試析檔案管理歸檔整理分類技巧

韓鴻立

摘 要：檔案是社會發展中重要的組成部分，加強對檔案的有效管理，有助于在社會中建立起更加規范的秩序，并且作為今后的參考依據，所以需要對檔案進行更好的管理，這就要求掌握檔案的管理技巧，尤其是在對其進行歸檔以及分類的過程中，掌握科學的技巧，往往可以讓檔案管理取得事半功倍的效果。在對檔案進行管理的過程中，主要分為幾個必要的程序。先是要將檔案進行收集，然后裝訂成冊，緊接著對檔案的歸檔方向進行判斷，再加以分類以及有序的排列，最后進行編目以及裝盒的活動。在經過上述的幾個環節以后，檔案才算是最終整理完成，下面筆者就專門針對檔案管理的問題展開了探討。

關鍵詞：檔案管理 歸檔 分類

在檔案管理的過程中，要想將這項工作做好，就必須要堅持按照相關規定的要求進行管理，在檔案進行基本分類時，這是一個十分重要的環節，是對檔案管理進行明確區分的首要前提，所以應該引起檔案管理人員的重視，但是現階段的工作中，主要存在的問題是沒有合理的公文立卷以及檔案管理加以明確的區分，二者經常是相互混淆的，這樣就會為后續的工作帶來一定的難度，在相關規定中，對于檔案文件整理提出了更加清晰的規定，也就是要求將文件之間緊密的聯系在一起，這樣不但可以將自身所具有的價值區分開來，同時還能便于保管，下面筆者就對這方面的工作展開探討。

1、文書檔案管理基本概念

在對文書檔案進行管理的過程中，首先應該對其概念進行明確的了解，文書檔案管理的歸檔文件主要是針對立檔單位而言的，在進行歸檔的過程中，經過一系列的活動最終形成的文件，并且采用紙質的形式進行保存。而在對文書檔案進行分類的過程中，主要是根據問題或者是機構的不同進行分類的，這樣做的主要目的是為了保證檔案可以變得更加有序，這樣在后續查找的過程中也可以變得更加簡便，隨著我國對檔案管理工作的愈發重視，加強對檔案的歸檔保管是十分有必要的。

2、文書檔案管理分類及保管年限

在進行文書檔案管理的過程中，文件類別的不同，保管單位也會存在一定的差異性，并且對于保管期限不同的文書檔案，也不能將其放在同樣的案卷中進行保管。一些檔案需要進行永久性的保管，除此之外，剩余的文書檔案應該根據時限的不同分門別類的進行歸檔以及保管，通常情況下，可以分為永久性的保管、30年以及10年等。在將保管年限進行明確的區分以后，再將其分別放置在不同的檔案盒中，根據立卷方法的不同，文書檔案也不能放置在同一個檔案盒中，有些工作報表，會議記錄以及計劃總結等，都需要將其與其他部門的檔案區分開來。尤其是會議文件，應該與其他文件進行區分，具有排異性的特點。

在實際檔案歸檔的過程中，掌握合適的方法，并且與自身的經驗相結合，可以讓工作變得更加簡便，筆者在對檔案文件進行歸檔時，總結了一些歸檔方法，下面對此進行闡述，希望對今后的檔案歸檔工作帶來一定的幫助。

2.1黨委工作

黨委工作檔案主要包含兩個保管年限，一個是永久性的，一個是保管時間為30年的，在對永久檔案進行保管的過程中，主要包含以下幾方面的內容：

（1）上級機關下發的指示以及通報等；（2）黨委在一年中對工作的安排以及總結，并且在此基礎上撰寫的報告；（3）在黨委會議中的相關記錄以及會議中最終的決議；（4）在黨代會和團代會中出現的文件；（5）在學習相關思想政治建設以及管理監督等方面內容時所采用的文件資料等；除此之外，還包括在進行黨風廉政建設的過程中對于責任制進行考核的統計表等。

在30年保管期限的檔案文書中，主要包含以下幾方面的內容：（1）黨委關于精神文明建設、宣傳報道、理論學習、思想政治工作安排意見的報告、通知。（2）關于落實干部政策、重要來信來訪材料。（3）關于開展黨風廉政建設、黨紀教育活動的文件材料。（4）關于表彰、獎勵優秀黨（團）員、先進單位、勞動模范、先進工作者等方面的文件材料。（5）紀委關于案件控告檢舉、調查處理、政策法規的通報、報告、通知。（6）關于紀檢、監察工作會議領導講話、經驗交流文件材料。

2.2勞動人事

永久：（1）關于人員編制的文件、統計年報、職工花名冊、年度勞動工資計劃、勞動工資統計年報。（2）關于招聘、復職、轉正定期的決定、通知。（3）上級單位關于調整工資的文件、技術職務評定、聘用的文件。（4）關于職工辭職、離退休、退養、撫恤及生活待遇問題的規定、通知。（5）形成的干部考核材料、專業職稱評定聘任的通知。（6）關于職工教育、培訓計劃管理等文件材料。

30年：（1）關于職工的處分決定、獎勵的通知、通報。（2）關于工資、津貼等問題的通知。（3）省職改辦、省局職改辦關于職稱改革工作安排、專業職務評聘規定辦法、任職資格的通知。

2.3財務

永久：（1）關于審計年度工作計劃、總結。（2）關于領導干部任期、財務收支效益、資產經營等審計意見的報告、通知。（3）關于在生產經營活動中發生的違紀違規問題作出的審計結論和處理意見。（4）上級單位和本單位關于年度財務預算、決算的報告、通知、批復。（5）上級機關下達的關于事業費用計劃、調整計劃、基本建設計劃、經濟指標等方面的文件。（6）關于會計工作制度、財務管理的重要文件。（7）關于國有資產登記、評估、核查清算、交接、債權債務等問題的文件材料、設備年度統計報表。（8）關于年度基本建設財務決算、固定資產報廢等的請示、批復、通知。（9）關于會計檔案銷毀清冊、請示、批復。（10）編制年度計劃、年度決算、年度統計表。

30年：（1）關于審計工作程序、制度、規定辦法等文件材料。（2）關于設備購置、審批手續、調撥、轉讓等文件材料。（3）關于合同管理規定、執行情況等匯報材料。（4）醫院關于費用計劃預算調整的通知。（5）省局和本院關于財務工作管理、費用開支規定、辦法的通知。

10年：（1）上級關于綜合統計規范、統計報表制度、執法檢查的通知。（2）關于開展財務、稅收、物價大檢查等文件材料。（3）關于審計工作情況匯報、通知、通報等文件材料。

3、結語

綜上所述，本文主要對檔案文書管理工作中的歸檔整理問題展開了論述，同時探討了一些分類技巧，這對于我國今后檔案管理工作十分有幫助的，希望在本文的論述下，相關檔案管理單位或者部門能夠進一步認識到檔案管理工作的重要性，采取合適的方法對檔案進行分類與整理，促進我國檔案管理水平的進一步發展，為相關工作帶來便利。

參考文獻：

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