新醫改形勢下醫院檔案管理問題的改進對策

張建華

摘 要：針對目前新醫改形勢下醫院檔案管理工作中所存在的實際問題，如，制度考核不完善、服務方式單一、專業人員缺乏、硬件建設滯后、服務能力薄弱等，探討如何進一步做好醫院檔案管理工作的改進措施，提出創新工作思路、主動適應醫院現代化發展趨勢的檔案管理服務的新理念和措施，充分發揮檔案管理工作在服務醫院轉型升級中的新作用。

關鍵詞：新醫改 醫院檔案管理 改進對策

中圖分類號：R19 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）12（b）-0102-02

醫院檔案是醫院發展過程中形成的、反映醫院重要管理運行的真實歷史記錄， 它不僅可以為醫院可持續發展提供可靠完整的厚重資料，而且能為醫院科技文化建設積聚生動豐富的人文資產。因此，充分掌握當前醫院檔案管理工作的現狀，認真分析存在的問題，采取積極對策，規范地做好檔案管理服務工作，對準確把握新醫改形勢下醫院發展的特點，提高醫院的運行質量和工作效率，提升醫務人員的榮譽感和歸屬感有著積極作用。

1 存在問題

近年來，隨著醫改進程的加快，醫療衛生事業得到了長足發展，醫院規模的擴大、功能的增強、服務能力的提高、管理水平和醫療技術質量的提升，醫院檔案管理工作也隨之得到了相應加強。但由于各種原因，醫院的檔案管理工作仍處于傳統的封閉或半封閉狀態，與新醫改形勢下日趨完善的醫院功能定位不相適應，在一定程度上影響了醫院管理工作的提檔升級。目前，醫院檔案管理工作的現狀、問題及隱憂主要表現在如下方面。

1.1 考核不完善，利用率不高

隨著醫改的不斷推進和等級醫院創建工作的深入，醫院內外各類規范性文件越來越多，醫院內部涉及醫療管理、護理服務、科研教學、管理運行、后勤保障和黨建行風等管理制度日趨完善和健全，日常管理逐步規范，產生的大量管理文件和資料也逐漸納入檔案管理的收集范圍，豐富了檔案管理服務的內容。但涉及檔案管理自身的制度建設卻十分滯后，管理內容也沒有隨著醫院建設步伐的加快而與時俱進，沒有隨著醫院管理的提檔升級而充實和完善，還沒有形成一整套科學統一的管理制度、工作標準和考核辦法，缺乏系統性和完整性。由于大多數醫院沒有將檔案管理工作納入醫院綜合目標績效考核方案中，導致檔案收集的約束性小、強制性不夠，使許多應該納入管理的檔案內容沒有納入；檔案工作本身也只注重加強對面上的檔案載體的管理，沒有對蘊藏在檔案載體中的信息進行分類和深入分析，因而造成檔案的有效利用率低，難以與新醫改形勢下的醫院管理工作相匹配。

1.2 服務手段單一，檔案的信息作用難以發揮

社會的發展進步促使檔案的內涵和外延都在發生深刻變化。醫院作為社會事業發展的重要窗口，對檔案信息的需求有增無減，檔案管理在醫院管理中所發揮作用也越來越重要，尤其新醫改的一些重要內涵和實施過程中的經驗、工作內容和要求，如果沒有進行及時總結和集成，反映醫院建設與發展的、連續性的歷史、文化、管理等內容的載體資源的完整性就會缺失。當前，大多數醫院的檔案服務手段還停留在傳統的單一模式上，服務方式還維持在你來我查的層次和較低的館內閱覽的被動形式，檔案利用還未真正轉化為信息資源開發的高層次階段，尤其是新醫改的一些重要文件精神未能及時充分轉化為對實際工作的指導，導致檔案工作在醫院管理實施過程中的引導作用未能真正發揮，領導者決策服務的能力仍顯單薄。因此，加速醫院檔案信息由傳統、單一管理向現代化、集成管理轉變，主動適應醫院改革發展需要已是當務之急。

1.3 硬件建設落后，檔案信息化管理應用后勁不足

加快檔案信息化系統建設是實現檔案管理現代化、全面提升檔案管理水平、促進檔案事業可持續發展的重要體現。目前，此項工作明顯滯后于醫院管理的各項信息化建設步伐。雖然計算機技術在檔案管理中的運用已經普及，但大多只能用于檔案單機管理檢索，文檔一體化建設的步伐比較緩慢，運用計算機及網絡技術對全院檔案實行統一管理和應用還未全面覆蓋，利用縮微復制設備、光盤存貯技術及先進的庫房設備等現代化手段實現檔案編目標引集約化和自動化的更是鳳毛麟角，有的醫院只是為了應付檔案管理升級驗收的需要而擺擺樣子，使應用計算機等先進技術管理檔案的現代化手段長期以來只停留在初級階段，距離全面實現檔案信息化系統管理的真正目標還很遙遠。

1.4 專業人員缺乏，服務能力待提升

雖然在醫院從事檔案管理的人員按照專業技術人員管理，但大多是由其他崗位轉崗，具備檔案專業技術資格的專職檔案管理人員屈指可數。人員年齡結構偏大、事業心不強、專業知識欠缺是當前檔案管理人員的一種普遍現狀，許多檔案管理人員積極性不高、主動服務意識淡薄、工作針對性不強，水平和能力仍停留在傳統的經驗管理上，缺乏應有的創新和活力。另外，對檔案信息資源進行深層次開發和加工的能力欠缺，無法應對檔案信息化建設帶來的新機遇和新挑戰。檔案管理人員的工作思路和工作方式與新醫改的發展形勢也明顯不相適應，特別是圍繞推進新醫改和醫院中心工作，運用檔案管理手段，多維度地開發利用檔案信息資源，為臨床、醫療、科研和教學服務的觀念不強，因而實現檔案信息資源的共享、滿足醫教研防需求、提高檔案的利用率、在醫院管理中發揮其實效作用的功能沒有充分體現。

