jié)語

提升高校行政管理工作的水平是高校提高競爭力，實(shí)現(xiàn)“雙一流建設(shè)”目標(biāo)的關(guān)鍵。針對現(xiàn)今高校行政管理工作存在一些不合理不規(guī)范問題的現(xiàn)狀，高校只有建立起科學(xué)規(guī)范的管理制度，完善用人機(jī)制和考核獎勵機(jī)制，提高行政隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，強(qiáng)化部門間溝通協(xié)作，實(shí)現(xiàn)辦公現(xiàn)代化管理，才能切實(shí)提高高校行政管理工作的水平，實(shí)現(xiàn)真正意義上的“學(xué)科水平一流化，管理水平一流化”的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

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