加強信息化建設 發揮辦公室職能作用

張紅超

摘要：隨著社會的不斷發展，單位辦公管理部門也逐漸得到了充分的重視。作為一個綜合性的協調部門，它不僅能夠對當前的行政工作起到幫助作用，也充分體現了當前工作形式。與傳統的辦公平臺不同，現代化的辦公室工作主要以信息建設為前提，以消息的分類為主導，以資料的收集、處理、反饋為首要方式的一種建設職能。因此，本文從加強辦公室信息化建設的意義入手，對實際的構建內容進行分析。

關鍵詞：信息化；辦公室；職能

從本質上來講，辦公室的職能是綜合性、全面性的。它主要是協調各部門之間的工作關系，為單位提供優質服務的一種形式。對于各級領導來講，單位辦公化是必不可少的。對于下級員工來講，它起到了溝通聯絡的作用。而辦公室的常規管理工作就是“信息管理”。它不僅使單位部門間的聯系性更加緊密，也提升了工作效率，為決策的民主化、準確化奠定了基礎。

一、加強辦公信息化的重要意義

（一）交流信息，通報工作

搞好服務是辦公室工作的落腳點，它表現在日常生活中的各個環節，既能夠對資料進行篩選，為領導的決策提供比較有價值的信息，又可以對基層工作人員進行監督，是單位工作的主要環節。而作為其特殊性意義之一，交流信息，通報工作是最重要的一點。信息的收集不管對于哪一單位都是極其關鍵的，它影響著人員的工作效率與質量。首先，信息是單位與外部市場之間的紐帶。如果想要提升該單位在經濟社會中的競爭力，贏得消費者的認可，就要及時的掌握最精準的決策報告，這樣才能夠為工作的部署提供有利條件。其次，在一個大的單位中，想要使得人員之間得到最佳的配合，信息的分享是必不可少的。尤其是在當前網絡化、科技性的社會當中，它能夠起到溝通交流與總結推動的作用。另外，辦公信息化職能要從辦公人員的行為入手，加強人員的技術性，做好監督，提升任務的落實性。最后，辦公人員要注重工作中的每一個細節，立足于整體形勢，在不脫離單位的辦公主旨的情況下加大工作力度，能夠做到不錯過每一條有價值的信息，認真梳理。

（二）收集信息，提供高質量服務

不管是何種類型的工作，提供高質量的服務都是我們的最終目的，辦公信息化建設更是如此。從本質上來講，單位領導者要以信息為判斷準則，作為具體的依據，同時它也是管理的基礎與前提。信息資料是建立在客觀事實上的整合形式，它不以任何人的意志為轉移，是比較全面性的管理方式。辦公人員不但要學會信息的分類，也要根據相關的性質，將其中的重點與難點加以區分，使決策者在觀看的同時能夠一目了然，充分把握好當前的工作要點與走向。當然，辦公信息化建設工作也不是一蹴而就的，它是一個長期的管理過程。辦公人員要能夠分辨真偽，學會信息的挖掘與深化。

（三）做好宣傳，樹立形象

做好宣傳，樹立形象是每一個單位發展的立足點，也是其中的優勢與特色所在。從某種程度上來說，單位的接收業務與銷售市場不同，對自身的定位也不盡相同。辦公室的建設也相當于單位的外聯部門，有義務進行形象的宣傳。在信息收集的最終階段，工作人員要清晰的劃分出單位的優勢和特點，將這些鮮明的特征顯示出來，并根據其中的內容作出相應的規劃，對好的工作經驗與形象進行宣傳，通過與外界媒介的溝通，來使消費者看到一個完美的形象，得到他們的信任。同時，這種交流宣傳也是促進單位和諧發展的重要前提，能夠使工作人員擁有一個統一的目標。

二、做好辦公室信息工作的內容

（一）做好資料管理工作

資料管理工作是辦公室信息化建設的基礎，也是單位發展的首要前提。它是以信息收集為主線，以信息整理為主要過程，以篩選信息為關鍵，以傳遞和應用為最終目的的資料管理方式。第一，辦公管理人員要將資料信息分為有用和無用兩種。在有用信息中進行程度區分，將關于市場的重點與熱點進行整合，呈現在決策者的面前。第二，實現信息網絡資源的全面化。信息收集應該以“網絡”為主要平臺，通過總體內容的篩選提取出高質量的服務內容。另外，要提高辦公室人員的總體素質，定期的開展技能訓練工作，使人人都能夠靈活的運用相應的辦公軟件進行操縱。

