新形式下檔案管理提升策略研究

郭曉東+++徐文娟

摘要：現(xiàn)階段我國檔案管理工作中出現(xiàn)了檔案意識薄弱、管理滯后方面的問題，嚴(yán)重的影響了我國檔案管理工作的發(fā)展。本文主要分析了我國現(xiàn)階段檔案管理存在的一些問題以及現(xiàn)狀，還有國外檔案管理工作對我國的啟示，對我國對于檔案管理工作提出了幾點(diǎn)創(chuàng)新建議。

關(guān)鍵詞：檔案 管理 創(chuàng)新

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展必然帶動各行各業(yè)的變革，檔案管理也不例外，現(xiàn)階段我國的檔案管理還存在的一些不完善的地方，例如：對檔案管理的理解性差、不夠重視、管理方式落后單一等。這些問題嚴(yán)重阻礙了我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展，因此有必要借鑒國外檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)我國的檔案管理工作，這對我國的檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。

一、我國檔案管理的現(xiàn)狀

我國的檔案管理起源于革命時期，我黨和軍隊為了選拔人才，根據(jù)個人的經(jīng)歷和事跡作為選拔干部的條件，逐步建立了以德才智美為基礎(chǔ)的干部檔案管理制度。建國以后，這套制度逐漸完善。檔案管理包括職工檔案管理和人員檔案管理。主要的內(nèi)容包括檔案的收集、歸檔、保管、傳遞等方面的工做。到了改革開放的初期，我國的檔案管理工作已經(jīng)有了一定的規(guī)模，制度體系基本建立，但是手工操作還處于主要階段。

隨著時間的推進(jìn)，原有的一些檔案管理模式已經(jīng)不能適用于新形式下的發(fā)展，嚴(yán)重的影響到了我國檔案管理工作的進(jìn)程。

二、我國檔案管理存在的問題

（一）理解性差，認(rèn)識達(dá)不到一定的高度

要想提高檔案管理的水平，首要工作就是要加大對檔案管理工作的重視程度，把檔案管理工作提升到戰(zhàn)略地位來。現(xiàn)階段很多的管理著對待檔案管理的態(tài)度還是不夠重視，認(rèn)為檔案管理對企業(yè)的發(fā)展無關(guān)痛癢，不會給企業(yè)帶來單位帶來直接的利益，其實(shí)這種觀點(diǎn)是錯誤的，檔案材料的完善對單位人員的考核和發(fā)展有著重要的參考意義。

（二）檔案管理工作方式單一落后

目前我國大多數(shù)的檔案管理工作還是依賴于手工檢索，信息化程度較低，沒能很好的利用計算機(jī)的便捷性。手工管理有著一些不可避免的缺點(diǎn)，例如紙質(zhì)的檔案容易損壞和丟失，人員的手工檢索出錯率相對較高等。因此有必要改進(jìn)目前的檔案管理工作方式。

（三）多頭管理影響檔案的完整性

當(dāng)人員在多個單位或單位內(nèi)部的不同部門流動時，檔案的信息不能及時跟進(jìn)，甚至出現(xiàn)人員流動后丟檔的情況。因此應(yīng)盡量避免檔案多頭管理的情況，建立統(tǒng)一的檔案管理部門，及時有多個檔案管理部門，各部門也應(yīng)該做好銜接的工作。

（四）缺乏專業(yè)的檔案管理人員

檔案的管理并非是一件輕松的事，需要管理人員具備專業(yè)的管理技能，最好是相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的高素質(zhì)人員或者是具有豐富工作經(jīng)驗(yàn)的工作人員。但是現(xiàn)實(shí)情況是很多單位的檔案管理人員專業(yè)化素質(zhì)不高，甚至出現(xiàn)了很多兼職人員從事檔案管理的情況，這就使得檔案的管理工作得不到保障。

（五）檔案管理傳遞方式不規(guī)范

目前我國檔案管理還存在著許多不規(guī)范的問題，比如傳遞問題尤為嚴(yán)重。人員在出院的時候，檔案資料并沒有隨著的移動而流入新的或工作單位。人員調(diào)動自己的檔案，不填轉(zhuǎn)遞單、不經(jīng)過密封就讓人員自己拿走，就很容易造成資料的丟失、篡改。而且跟進(jìn)記錄工作存在缺失，常常出現(xiàn)“檔在人不在”“人在檔不在”等現(xiàn)象，嚴(yán)重的影響了我國檔案管理工作的規(guī)范性。