2 解決對策

隨著新醫改進程的不斷加速，醫院檔案管理部門和從事檔案管理的人員必須緊跟時代步伐，切實從改進管理思想、提升管理手段、探索管理方法和培養管理人才等多方面強化，以滿足醫院發展對檔案管理工作提出的更高要求。

2.1 建立考核體系，增強檔案意識

醫院在法律允許的范圍內無論是開展管理活動、醫療行為、教學科研、科技交流，還是醫患溝通、應急響應、健康宣教、糾紛處置，檔案管理工作的作用越來越重要。因此，要進一步加強《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》《檔案法》等相關法律法規的學習，增強政治敏銳性、工作預見性、研究前瞻性，不斷改進管理思想，創新工作思路，樹立和增強依法治檔、改革管檔、開放辦檔的思想觀念，要與時俱進地健全完善檔案管理制度，規范各個管理環節，促進依法管理和規范管理力度；要通過加強宣傳，建立人事考績檔案、科研檔案、醫德檔案等在實際工作中的考核運用，促進全員檔案意識的形成，尤其是要充分發揮檔案資源利用在醫務人員職稱晉升、評先評優中的支撐優勢；要通過結合醫院在日常管理工作中運用檔案管理的工作實際，制定規范的檔案考核指標，納入全院評價考核體系，提高全院職工依法依規歸檔的自覺性，使檔案管理與醫院日常基礎管理、醫療業務工作同步發展提升。

2.2 加快信息化建設，實現資源共享

隨著計算機技術的成熟運用和日益普及，大多數醫院基本實現了辦公自動化，標準化的數據庫管理也日趨完善，但隨之而來的以新載體形態方式出現的各類檔案大量涌現，如，機讀型、縮微型、視聽型等新型載體檔案已廣泛應用，如果檔案管理人員不能主動適應這些變化，不能熟練掌握計算機和各種應用軟件的操作技能，就難以承擔現代化檔案管理工作的責任。因此，信息技術知識應作為每一個檔案工作人員的必修課[1]，要不斷加強培訓和再教育，提高業務素質和知識水平，積極跟上檔案信息化建設的步伐，積極應用現代信息技術開展檔案管理現代化的探索與實踐，并要在認真研究探索醫院廣泛應用的以電子病歷為主要內容的電子辦公環境下的電子文件歸檔和電子檔案管理的基礎上，確保電子文檔的真實性、完整性、安全性及長期可讀性，加快實現檔案電子化、操作電腦化、信息傳輸網絡化，資源共享化的檔案信息化目標[2]，實現檔案資源的有效利用，為醫院的改革發展提供及時、可靠、準確的第一手資料。

2.3 實行綜合管理，提升管理效益

目前，大多數醫院的檔案管理責任都分散在各部門，沒有一個對口部門對醫院內形成的各種門類和載體的檔案進行集中統一管理，尤其是沒有將檔案作為一個有機整體進行規范化的綜合管理，檔案在醫院管理，特別是在醫改中的作用就難以充分體現。經過長期實踐，我們認為對現有檔案采取集中、規范的管理形式，有利于從宏觀規劃、制度設計、規范要求等多方面實行統一領導；有利于最大限度地維護檔案的完整與安全；有利于對檔案實體進行統一管理，提升管理效益；有利于調動檔案管理人員積極性，集中精力開展編研活動，對資料、信息、檔案進行深層次的一體化開發和綜合加工，實現檔案信息資源的共享，滿足新醫改形勢下醫教研防工作的新需求。

2.4 創新服務利用，發揮社會效益

實現為醫院建設和發展服務是檔案管理的最終目的，也是檔案管理工作在醫院管理中有所作為、樹立地位的重要途徑。做好服務是檔案工作的出發點和生命線，檔案服務工作的好壞，不僅影響檔案工作效能的充分發揮，而且對提高全員檔案意識至關重要。檔案服務工作必須要從利用檔案和加強檔案業務工作兩個方面著手。一方面，要深入開發檔案信息資源，針對醫院提檔升級對檔案信息需求日益增長的現實，逐步使檔案資源的觸角由歷史向現實延伸、由職能科室向臨床一線延伸、由單一的紙質文書檔案向多種類型、多種載體的檔案延伸，增加檔案的鮮活度。另一方面，要找準檔案服務的切入點，增強檔案服務工作的預見性、主動性和前瞻性、有效性，拓展檔案服務的深度和廣度，提升檔案服務的能力和水平，延伸服務內容，推進服務落實，最大限度地滿足管理一線、臨床一線的工作需要，從而提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益[3]。

3 結語

新醫改形勢下的醫院檔案管理工作，要求我們必須創新工作思路、轉變工作方法、提升服務能力，主動適應現代化醫院的發展趨勢，用優質的檔案服務積極參與到醫院各項管理工作中來，充分發揮檔案管理工作在服務醫院轉型升級中的作用，使檔案工作真正承擔起為醫院改革發展服務的責任，為現代醫學的發展和進步服務。

參考文獻

[1] 曾小魯.醫院檔案信息資源的開發和利用[J].福建醫藥雜志，2007（3）：34.

[2] 李鳳梅.信息時代檔案管理工作存探討[J].民營科技，2014

（2）：147-148.

[3] 郭登權.檔案信息化建設及檔案服務工作問題概述[J].蘭臺世界，2013（17）：82.