（二）實現部門信息化

部門信息化是辦公室職能發揮的關鍵，也是工作數字化、科技化的前提條件。第一，要利用信息化手段加強各部門之間的聯系。例如：除了各部門之間的日常溝通外，單位也要構建整體的數字化平臺。我們也可以將其稱為單位的“內網”。在此平臺下，員工不僅可以將自己整理的好的信息進行疏通，也能夠暢所欲言，提出對單位的一些良好建議。另外，要加強辦公室人員與部門之間的聯系。單位可以在二者之間開創微信或者是qq交流平臺，用于日常工作的整合以及優化。在此情況下，單位人員的工作效率也會進一步得到提升，從而創造更大的經濟效益。

（三）會議籌備與煙酒招待采購

辦公室信息是會議籌備的必要前提，也是工作順利進行的保障。首先，辦公室人員要根據會議的主體籌備好相關的研究材料，可以將內容輸入到電腦中，以PPT的形式呈現出來，在內容劃分的基礎上提升工作效率。也可以將事先準備好的信息內容以紙質的形式打印出來，在會議中為工作人員分發，加強工作的聯系性。其次，在煙酒招待采購方面，也是各單位的必要花銷之一。辦公室人員要加強信息化的相關投入，建立與外部市場的聯系，尋找長期的合作單位，取得最佳的購入價格，實現配送與管理的一體化。

三、加強辦公室信息化的建設和管理

隨著社會的不斷進步和改革，辦公室管理工作需要在新形勢下不斷的優化辦公管理體系，雖然會存在一些新問題，但是一定要積極的開拓創新，與時俱進，認真的履行崗位職責，努力加強辦公室信息管理工作，更好的提升辦公室信息服務水平，積極的發揮辦公室綜合管理職能，促進企業長遠發展。

（一）領導重視

如何發揮辦公室職能的關鍵是加強辦公室信息化建設，加強辦公室信息化工作的關鍵是領導的重視度，重視辦公室的硬件配置，領導要給予資金支持，添置必要的硬件設施和配置。

（二）加強辦公室信息人員隊伍建設

要做好信息管理工作，就要加強信息人員的隊伍建設，在人才的選用上要嚴格選拔，組織信息人員積極參加業務培訓，不斷的提升信息員的專業素質和技能，使信息員有良好的敬業精神，提高寫作水平，提高業務技能。

（三）投入硬件設備

在辦公室信息化的建設中，加強硬件設備的投入，有利于工作的有效開展，同時也要加強對硬件設備的日常維護。

（四）辦公自動化的建設

在辦公室信息化管理中，要合理的運用辦公自動化手段，領導要嚴格要求辦公人員學會使用辦公自動化操作系統，積極的做好電子公文運行的管理，有效的提高工作效率。

（五）提高信息工作質量

信息的質量是信息的關鍵，沒有質量的信息是沒有任何意義的，要提高信息的質量，就要嚴格的加強信息收集的嚴謹性，對信息的整理也必須嚴格規范。同時要及時給領導反饋信息，由于領導決策的依據就是信息，領導在做任何決策時，都要進行合理化處理，所以要求信息員反饋給領導的信息要準確和及時，這樣才能使領導的決策在實施過程中有效的控制，從而提高了領導決策的有效性、合理性和科學性。

（六）加強對辦公室人員的自身素質建設

加強辦公室人員的政治學習，不斷的提升辦公室人員的政治思想素質和道德素質，組織開展業務知識學習，提升問題的分析能力。

（七）搞好工作作風

辦公室信息員要學會調查研究、深入實踐、了解情況，善于捕捉信息，對發生的情況和問題要做好正確判斷，把收集的準確信息匯報給領導，信息可以包括員工的心態和工作單位的一些實際情況，為領導的決策提供有價值的信息，促進單位更好的發展，同時有效的發揮了辦公室職能。

四、結語

綜上所述，本文從兩個方面作為著手點，首先討論了加強辦公室信息化的作用和意義。其次，從單位本身出發，對辦公信息化構建內容予以分析。從而得出：新時期下辦公室的信息化職能至關重要。它不僅能夠使各部門之間的聯系性加強，提升工作效率。也為相應的決策提供了民主化信息，促進單位的可持續發展，為信息服務水平的提升奠定良好基礎。

參考文獻：

[1]熊朝輝，余曉林.加強高校辦公室建設 發揮參謀助手作用[J].黔東南民族師專學報，1995.

[2]通訊員.圍繞中心工作 加強作風建設 積極發揮辦公室的職能作用[N].安康日報，2007（03）.

[3]趙風樓.充分發揮職能作用 切實加強防災減災救災體系和能力建設[J].中國民政，2016（23）.

[4]張建軍.地方政府在信息化建設中的作用研究[D].山東大學，2008.

[5]總參某研究所.注重發揮總體所職能作用 鍛造信息化建設科研先鋒[N].解放軍報，2011（04）.

[6]曲耀春.立足職能強化服務推進高校辦公室工作創新發展[J].辦公室業務，2014（10）：14-15.

[7]趙繼偉.大數據背景下高校辦公室信息化建設的思考[J].當代教育理論與實踐，2015（3）：73-75.