三、國外檔案管理對我國的啟示

（一）檔案管理的集中性

以美國為例子來說，美國檔案管理實(shí)行的是集中性的檔案管理體制，所有人員的檔案都是由國家檔案與文件管理總署來負(fù)責(zé)管理，國家檔案與文件管理總署的工作就是對各級檔案管理部門的監(jiān)督與指導(dǎo)。對于我國來說，目前我國仍處于改革的階段，要時刻以人為本，吸收和借鑒外國的經(jīng)驗(yàn)，采取集中管理的手段去管理檔案管理部門，并提高檔案管理工作的效率。

（二）檔案管理制度的開放性

在美國，檔案資料不僅對本人開放，而且還對個人、和被授權(quán)的機(jī)構(gòu)開放。但是這些開放是有一定的條件的，必須向法院申請，待法院審核批準(zhǔn)以后才可以以被授權(quán)人的身份進(jìn)行查閱。并不是對所有人都開放的。美國公民非常重視自己的知情權(quán)，他們有權(quán)對自己的檔案資料進(jìn)行查詢，如果發(fā)現(xiàn)錯誤的地方，可以提出質(zhì)疑，可以向主管部門提出核實(shí)的請求，如果請求屬實(shí)，可以根據(jù)錯誤的地方提交一份澄清事實(shí)的備忘錄。對于我國來說，任何公民都是有知情權(quán)的，我們要合法保障公民的利益，原來模式的封閉性檔案管理顯然已經(jīng)不適應(yīng)新形式下的發(fā)展，所以我們的檔案管理工作要切實(shí)為人民服務(wù)，提供相對開放性以供人民查詢。

四、我國檔案管理的建設(shè)與對策

（一）健全檔案管理制度，規(guī)范化統(tǒng)一管理

檔案是人員真實(shí)信息的主要來源。關(guān)乎人員的個人前程，目前我國檔案管理還存在著很多的弊端，比如檔案遺失、篡改等問題，這就要求我們?nèi)ネ晟莆覀兊臋n案管理制度，進(jìn)行統(tǒng)一的管理。嚴(yán)格把關(guān)材料的歸檔、保管、傳遞，并制定明確的原則和基本的程序和注意事項(xiàng)。

（二）加強(qiáng)隊伍建設(shè)，實(shí)行專業(yè)化管理

培養(yǎng)專業(yè)高效的技術(shù)人才，提高檔案的工作素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)等等。及時的更新傳統(tǒng)的觀念，做材料的歸檔、保存、傳遞等工作確定基本的工作流程、工作原則和注意事項(xiàng)，實(shí)行高效、專業(yè)化的管理

（三）加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)

目前我國大多數(shù)仍舊實(shí)行的是手工操作和檢索作業(yè)，沒有充分的利用大數(shù)據(jù)給我們帶來的快捷。所以檔案的信息化管理是目前檔案管理工作的重要任務(wù)。檔案管理要及時的錄入的基本信息，做到實(shí)時更新。并對檔案信息進(jìn)行維護(hù)和更新。不斷的提高檔案的信息化水平和服務(wù)質(zhì)量，提高檔案管理的快捷性。

（四）積極調(diào)研、獻(xiàn)計獻(xiàn)策、合作共享

檔案的管理工作是一個不斷豐富和完善的過程，因此要不斷吸收寶貴的信息，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，這些都是和深入一線的調(diào)研，長期工作經(jīng)驗(yàn)的積累分不開的。除此之外，各單位要采取何種共贏的態(tài)度，只有這樣我國的檔案管理事業(yè)才能更上一個臺階。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙小蘭.淺析檔案管理存在的問題及解決的措施[J].管理學(xué)研究，2011，（23）.

[2]黃雅君.檔案管理工作中的問題及分析[J].平頂山工學(xué)院學(xué)報，2004，（01）.

[3]段紅.國外檔案管理分析[J].檔案與建設(shè)，2010，（07）.

[4]才讓.對加強(qiáng)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].攀登，2008，（04）.

（作者單位：[1]郭曉東，濰坊市自主擇業(yè)軍轉(zhuǎn)干部管理辦公室；[2]徐文娟，濰坊市化工建材行業(yè)辦公室。）