從信息與溝通要素淺談高校內控制度建設

張蓉

【摘 要】自2008年我國頒布《企業內部控制基本規范》，大力推進企業內部控制制度建設并取得成效后，財政部于2012年印發《行政事業單位內部控制規范（試行）》要求提高行政事業單位內部管理水平，規范內部控制，該規范為建立行政事業單位內部控制基礎框架奠定了基礎，后2016年財政部又發布了《關于全面推進行政事業單位內部控制建設的指導意見》，要求全面推進、科學規劃行政單位內部控制制度建設，有效控制和防范單位管理中經濟活動風險的控制和防范，因此建立、健全高校內部控制制度已經成為當前高等學校急需解決的一項重要工作。根據COSO研究報告，內部控制主要分為控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通和監控五個要素，本文從信息與溝通要素的角度對高校內控現狀進行分析并提出建議。

【關鍵詞】內部控制；信息與溝通；高校

一、內部控制中的信息與溝通要素

信息與溝通是內部控制建設基本要素之一，其中，信息是通過系統的識別、追蹤、獲取、加工、維護，為組織機構的運行提供支撐，信息系統有現代信息技術的信息系統和傳統的手工系統。溝通則分為內部溝通與外部溝通，其中內部溝通可以通過自下而上、自下而上，平行傳遞等方式，內部溝通必須要建立起溝通的機制和體系；外部溝通是與監管部門、業務交往部門以及外部相關者之間的溝通，外部溝通的方式也多種多樣，有匯報、文字傳遞、組辦會議等。信息與溝通雖有各自內容，但同時是緊密聯系在一起的，信息是溝通的具體內容，溝通是傳遞信息的手段，讓信息和溝通兩者有效結合，才能達到有效率的傳達有質量的信息的目的。

二、高校內部控制中信息與溝通存在的問題

（一）信息系統建設落后

相對企業信息系統的建設，高校的信息管理系統建設較為落后，信息化管理層次低，雖然在財務控制方面，各高校都已經實現電算化，但是各部門之間各自都使用自己的系統，如資產管理活動中的財務資產管理系統與國有資產管理部門的資產管理系統信息不匹配，合同管理活動中科研合同管理系統和物資采購合同管理系統不同等。部門系統互不兼容，信息難以共享、一些信息需要在不同的部門之間重復錄入管理，由于部門間各成體系，造成跨部門活動的工作流程優化難度增加，有時一個活動，需要通過多個系統完成，影響工作效率。

（二）溝通傳遞渠道局限性

由于高校規模較大，組織層級較多，在通過縱向方式傳遞信息時，信息傳遞的路徑較長，會影響信息傳遞的效率，信息下上傳遞過程經過層層環節，信息內容會經過前一層極的壓縮，信息傳遞的層級越多，越容易會造成信息傳遞緩慢、內容失真等現象。同時，橫向溝通渠道受限制，資源難以實現有效共享，造成信息資源浪費，影響信息傳遞效率。信息的反饋，也是溝通體系的重要環節，高校溝通多使用下行方式來保證組織的運作，而上行渠道有限，基層的管理信息時常不能及時、全面地反饋給管理者。

（三）信息監督管理機制不健全

通過對信息系統的設置，系統可以達到監控、管理的功能，但對于信息系統的監督機制不健全，可以通過人共干預，大大的減弱信息系統功能， 令信息傳遞失真。比如，目前大部分高校都可以通過財務管理系統對各部門和二級單位、科研項目等經費預算執行情況實施監控，同時可以對超預算支出設置預警功能等，通過系統設置可以防范超預算支出情況發生，但部分高校對預算管理不重視或不規范，通過人為調整信息系統，弱化信息系統的本有的監督管理作用。

三、對完善高校內部控制信息與監督要素的建議

（一）加強信息化建設，統一校園信息管理系統

運用電子信息化功能，能夠快速對基礎信息進行識別、分類和處理，建立統一的信息管理系統，能夠提高信息傳遞的速度以及廣度。目前信息技術已經在高校運行中被廣泛的運用，將各環節信息系統資源進行整合的需求也日益增大，內部控制的信息化能夠將控制活動的內容、過程、監控結果通過系統客觀的呈現，同時能夠提升內部控制政策和控制措施的實施效果。高校應梳理各部門工作流程，優化各控制活動，搭建統一信息平臺系統，將財務、資產、人事、教學、學生管理、科研等環節管理通過信息系統整合，將信息資源集合，實現對信息化系統控制活動的過程監管，通過統一的信息管理系統，可以搭建信息的共享平臺，提高信息共享效率。

（二）完善溝通機制，拓寬溝通渠道

為了保障高校內部管理信息溝通能夠有效運作，應當完善溝通機制，確保溝通機制的有效運行，達到高質量信息的有效傳遞。健全的溝通體系包括溝通的理念、溝通的政策、溝通的內容、溝通的渠道和溝通意見反饋。溝通的理念反應高校的溝通文化氛圍，體現高校管理者的管理理念，運用溝通政策即溝通的策略和管理手段，將溝通內容、對象，通過組織機構、管理流程、溝通技術等正式和非正式渠道進行傳遞，最終信息進行處理后再進行反向信息反饋。針對高校下行溝通和縱向溝通較多，上行溝通和橫向溝通較少等特點，高校領導應鼓勵開放的溝通理念，積極建立良好的溝通文化，創造暢通的溝通途徑，拓寬溝通的渠道，完善信息公開制度，鼓勵拓展多渠道意見反饋途徑，利用網絡和通訊技術的發展，結合縱向和橫向溝通、正式與非正式溝通等方式，減少信息傳遞層級，完善溝通機制。

（三）探索優化信息監督管理機制

優化反舞弊機制，開展持續性的監督管理工作。對重點領域進行風險排查，明確關鍵領域和環節，利用反舞弊機制獲取信息，發揮舉報監督的作用，設置多渠道的群眾意見反饋途徑，確保渠道暢通，防范舞弊行為的發生，達到對活動風險的控制。同時內部審計部門結合日常工作，關注信息系統內外部的漏洞與風險，對信息進行追蹤檢查，對信息傳遞形成監督，目前由于高校信息化水平不高，所以高校鮮有開展IT審計業務的，但是隨著高校內部控制的逐步健全，信息化建設腳步加速，內部審計可以逐步探索IT審計業務，完善對內部控制活動的監督作用。

四、結束語

隨著現代信息科技的不斷進步，信息與溝通要素在內部控制建立體系中的作用也明顯提升，高校想要完善內控制度必須加強信息化系統建設，完善溝通機制，并在機制運行時防范運行風險，確保溝通渠道設計合理，信息傳遞真實有效，從而讓內部控制制度能夠有效的運行。

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