民生檔案管理工作策略探析

張威

國家檔案局楊冬權(quán)局長在布置2008 年度全國檔案工作主要任務(wù)時明確指出：要把以人為本作為核心內(nèi)容，重點實現(xiàn)“兩個轉(zhuǎn)變”，建立“兩個體系”，一是轉(zhuǎn)變重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物的傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識，重視所有涉及人的檔案的價值，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系；二是轉(zhuǎn)變檔案工作中重機(jī)關(guān)團(tuán)體利用、輕個人利用，重為機(jī)關(guān)團(tuán)體服務(wù)、輕為群眾服務(wù)的傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識，重視人民群眾對檔案的需求，建立方便人民群眾的檔案利用體系。筆者認(rèn)為，民生檔案的內(nèi)涵可以表述為：國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成并保存?zhèn)洳榈摹⑴c民生有關(guān)的各種形式的歷史記錄。由于民生問題涉及面很廣，小到老百姓日常的柴米油鹽，大到就業(yè)支持、社會保障等，無不屬于民生的范疇，這就造成民生檔案概念的外延非常寬泛。民生檔案包含了許多與民眾生計息息相關(guān)的專門檔案，諸如社區(qū)建設(shè)、移民開發(fā)、城鄉(xiāng)低保、社會福利、優(yōu)撫救濟(jì)、三農(nóng)扶貧、房地權(quán)屬、婚姻登記、民事訴訟等活動中形成的檔案，都可以歸入民生檔案。但民生檔案并不僅僅是專門檔案的集合，一些文書檔案、甚至科技檔案也可以列入民生檔案，如民政部門形成的一些與婚姻登記有關(guān)的檔案材料，是文書檔案，但也屬于民生檔案。城建檔案館收藏的與城市規(guī)劃、城市建設(shè)有關(guān)的一些科技檔案可能因為直接關(guān)系到普通民眾的切身利益，備受民眾關(guān)注，具有較高的查閱率，也應(yīng)該列入民生檔案。民生檔案如此重要，因此，筆者就如何做好民生檔案工作談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

一、強(qiáng)化宣傳

開展檔案宣傳工作是各級檔案行政管理部門的一項重要職能。為了提高全社會的檔案意識，為實現(xiàn)兩個轉(zhuǎn)變，建設(shè)兩個體系營造良好的社會環(huán)境，檔案行政管理部門要加強(qiáng)宣傳，全面提高全社會的民生檔案意識。尤其是各級黨政領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作人員，以及普通民眾的檔案意識，以此來調(diào)動各方面支持和參與民生檔案建設(shè)的積極性。據(jù)媒體報道，在上海檔案部門的高度重視和積極推動下，近年來，在各類媒體上有關(guān)上海檔案工作圍繞中心、服務(wù)民生的新聞報道每年達(dá)到次左右，有效擴(kuò)大了上海檔案事業(yè)的影響，拉近了檔案部門與社會民眾的距離，為上海實現(xiàn)兩個轉(zhuǎn)變，建設(shè)兩個體系提供了輿論支持。

二、改進(jìn)收集范圍

首先，加強(qiáng)政府機(jī)構(gòu)中公共服務(wù)重點部門的民生檔案的收集。一些單位從事著與社會民生息息相關(guān)的職能活動，應(yīng)主動加強(qiáng)對這些單位民生檔案資源建設(shè)與管理的業(yè)務(wù)研究和指導(dǎo)。對這些重點單位所形成的民生檔案應(yīng)重點關(guān)注，從源頭上做到民生檔案收集齊全、整理規(guī)范、管理科學(xué)，為民生檔案資源建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。其次，加大對各企業(yè)、事業(yè)單位民生檔案資源的征集力度，根據(jù)實際情況和老百姓的需求重新劃定檔案收集范圍， 擴(kuò)大民生檔案收集的廣度和深度，并隨社會形勢發(fā)展和百姓檔案需求熱點的變化進(jìn)行調(diào)整。再次，提高民生檔案的歸檔地位。具體講，各單位在歸檔過程中，應(yīng)相應(yīng)提高本單位形成的民生檔案的保管期限，把這部分檔案與反映各單位主要職能活動和基本歷史面貌的重點檔案等同起來進(jìn)行歸檔，以確保民生檔案資源的建設(shè)。近年來，政府注重民生問題，在社會保障方面不斷出臺惠及百姓利益的政策， 如為退休工人增加養(yǎng)老金和廉租房、經(jīng)濟(jì)適用房政策的推出等，在享受這些政策時，必須出具工齡、相關(guān)家庭收入、生活條件等證明。大量案例表明，檔案機(jī)構(gòu)調(diào)整并擴(kuò)大民生檔案收集范圍，及時、齊全地收集這些與民生密切相關(guān)的檔案資源， 對于民生檔案工作的推進(jìn)將起到源頭保證、事半功倍的效果。

三、構(gòu)建檔案資源體系

各級國家綜合檔案館是我國檔案事業(yè)體系的核心力量，民生檔案資源體系的建立需要各級綜合檔案館挖掘現(xiàn)有的民生檔案資源，并建設(shè)適應(yīng)民生需求的檔案業(yè)務(wù)體系。在這方面，根據(jù)一些地方的經(jīng)驗，一是將以往按照館藏體系安排檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的做法，調(diào)整到優(yōu)先整理、編目、數(shù)字化群眾利用率高的檔案，方便群眾查閱利用檔案上來；二是建立婚姻檔案、公證檔案、知青檔案、公民出生檔案等專門數(shù)據(jù)庫；三是加快檔案信息化步伐，向社會提供民生檔案查詢目錄信息，在互聯(lián)網(wǎng)上公布，方便群眾檢索利用。此外，調(diào)整館藏收集導(dǎo)向，建設(shè)面向民生的多元化館藏體系。圍繞服務(wù)民生的需要，調(diào)整館藏建藏建設(shè)思路，改變檔案館單純接收黨政機(jī)關(guān)文書檔案的傳統(tǒng)做法，突出了民生檔案在檔案資源建設(shè)中的地位，將接收范圍擴(kuò)大到與群眾關(guān)系密切的政府現(xiàn)行公開文件和專門檔案、部分基層單位檔案等。

四、推進(jìn)家庭建檔

隨著人們對檔案重要性認(rèn)識的增強(qiáng)，在一些地方，家庭檔案的作用也越來越受民眾的重視，越來越多的民眾對家庭建檔產(chǎn)生了濃厚的興趣。檔案行政管理部門應(yīng)該大力宣傳家庭檔案的意義和作用，進(jìn)一步提高民眾對家庭檔案重要性的認(rèn)識，讓更多的人對自己的家庭檔案進(jìn)行整理、歸檔，保護(hù)家庭及個人的重要資料。家庭建檔“具有為平民保存歷史和提高社會檔案意識兩個方面的意義”。一方面，為平民保存歷史有助于社會歷史的完整和公眾對社會的認(rèn)同，從而促進(jìn)社會和諧；另一方面，提高社會檔案意識有助于公眾關(guān)注檔案事業(yè)并參與國家檔案資源建設(shè)。許多家庭檔案對普通人的家庭有很高的保存價值，如家庭財產(chǎn)檔案中的各類存款單據(jù)、信用卡及有價證券等；家庭證件檔案中的戶口簿、結(jié)婚證、學(xué)歷證書、資格證書等；家庭健康檔案中的病歷、病情診斷書、化驗單等。這些普通民眾在日常生活中形成的民生檔案是無法被各級國家檔案館收藏的，只有通過在檔案行政管理部門指導(dǎo)下進(jìn)行家庭建檔的形式，才能惠及普通百姓。

五、推進(jìn)信息化建設(shè)

以應(yīng)用信息技術(shù)為條件，積極推進(jìn)民生檔案的信息化建設(shè)各級檔案部門要通過多種途徑、多種形式開發(fā)民生檔案信息資源，突出抓好民生檔案的信息化建設(shè)工作，對涉及民生的各類檔案進(jìn)行優(yōu)先整理、編目等工作，為民生檔案的及時提供利用創(chuàng)造條件。利用計算機(jī)技術(shù)、電子信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息技術(shù)，及時將各類民生檔案錄入計算機(jī)，實現(xiàn)數(shù)字化，建立民生檔案數(shù)據(jù)庫，既可以達(dá)到節(jié)省時間，工作便捷，提高效率的目的，又能實現(xiàn)信息資源共享、利用快捷方便的目標(biāo)。同時充分利用檔案信息化的平臺，擴(kuò)大民生檔案服務(wù)的時空范圍，通過新聞媒體和檔案網(wǎng)站檔案查閱、咨詢、業(yè)務(wù)指導(dǎo)與人民群眾的“直達(dá)車”，宣傳介紹館藏民生檔案信息等手段，有效地開發(fā)民生檔案資源服務(wù)民生。

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